Алексей Ковалёв: Сегодня в рубрике «Рассказ от первого лица» необычный гость — компания «Дебет.Кредит». Она занимается ведением бухгалтерского, налогового и кадрового учёта, консультированием по вопросам оптимизации налогов. С этого года наряду со своей основной деятельностью выводят на рынок разработанную на базе ПланФикса конфигурацию «Аутсорсинг бухгалтерских услуг».

Недавно руководители компании Марина и Сергей Кличевы презентовали созданную конфигурацию. В этой заметке Сергей, который являлся инициатором её создания, основным разработчиком и интегратором, поделится этапами пройденного пути вместе с ПланФиксом. Он расскажет, почему выбрали именно ПланФикс и кому будет полезна разработанная конфигурация. Передаю слово Сергею.

Сергей Кличев: Приветствую всех! Подобрали мы будущий бренд «Дебет.Кредит»  в 2011 году, когда организация ООО «Бизнес-Сервис»  медленно и верно шла ко дну. Всех клиентов разобрали уволившиеся бухгалтера, остался только пустой офис и адрес. Этакая оболочка от организации с изредка забредающими по старой памяти посетителями, которые оказались невостребованными прежним составом.

Опыта ведения предпринимательской деятельности ноль, за плечами госслужба и работа в банковском секторе, из полезного — только опыт руководящей работы и дипломы бухгалтеров-финансистов, а из главного — двое маленьких детей. Однако, мы выжили и перешли в стадию, когда «любая динамично развивающаяся компания» сталкивается с необходимостью «привести свои дела в порядок».

Из ориентиров для автоматизации были прошлые воспоминания о централизованно внедряемых на госслужбе программах электронного документооборота и ведения лицевых счетов. 

Уже в те годы хотелось, чтобы этих программ либо не было совсем, либо они могли хоть как-то гнуться под пользователя. 

Имея этот болезненный, но всё же полезный опыт, мы принялись за поиски ПО, которое позволило бы избавить сотрудников от экселевских табличек, цветных маркеров, смартфона, поддерживающего Ватсап и передаваемого из рук в руки, к которым они так привыкли за эти годы. 

Знакомство с ПланФиксом произошло где-то в 2018 году, но сумели решиться на его освоение только со второго захода, где-то ближе к концу 2019 года. Времени на поиски подходящего программного продукта было потрачено неразумно много — сказалось отсутствие необходимого опыта взаимодействия с ПО для бизнес-среды. Но выбор оказался более, чем удачным. Буду искренне рад, если читателям решившимся на автоматизацию, удастся оказаться на шаг ближе к своему программному продукту, ориентируясь на пройденный нами путь.

Кому будет полезна эта статья

Несмотря на то, что наша конфигурация разработана под достаточно узкий сегмент финансового сектора, коим является аутсорсинг бухгалтерских и налоговых услуг, предполагаю, что статья может быть полезна собственникам и управленцам в прочих сферах малого и среднего бизнеса, которые озадачились организацией управления своими бизнес-процессами, автоматизацией которых и занята команда ПланФикса. 

Почему мы выбрали ПланФикс

Каждому бизнесу приходится выживать, а если получается, то развиваться в условиях жёсткой конкуренции. И к малому бизнесу в силу ограниченности финансовых, кадровых и прочих ресурсов это правило применяется даже в большей степени. Чтобы в поисках инструментов наведения порядка не тратить понапрасну самый главный ресурс — время, лицу принимающему решения придётся учесть ряд факторов, чтобы сделать оптимальный выбор. Поделюсь своими соображениями по этому поводу.

Поиск подходящей системы

Возможно ПланФикс покажется вам сложным, вероятно вас устроит более  узкий продукт и тогда выбор может пасть на продукты типа amoCRM или Trello, в зависимости от задач. 

Перед тем, как прийти к ПланФикс, мы в 2018 году ознакомились с возможностями amoCRM и приняли тезис, что всё гениальное просто, но не в нашем случае, легко расстались с 50000 рублей «уникального предложения от партнёра», поняв, что «ни с первого раза постигаются тайны…»  и пришли к решению признать эксперимент неудавшимся. 

Позже, для нас  стало очевидно, что amoCRM — это качественный, но всего лишь частный случай, которых на базе ПланФикса можно организовать сколь угодно много (при наличии навыков). 

