Анастасия Ковальская: Как ускорить работу команды и наладить оперативную коммуникацию? Евгений Якубин, опытный интегратор ПланФикса из команды Информбокса, нашел простое и эффективное решение этой задачи и готов поделиться им с нами. Евгений расскажет, как внедрение цветных статусов «Нужен ответ» и «Проверка» помогает его команде контролировать задачи и упрощать рабочие процессы.

Евгений Якубин: Как интеграторы ПланФикса, мы особенно ценим возможность работать с ним как с конструктором — настраивать каждый процесс для максимального удобства команды. 

Заметили вот что: если в работе над задачей нужно что-то уточнить у коллег, вполне логично обратиться к ним с вопросами в мессенджерах.

Но при этом задача остается в статусе «В работе», и руководителю сложно понять, что на самом деле работа на паузе, пока не будут получены комментарии или ответы.

Мы нашли простое решение! Разработали конфигурацию с системой цветных статусов, которая позволяет визуально отслеживать прогресс задач и ускорять коммуникацию в команде. По окраске сразу заметно, что выполнение задачи приторможено, и на нее стоит обратить внимание. Скорее всего, ответ на возникший вопрос вернет задачу в работу или завершит её:

Статус «Нужен ответ» помогает, когда работа над задачей еще далека от завершения, и исполнителю нужна помощь коллеги для решения определенных вопросов. В то же время «Проверка» сигнализирует, что задача близка к завершению и требуется проверка, например, от постановщика. Давайте рассмотрим, какие преимущества дает такая конфигурация.

Надежный контроль задач

В отличие от чатов, где сообщения быстро уходят вниз и легко теряются, статусы и списки на дашборте ПланФикса обеспечивают, что ни одна задача не останется без внимания. Сотрудники всегда видят задачи, которые требуют их ответов, и задача остается в их поле зрения до тех пор, пока не будет предоставлена нужная информация:

Такой подход снижает риск потери задач и повышает продуктивность команды.

Фокус на важном

Уведомления в ПланФиксе — неотъемлемая часть управления задачами. Сотрудники, отмеченные в полях «Нужен ответ» или «Проверка», видят изменения статусов в своей хронике:

А еще, можно настроить отдельный столбец для их отслеживания. Благодаря этому команда всегда знает, какие действия требуются, что помогает поддерживать высокую скорость работы и вовремя выполнять задачи.

Статус «Проверка» ускоряет согласование

Если задача требует проверки, исполнитель может указать нужного сотрудника, назначив статус «Проверка»:

Это делает процесс согласования более прозрачным и удобным.

Совместная работа над задачами

Статусы «Нужен ответ» и «Проверка» позволяют подключить к задаче сразу нескольких сотрудников одним кликом:

Это полезно, когда требуется быстро собрать мнения или информацию от нескольких человек, без создания отдельных задач для каждого. В данной конфигурации ПланФикса это можно сделать быстро и с минимальными затратами времени.

Цвет статуса ускоряет работу

Разные цвета статусов помогают понимать, на каком этапе находится задача, не открывая ее. Это особенно удобно для руководителей, которым нужно быстро планировать свои действия. В конфигурации выбраны оранжевый и фиолетовый:

• Оранжевый статус («Нужен ответ») сигнализирует, что работа кипит, но до завершения далеко. Для исполнителя этот цвет означает, что от его ответа зависит скорость решения вопроса:

• Фиолетовый статус («Проверка») указывает на этап, близкий к завершению, требующий особого внимания. Цветовой код помогает расставлять приоритеты, экономя время:

Цветные статусы в ПланФиксе не только помогают отслеживать задачи, но и визуально мотивируют сотрудников быстрее продвигать задачи к завершению, меняя цвет статуса. Это добавляет удовлетворение от выполнения задач и положительно влияет на мотивацию команды.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли массово менять статусы для нескольких задач в схожих состояниях?
  
  — Да, можно. Однако, при массовом изменении статусов также нужно указать сотрудника или сотрудников, от которых требуется ответ или проверка.
  

• Есть ли ограничения по количеству участников, которых можно добавить в поле «Нужен ответ», и как система реагирует на большое количество человек?
  
  — Ограничений нет, можно указать сразу нескольких человек или даже группу сотрудников. При указании группы каждый участник получит уведомление в хронику.

Подытожим

Конфигурация, которую мы разработали, делает удобным управление рабочими процессами в ПланФиксе. Цветные статусы и уведомления для всех участников помогают команде оставаться на связи и не терять задачи. Команда Информбокса готова предложить индивидуальные решения под потребности вашего бизнеса. Напишите нам в Telegram или WhatsApp для бесплатной консультации.

Анастасия Ковальская: Евгений, спасибо за интересный кейс! Этот пример использования цветных статусов наглядно показывает, как небольшие изменения в настройках могут улучшить рабочие процессы, ускорить выполнение задач и сделать коммуникацию в команде более прозрачной и эффективной.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.