Возможность вставлять в письма из ПланФикса историю переписки – одна из наиболее востребованных. При этом для нас это достаточно сложно организовать, так как сопряжение почты и ПланФикса это в принципе нетривиальная задача – очень уж разные по сложности и наличию внутренней логики миры встречаются между собой на этой грани
Сегодня я расскажу о новой возможности, которая если и не решает эту задачу полностью, то существенно снижает остроту проблемы.
В чем, собственно, сама ситуация? Почему мы регулярно получаем запросы на включение в письма из ПланФикса истории переписки?
Многие организации, с которыми приходится контактировать нашим пользователям, давно и успешно используют электронную почту. Их сотрудники могут контактировать одновременно с десятками и сотнями людей, а ПланФикса у них нет, вся работа происходит исключительно в почте.
ПланФикс достаточно хорошо работает в большинстве таких ситуаций, потому что письма из него отлично собираются в цепочки и за счет этого видна история переписки. К сожалению, немалая часть людей все еще использует почтовые программы, которые не умеют собирать цепочки писем – и вот они-то в основном и сталкиваются с проблемами. За годы работы нам приходилось сталкиваться с разными интересностями в этой области – в том числе с внутренними корпоративными инструкциями, регламентирующими работу с историей переписки, и даже с отказами работать с контрагентами, которые “не умеют пользоваться историей”.
Если среди ваших клиентов, партнеров или поставщиков есть такие организации, то давайте попробуем им помочь. Зайдите в Управление аккаунтом / Работа с e-mail / Уведомления внешних контактов:
Активируйте добавление последних сообщений из истории переписки в текст письма, отправляемого ПланФиксом:
После этого каждое письмо, которое получит любой из ваших контактов, будет дополнительно содержать до 3-х последних сообщений из вашей с ним переписки:
При этом, если в задаче идет параллельное общение с разными контактами (или сотрудниками), каждый из контактов получит в качестве истории только те сообщения, которые писал он сам или которые были ему адресованы.
Как видите, блоки с “историческими” сообщениями оформлены определенным образом. Когда контакт ответит на такое письмо с историей, мы исключим из ответа эти блоки и в ПланФикс попадет только то, что он написал в текущем письме. Таким образом, лента комментариев не будет засоряться постоянно наворачивающимися друг на друга сообщениями из истории.
Вот так это и работает. Попробуйте активировать эту опцию, если раньше вам приходилось встречаться с жалобами на отсутствие истории переписки, и поделитесь с нами откликами ваших контактов на это нововведение.
Несколько традиционных замечаний:
- Опция доступна только пользователям платных и премиум-аккаунтов. Формирование истории связано с дополнительной нагрузкой и мы не планируем включать ее для “бесплатников”.
- Сейчас в историю включается максимум 3 предыдущих сообщения, кроме текущего (всего получается 4). Мы считаем это достаточным для того, чтобы быстро вспомнить, о чем идет речь – а полная история переписки доступна в Личном кабинете. Но мы в любом случае будем анализировать отклики в процессе реального использования этой возможности, так что теоретически эта цифра может измениться.
Всё, замечания закончились, встретимся в комментариях 🙂
P.S. Если вы пропустили вчерашнюю новость о появлении в ПланФиксе API для справочников, значит точно не подписаны ни на один из наших каналов в Facebook, ВКонтакте или Telegram 🙂
Отлично! Спасибо
Отличная новость!
Здорово! Спасибо! Это удобно не только тем, кто пользуется почтовыми клиентами.
Один из наших контрагентов пользуется wrike, там похожим образом это организовано и просматривая почту от них всегда быстро понимаешь о чем идёт речь.
Отлично!
Но часто требуется вся переписка и часто наиболее важным является первое письмо и первый ответ (там может быть конкретный запрос и цены в ответ, что потом обсуждается).
Не очень понятно как оно будет работать с историей. Если со стороны Планфикса примерно понятно, то если при ответе клиент добавил участника, что этот участник увидит?
Настройка получается: либо всем с историей либо никому? Если история нужна только по одному типу задач (я себе сейчас так организовал).
Есть ли отдельное поле с историей (тогда можно отправлять из задачи…)?
>> Но часто требуется вся переписка
– Гарантированно вся переписка видна только в Личном кабинете, в этом плане ничего не изменилось.
>> если при ответе клиент добавил участника, что этот участник увидит?
– То, что покажет ему почтовый клиент. То есть, в общем случае, последнее письмо с историей + сопровождающий комментарий подключившего его клиента.
>> Настройка получается: либо всем с историей либо никому?
– Да. Думали вначале сделать на уровне шаблона, но потом решили что это слишком глубоко и в большинстве случаев все решается на более общем уровне. Посмотрим насколько практика оправдает наше предположение.
>> Есть ли отдельное поле с историей (тогда можно отправлять из задачи…)?
– Нет. Теоретически, можно сделать, если будут повторяющиеся запросы на такое.
>> Есть ли отдельное поле с историей (тогда можно отправлять из задачи…)?
– Сделали переменную для шаблонов писем. Называется “Получатель.История переписки”. Добавляет блок с историей без ссылки на личный кабинет.
Отлично! Но я уже не успеваю за вами переделывать шаблоны ))))
Да, мы умеем загрузить работой 🙂
Иногда используется цитирование в ответе на письмо клиента. Как это сейчас будет выглядеть?
В мобильной версии зачастую предыдущая переписка не сворачивается, как это происходит в gmail, и приходится пролистывать очень долго до конца сообщения.
Цитирование будет выглядеть так же, как раньше, в этом плане ничего не меняется.
Про сворачивание нужен конкретный пример, потому что написанное можно понять по-разному: не сворачивается при повреждении разметки, не сворачивается потому что нет кнопки “Свернуть” и так далее. Если получится, поставьте задачу на Службу поддержки со скриншотами, тогда можно будет ответить точнее.
Когда прочитал заголовок – испугался, что это будет какой то ужас..
Но нет, всё очень изящно выглядит и работает. А самое главное – опционально. Спасибо!
Галка “добавлять ссылку на личный кабинет не стоит”
Галка про историю переписки стоит
В конце истории ссылка на личный кабинет … Зачем? Показать всем, что используется Планфикс? Нет никакого желания добавлять ссылки сторонним клиентам на планфикс, пока не будет бронирования и работы на домене организации под SSL.
Вывод – историей пользоваться нельзя ((((
Спасибо, Андрей – это наша недоработка, сегодня поправим. При отключенной галке “добавлять ссылку на личный кабинет” ссылка в подвале истории добавляться не будет.
Ой.
Новый дизайн у блога!
Увидев картинку наверху с дамой в шляпе, я аж растерялся, туда ли я попал. =)
Ещё раз “ой”. Снова привычный старый дизайн.
Что это было???
Провал в будущее, временные флуктуации 🙂
Это конечно всё очень хорошо! но мы все ждём “Вычисляемые поля”
Эта штука добавит ещё +100500 вариаций использования продукта.
Работа над ними идет, вычисляемые поля в аналитиках будут анонсированы в ближайшее время. Понятно, что разным пользователям нужен разный функционал – и мы работаем по разным направлениям.