Отдавая респект amoCRM или Trello, как качественным продуктам заточенным под определённую нишу, мы осознали, что они не справились с нашими планами по ведению базы клиентов, их классификацией в соответствии с различными признаками, сквозными коммуникациями, автоматизацией основных технологических процессов, планированию своей деятельности, созданию собственной базы знаний и т. п. 

Решились на освоение ПланФикса

Готового устраивающего нас решения в нише бухаутсорса мы найти не сумели и наш выбор пал на функциональный и гибкий продукт с возможностью быстрого внесения изменений в рабочие процессы — мы решились на освоение ПланФикса. 

Оглядываясь назад признаюсь, что этот выбор дался очень не просто.

Нам потребовалось около 2 лет, чтобы завершить разработку, протестировать и внедрить её в повседневные рабочие будни нашей компании, но это стоило того. Произошла настоящая научно-техническая революция!

Что останавливает предпринимателей при внедрении современных систем управления бизнесом

Избавившись от основного количества мелких технических и логических багов, которые сопутствуют любой разработке, мы приняли решение на вывод нашего продукта на рынок. Начали продвижение с простого «холодного»  обзвона коллег-аутсорсеров, старались выбирать компании, которые имели обороты не меньше, чем у нас. 

Наш маркетинговый ход оказался мягко говоря не сильно удачным, интерес к автоматизации бизнес-процессов у бухгалтерского сообщества стремился к нулю! Состояние рынка автоматизации управления бизнес-процессами в сфере бухгалтерского и налогового консалтинга в России оказалось в зачаточной стадии! Поделившись своими впечатлениями с «планфиксерами», мы пришли к выводу, что и в других отраслях ситуация плюс-минус одинаковая. 

Управленческим учётом современного уровня не охвачена подавляющая часть предпринимательского сообщества в сфере малого и даже среднего бизнеса. Лица, принимающие решения от имени этого бизнеса, очень слабо представляют видимые преимущества автоматизации или стоят в тупике от вопросов, связанных со сложностью внедрения. Этакий ментально-психологический ступор, когда не знаешь — «как», потому что не понимаешь — «зачем».

Понятное дело, если ты не понимаешь, зачем тебе нужен данный продукт, то нет готовности его приобретать. А узнав, что его ещё придётся интегрировать не только в техпроцессы, но и в сознание сотрудников, которые обслуживают эти процессы, становится совсем грустно. Замкнутый круг за который ещё и надо заплатить. 

Когда вся эта информация сваливается на плечи измученного рутиной руководителя, он понимает, что это далеко не та самая волшебная таблетка, о которой он мечтал. И от таких болезненных ощущений от своего первого контакта с автоматизацией босс может не освободиться никогда.

Те же, кто преодолевают этот барьер, зачастую упускают из виду, что на несформированном рынке автоматизации не может быть продуктов для широкого потребления. Штучный товар не может продаваться по бросовой цене, так как его себестоимость высока по временным и финансовым параметрам. 

Познакомившиеся с презентацией нашей конфигурации зачастую не отдают себе отчёт в том, что на разработку потрачены сотни, а то и тысячи часов. Нужны веские аргументы, требующие неоспоримых преимуществ, чтобы принять решение о модернизации своих технологических процессов.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов 

Попробуем разобраться подробнее, что осязаемого, а не маркетингового приобретает ЛПР и команда от проведения цифровой трансформации бизнеса. На примере нашей конфигурации поможем лидерам компаний увидеть и ответить на вопрос: «А зачем же всё это надо?»  

Начав с оцифровки клиентской базы и переноса всех коммуникаций в «одно окно», мы почувствовали в себе силы автоматизировать все бизнес-процессы своего основного производства. Директор с коллективом писали технические задания на каждый рабочий процесс, я же на практике создания нашей конфигурации изучал внутреннюю кухню ПланФикса, разбирая, что такое шаблоны, поля, сценарии, интеграции, планировщики, формулы и многие другие доселе мне не сильно знакомые принципы и сущности. 

Интенсив при поддержке команды ПланФикса оказался продуктивным, и параллельно с подведением промежуточных итогов в работе с конфигурацией мною были сданы экзамены и получен сертификат партнёра-интегратора ПланФикса.

На этом пути не обошлось и без потерь: с некоторыми сотрудниками, которые не пожелали перестроиться на новый формат работы, пришлось попрощаться. Но те, кто остался в нашей команде, и вновь приходящие, видят в произошедшей трансформации только плюсы.

