Сегодня наш гость в рубрике “Рассказ от первого лица” – Сергей Предводителев из студии поискового маркетинга Semantica с насыщенным полезными примерами кейсом о том, как ПланФикс помогает выстраивать бизнес-процессы его компании. Слово Сергею.

Немного о студии Semantica

Расскажу немного нашей компании чтобы вы представляли контекст, в котором мы используем ПланФикс. Основное направление нашей деятельности — поисковый маркетинг. Мы увеличиваем целевой трафик на сайтах наших клиентов. А если конкретнее, то это продвижение сайтов, все виды интернет-рекламы и, конечно, веб-аналитика.

В компании 6 отделов и почти 30 сотрудников. С таким количеством людей без системы управления задач никак. Хотя, когда нас было всего 5 человек, а в работе несколько проектов, мы уже тогда использовали ПланФикс.

Почему выбор пал на ПланФикс
До организации компании у нас уже был опыт работы с ПланФиксом, поэтому вопрос выбора не стоял. Ранее изучали другие системы, пробовали распиаренный Битрикс24 (конечно субъективно, но нам он показался слишком неудобным, монструозным и в то же время не гибким). В итоге остановились на ПланФиксе.

Относительно других систем, ПланФикс подкупил своей простотой в использовании. Уже позже пришло понимание, что за внешней простотой скрывается очень мощный и гибкий инструмент.

Когда мы выбирали систему управления задачами, Планфикс ещё был бесплатный. С одной стороны это плюс — нет расходов, в то время как все остальные продукты (более менее подходившие нам) были платными. С другой стороны из бесплатности следовали риски, что в определённый момент разработчики просто перестанут поддерживать продукт, а то и закроют его, что для компании повлечёт не малые затраты на переход на другую систему. Небольшая популярность продукта тоже настораживала, но мы всё равно выбрали ПланФикс. На это повлияло несколько факторов.

Во-первых, это практически только положительные отзывы в интернете, пусть их и было не очень много.

Во-вторых, у ПланФикса была чёткая идеология развития, которая нам очень импонировала. А также объяснение бесплатности продукта и источников финансирования. Мы поверили в это и не ошиблись.

На данный момент ПланФикс платный, но ценовая политика вполне устраивает. Да и то, как был осуществлён переход от бесплатного продукта к платному нам очень понравилось. Стоимость завязана на потребляемые ресурсы: кол-во сотрудников, занимаемое место и т. д. (в оплате также все довольно гибко, как и в функционале). Для всех существующих аккаунтов на момент ввода оплаты был установлен специальный бесплатный тариф, в рамках которого были выделены ресурсы, удвоенные относительно используемых.

Развитие вместе с ПланФикс
Сначала мы использовали лишь базовый функционал «как есть»: проекты, задачи, исполнители. Компания развивалась, росло количество сотрудников, формировались отделы. Мы начали выстраивать бизнес-процессы, а ПланФикс нам в этом помогал. Со временем мы разбирались в возможностях ПланФикса, настраивали его под себя: шаблоны задач, отчёты, работа с аналитикой, внештатные сотрудники…

Несмотря на относительную простоту в использовании, возможности кастомизации системы очень велики и со временем количество таких возможностей только растёт. Вообще, ПланФикс радует постоянным развитием. С завидной периодичностью в появляется новый функционал.

Техническая поддержка ПланФикс
Отдельного упоминания стоит техническая поддержка ПланФикса. Подробно об этом они сами написали в заметке «Большой support для маленькой компании». На нашем уже многолетнем опыте могу подтвердить, что всё что написано в статье — чистая правда.

Действительно, поддержка отвечает очень быстро. Все критические проблемы решаются в кратчайшие сроки (хотя таких проблемы было очень мало), а что касается вопросов по использованию ПланФикса — всегда можно рассчитывать на развёрнутый ответ.

Микрокейс: отслеживание загрузки SEO-специалистов
На определённом этапе развития студии мы пришли к задаче отслеживания загруженности специалистов по продвижению сайтов. Тут стоит оговориться, что один специалист ведёт ограниченное количество проектов, в рамках которых есть большое количество задач. При этом у многих задач есть срок дедлайна и срок на их выполнение. Например, задача фактически делается 2 часа, а сделать её надо в течение 2х недель. Задач много, это дело надо как-то планировать и наглядно видеть загрузку специалистов.

Для решения этой задачи мы использовали связку стандартной аналитики «Планируемое время работы» и кастомного планировщика. Выглядит это так:

В окне планировщика слева отображается календарь, где наглядно показано, на какой день запланирована задача. Справа от календаря располагается список незапланированных задач.

Идея строится на двух тезисах:

1. Каждая задача должна быть запланирована на какой-то день.
2. Не должно быть задач, запланированных в прошлом.

Получается следующая схема работы:

• Каждый день специалист открывает планировщик и планирует все новые задачи. Делается это простым перетаскиванием задачи на нужную дату.
• В конце рабочего дня специалист открывает планировщик и смотрит, что он не успел сегодня сделать. Все эти задачи планируются на другие дни (опять же простым перетаскиванием).

Такой подход позволяет решить сразу несколько задач.

Во-первых, специалист всегда знает, что у него все задачи запланированы и ничего не забыто. Можно спокойно открыть планировщик и делать сегодняшние задачи. Это достигается за счет того, что планирование работы и фактические выполнение работы разделены во времени.

