ПланФикс часто используют как систему для Службы поддержки клиентов, да и совместная с клиентом работа в системе чем дальше, тем больше становится нормой. И в тот момент, когда от лица компании-клиента с вами начинают параллельно общаться несколько человек, могут возникать неудобства: если к задаче подключен только один из представителей клиента, другие в нее не попадут.

Например, сотрудник клиента Иванов отправил вам новый запрос, но ни его коллега Петров, ни начальник Сидоров об этом не знают и могут послать аналогичные запросы от себя. Начнется параллельное общение в нескольких задачах, со всеми вытекающими неудобствами.

Чтобы снять эту проблему, мы добавили в ПланФикс дополнительные настройки, которые позволяют контактам видеть задачи, в которых их компания является контрагентом, даже если их напрямую к этой задаче не подключили.

Как это работает

В шаблоне контакта появился новый признак, “Видит задачи, в которых его компания является контрагентом”. В аккаунтах, которые будут создаваться начиная с этого момента, он сразу окажется в шаблоне. А “старичкам” придется зайти в редактирование шаблона контакта и включить его отображение на любой из панелей:

После этого в деталях каждого контакта, созданного по такому шаблону, появится возможность указать, имеет ли он доступ к задачам своей компании:

Контакты, которые получат доступ к задачам своей компании таким образом, имеют права, соответствующие участникам этой задачи. Они будут видеть эти задачи в списках, смогут посмотреть переписку по задаче, добавить комментарий, файл или пункт чек-листа. В общем, работать с ними как с обычными задачами, поставленными их коллегами.

При этом на панели “Доступ” в карточке задачи они отображаются отдельным блоком:

Это позволяет четко понимать, на каком основании пользователь имеет доступ к задаче и как это можно отрегулировать.

А еще…

В каких-то случаях доступ контактов к задачам своей компании нужен, в каких-то нет. Это может зависеть как от ваших договоренностей с конкретной компанией, так и от положения, которое занимает в ней конкретный сотрудник. И во всех этих случаях настройка в карточке контакта позволяет гибко управлять доступом сотрудников ваших клиентов к задачам, которые ставят другие сотрудники их компании.

Но если вы думаете, что это все, то вы недостаточно хорошо нас знаете 🙂

“Что, если существуют задачи, которые отличаются от обычных, и другие сотрудники клиента не должны получить к ним доступ? Например, задачи, в которых обсуждаются финансовые взаимоотношения наших компаний или идет обмен конфиденциальными документами” – подумали мы. И добавили еще один признак, который перекрывает предыдущий – теперь уже на уровне конкретной задачи.

По умолчанию он тоже скрыт и его нужно активировать, вытащив на одну из панелей в шаблоне задачи:

Его предназначение угадывается из названия: если он активирован на уровне задачи, то такую задачу увидят только те сотрудники компании-клиента, которые имеют к ней доступ в явном виде – как исполнители, участники, постановщики или аудиторы. Остальные задачу не увидят, даже если у них активирован признак “Видит задачи, в которых его компания является контрагентом”.

В общем, мы добавили гибкости поверх гибкости, и теперь эта конструкция должна покрывать все случаи и варианты. Но если вдруг это не так, вы ведь нам скажете 🙂

Нюансы и ограничения

Их немного, но есть:

• Автоматический доступ контактов компании к задачам, в которых она является контрагентом, доступен в пакетах “Бизнес” и “Корпорация”.
• Доступ к задачам своей компании получат как контакты, которые работают в ПланФиксе как внешние пользователи, так и те, кто пользуется Личным кабинетом. Отличия только в возможностях: у внешних пользователей их больше, а те, кто пользуется упрощенным Личным кабинетом, могут только видеть переписку по задачам своей компании и участвовать в ней – в общем так же, как и по другим своим задачам.

Вроде бы все написал, ничего не забыл. Если есть вопросы – спрашивайте в комментариях.