Наши технологические победы

Систематизация клиентской базы

Возможность группировать и сортировать клиентскую базу по неограниченному количеству признаков:

Коммуникации в «одном окне»  ПланФикса 

Интеграция множества почт, мессенджеров, телефонов, соцсетей и прочих ресурсов в одном программном продукте, что позволило организовать работу распределённой команды на удалёнке:

Организационная структура и соответствующие ей специализации

Осмысление организационной структуры и перенесение её с бумаги в ПланФикс позволило задавать права и адресацию задач на уровне отделов, не привязываясь к конкретному сотруднику, что облегчает принятие на работу и увольнение:

Автоматизация и сокращение трудозатрат сотрудников на рутинные процессы

Каждый клиент — это проект с набором задач, которые создаются автоматически в момент заключения договора. Задачи создаются нажатием одной кнопки в соответствии с заполненными полями учётной карточки компании-клиента, которые его характеризуют по определенным критериям:

Тарификация дополнительных услуг

До внедрения системы, учитывающей переменные значения затрат на обслуживание клиента, часть дополнительных услуг просто «дарилась»  клиенту, так как отслеживать и учитывать трудозатраты было очень сложно. 

Сегодня учет допуслуг ведется сразу и в денежном выражении. Руководитель видит сколько каждый сотрудник принес в компанию дополнительного дохода за определенный период времени. ПланФикс дает возможность вести учет прозрачно, справедливо и при этом с минимальными усилиями. Сотрудники стали заинтересованы в конечном финансовом результате компании:

Сдельная и бонусная оплата труда сотрудников

С внедрением системы сотрудники стали использовать таймер рабочего времени без сопротивления, так как заинтересованы в справедливом учёте их трудозатрат. Если на клиента затрачивается больше времени, чем было заложено в тариф, то и стоимость услуг выше, а значит и наш сотрудник получает свой заслуженный процент дополнительного вознаграждения. Ранее подсчет бонусной части занимал уйму времени и зачастую вызывал вопросы:

Сбор отчётности в необходимых разрезах 

Какое удовольствие испытываешь, когда на сбор того или иного показателя о деятельности компании уходят не часы, а несколько секунд:

База знаний и набор регламентов

В вашей компании создана база знаний (регламентов)? Если да, то используют ли ваши сотрудники эти регламенты или каждый раз задают вам одни и те же вопросы? Создать работающий регламент — это уже большое дело! Как и разместить его в интуитивно понятной базе знаний, к которой будут обращаться сотрудники:

Ментальная карта связей

Внедрили инструменты планирования и проектного подхода к решению сложных стратегических задач, требующих взаимодействия сотрудников из различных подразделений. В интерактивном режиме происходит оперативно-тактическая трансформация поставленных задач:

Дальнейшие планы развития

• Сейчас работаем над созданием и автоматизацией отделов финансов, маркетинга и продаж.
• Ещё планируем организацию интеграции между ПланФикс и 1С.
• А также интеграцию с сервисом отправки отчётности.

Подведем итоги

Мне, как собственнику бизнеса, работа над осмыслением, разработкой и внедрением конфигурации «Аутсорсинг бухгалтерских услуг» дала значительный профессиональный и управленческий рост. Предполагаю, что каждый собственник, которому удастся внедрение платформы ПланФикс в повседневную жизнь своей компании, получит аналогичные профиты:

• Даже если вы не разработчик, а приобрели готовую конфигурацию, само её внедрение — серьёзный интенсив, который открывает новое мышление и неочевидные ранее подходы к управлению компанией. На самом деле каждая разработка, и наша в частности, — это не набор шаблонов, статусов и проектов, а по сути уникальное ноу-хау, к которому пользователи продукта получают доступ, тем самым открывая для себя мир современных технологий на практике.
• В отличие от курсов способствующих личностному росту, вы приобретаете полностью настроенный под ваши задачи программный продукт, учитывающий специфику вашей узкой ниши. В отличие от курсов — это халва, а не рассказы о её вкусе!
• Автоматизация — это про то, как владельцу бизнеса выйти из рутины и операционки, что является важнейшим фактором, позволяющим приступить к своим непосредственным обязанностям — развитию и масштабированию. Лица, принимающие решения, которые в числе первых среди своих коллег выйдут из этого бега по кругу, сделают прозрачными для себя свои бизнес-процессы, переложат рутинные процессы на алгоритмы, делегируют свои обязанности сотрудникам, у которых появится свободное время, получат дополнительные время для жизни и финансы для осмысленной маркетинговой работы и инвестирования.
• Внедрение системы управления предприятием является осмысленной дорожной картой и одновременно надёжным фундаментом на пути построения вашего бизнеса. Пока нет порядка и прозрачности в бизнес-процессах рассчитывать на рост компании наивно. Из хаоса возможно вырастить только хаос возведённый в степень. Хорошо продаётся то, что хорошо работает! Нет сомнений, что инвестиции в маркетинг и продажи эффективны только при наличии высококлассного продукта, увеличение производства которого не скажется на снижении его качества.