Во-вторых, если специалист не успевает выполнять задачи, то это довольно быстро всплывает, так как количество запланированных задач на один день резко возрастает. И так же отслеживается обратная ситуация с недозагруженностью.

Микрокейс: использование ПланФикс в отделе контента
Настройку ПланФикса для отдела контента мы только что закончили. Да, возможно в процессе обкатки в боевых условиях она поменяется, но пока пришли именно к такой схеме.

Основная задача отдела контента — создание текстов. Конечно, бывают и другие задачи, но это скорее исключение из правил. Соответственно, был создан новый шаблон задачи по написанию текста.

Задача на написание текста ставится на всех копирайтеров сразу, кто первый принимает задачу — тот её и делает:

В шаблоне используются кастомные поля, которые заполняются постановщиком задачи:

• тип текста;
• количество знаков;
• размещение текста на сайте.

Также мы настроили отчет, позволяющий рассчитать оплату копирайтеру в зависимости от типа и объёма текста, а также было ли размещение этого текста на сайте или нет.

Дополнительно в шаблоне есть поля, которые могут быть заполнены только главным редактором (в ПланФиксе очень гибкая система прав доступа к полям в задачах):

• особая стоимость за текст;
• особая стоимость за наполнение.

Если какое-то из этих полей заполнено, то соответствующая стоимость в отчете не рассчитывается, а берётся значение поля.

Отчёт позволяет оценить производительность как всего отдела, так и каждого специалиста в отдельности.

Отчёт по оплате доступен не только руководителям, но и копирайтерам. Таким образом, они могут в любой момент времени оценить сколько работы они выполнили и на какое вознаграждение в конце отчетного периода могут рассчитывать.

Опыт использования ПланФикс в отделе продаж
Одно время мы использовали ПланФикс в отделе продаж для обработки заявок.

Для этого была создана отдельная группа проектов «Продажи», в которой каждый проект соответствовал городу, откуда пришла заявка. В качестве заявок использовался шаблон задачи, в котором были созданы два кастомных поля:

• источник заявки;
• запрашиваемая услуга.

Для заявок сделали специальный набор статусов, включающий  в себя, в том числе, статусы:

• подготовка КП,
• переговоры,
• согласование договора,
• «ждём оплаты».

Специально созданный планировщик в виде канбана, позволял менеджеру по продажам  отслеживать текущую ситуацию по заявкам, а отчеты отслеживать показатели эффективности.

К сожалению, мы так и не придумали как выстроить качественную аналитику (воронка продаж и т. п.). Также в этом варианте использования ПланФикс, нам очень не хватало визуального представления отчетов.

На определенном этапе было принято решение отказаться от ПланФикса для обработки заявок в пользу AmoCRM. В процессе усовершенствования процессов в отделе продаж мы столкнулись с ограничениями кастомизации AmoCRM. Да, данные там представлены более удобно, чем в ПланФикс, но функционально очень не хватает возможностей кастомизации и настройки. Сейчас стоим перед выбором, какое же зло меньше. Возможно и вернёмся обратно в ПланФикс.

Опыт работы с внешними контактами
В своей работе нам приходится привлекать внештатных специалистов (например, в отделе контента есть как штатные работники, так и удалённые). Никакой проблемы с этим не возникает, мы подключаем их как подрядчиков (внешний контакт) с доступом в систему и без проблем ставим задачи и работаем по привычной схеме.

Мы даём доступ в ПланФикс некоторым клиентам, но это скорее исключение, чем постоянная практика. Многие клиенты привыкли решать вопросы по телефону, скайпу и электронной почте. Мы в курсе возможностей ПланФикса по работе с почтой, но, к сожалению, пока не дошли руки разобраться в этом и встроить в работу менеджеров.

Пару слов про отчёты
Из функционала ПланФикса отдельно хотелось бы выделить гибкость отчётов. В принципе, это итак уже понятно из вышеописанных кейсов использования. Помимо этого, с помощью отчётов мы отслеживаем временные затраты в разрезе проектов/сотрудников, считаем насколько выполняются задачи в разрезе отделов/специалистов и т. д.

Большой недостаток отчётов — нет графического представления результатов в виде графиков и диаграмм. В некоторых случаях это бы дало гораздо более наглядное представление результатов, чем классический вид с цифрами.

В качестве заключения
Мы используем ПланФикс более 2-х лет, в нашей компании он используется в рамках большинства бизнес-процессов. На момент написания статьи у нас почти 300 проектов, более 18000 задач, более 400 контактов и компаний. Да, чего-то не хватает, что-то хотелось бы видеть немного в другой реализации, но, в основном, это не существенные детали. В целом же ПланФикс отлично решает возлагаемые на него задачи, его однозначно можно рекомендовать многим компаниям.

Команде ПланФикса хотелось бы пожелать и дальше развивать функционал, не теряя простоту и удобство. А также подтянуть маркетинговую составляющую проекта, думаю, это должно существенно повлиять на его популярность, ведь качественный продукт уже есть!

Сергей Предводителев

технический директор Semantica.

* * *

Традиционно напоминаю нашим старым и новым читателям:

Если вы готовы рассказать о своем опыте выбора и использования ПланФикса – ставьте задачу на Службу поддержки с темой “Рассказ от первого лица”, я подхвачу ее с нашей стороны и свяжусь с вами для согласования деталей.