Выдержать темп, чтобы не исчезнуть

Как не вспомнить крылатое выражение из Кэрролла о том, что сегодня только для того, чтобы оставаться на месте, нужно очень быстро бежать! Мы уже достаточно давно находимся в этой сюрреалистичной сказке, и других способов чтобы увеличить эффективность своей деятельности, кроме как через улучшение технологических процедур и замену в рутинных операциях людей на роботов — нет!

Капитаны малого бизнеса, не сумевшие переоборудовать свои корабли, обречены исчезнуть в разыгравшейся технологической пучине. Для тех, кто понимает актуальность этой проблемы, необходимо взвесить все за и против и понять, на что же в первую очередь следует обратить внимание, чтобы внедрение системы автоматизации оказалось как можно более безболезненным и принесло искомый результат. 

Решение вывести свой бизнес на новый уровень развития — это в первую очередь осмысленное волевое решение лидера. Понадобятся решимость, терпение в организационных и кадровых вопросах, потребуется приобретение на ходу дополнительных технических и технологических знаний. 

Важно без иллюзий дать ответ на вопрос о готовности совершить такую революцию в одиночку. Если Вы понимаете, что квалификации и опыта у вас и команды не достаточно, то я бы предложил не терять время даром, а обратиться за помощью к соответствующему бизнес-инженеру. У ПланФикса есть значительное количество сертифицированных партнёров в различных отраслях экономики, имеющих за своими плечами опыт внедрения различных программных продуктов. Интеграторы ПланФикса помогут выстроить бизнес-процессы под особенности именно вашего бизнеса. 

Набравшись навыков в процессе внедрения, ваша команда сможет перестраивать процессы и развиваться самостоятельно. ПланФикс в полной мере отвечает требованиям гибкости и имеет эффект пластилина с открытым low-code продукта. Он точно не сделает вас заложником шаблонов и штампов. 

Что же касается нашей разработки — «Аутсорсинг бухгалтерских услуг». 

Мы готовы развернуть нашу конфигурацию на вашем аккаунте «как у нас» в течение нескольких рабочих дней, с 10-ти часовой бесплатной поддержкой, описанием рабочих процессов и многим другим. Вам не нужно заниматься поиском интегратора, написанием технического задания, быть вовлеченным в процесс разработки и терять месяцы на её создание. Мы также готовы рассматривать предложения по различным формам партнёрства или приобретения вашего бухгалтерского бизнеса, как и клиентской базы, если вы устали от борьбы с ним.

Коллегам из прочих отраслей экономики, которые ознакомившись с тем, как сегодня может быть организована современная бухгалтерия, мы напоминаем, что мы действующая бухгалтерская компания, которая занимается ведением учёта и оптимизацией налогообложения. Добро пожаловать к нам на обслуживание, если состояние вашего учёта или профессионализм бухгалтера оставляют желать лучшего.

Наши контакты:

Сайт: www.debet.credit
Телеграм: https://t.me/Debet_Credit
Почта: mail@debet.credit
Ватсап: +7 900 242-94-27

Более подробно ознакомиться с нашим продуктом можно в этом видео:

Выражаем глубокую признательность команде ПланФикса и Дмитрию Гончаренко, благодаря которым в процессе совместной работы над автоматизацией нашего бизнеса мы увидели другими глазами то, как должен быть организован современный управленческий учёт в казалось бы такой скучной области, как финансы.

---

Алексей Ковалёв: Спасибо, Сергей. Надеемся, это только начало вашего пути по автоматизации бизнес-процессов. Ваша история — отличная демонстрация не столько возможностей ПланФикса, сколько вашего упорного труда и целеустремлённости, а главное веры в то, что у вас всё получится. Мы со своей стороны рекомендуем всем присмотреться к конфигурации Сергея, чтобы организовать классный управленческий учёт и перенять весь его опыт внедрения ПланФикса в бизнес-процессы компании.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.