Алексей Ковалёв: Уже более 20-ти лет агентство «Информбокс» помогает бизнесу продвигать товары и услуги в интернете. Команда закрывает полный спектр задач digital-маркетинга — от аналитики и SEO до запуска рекламных кампаний и оптимизации действующих каналов продвижения. В портфолио агентства — сотни клиентов и тысячи реализованных проектов.

Но для того, чтобы справляться с таким масштабом работы и достигать поставленных целей, быть просто экспертами в своей области уже недостаточно. Нужны организованность, методичность и процессы, отлаженные как часы.

Выстроить такую структуру взаимодействия с клиентами и внутри команды «Информбокс» помогает ПланФикс. Как это работает на практике, расскажет основатель и директор агентства Антон Молько.

Антон Молько: В цифровом маркетинге мы с 2002 года. Начинали с разработки небольших сайтов под заказ клиентов из Самары, потом вышли на зарубежные биржи. Со временем пришли к контекстной рекламе — сначала Яндекс Директ, потом другие каналы. 

И сейчас именно реклама с проработанной аналитикой — наш основной продукт. 

Мы запускаем кампании, чтобы они приносили клиентам прибыль, а не просто трафик. Считаем эффективность вплоть до лидов и денег.

Почему выбрали ПланФикс

К ПланФиксу пришли чуть более трёх лет назад — когда текущая система (тогда это была Worksection) перестала справляться с нашими задачами. 

Нам нужна была более гибкая и автоматизированная платформа, способная подстроиться под наши процессы. Рассматривали и другие варианты, в том числе Битрикс24. Но интерфейс и логика работы Битрикса тогда нас не устроили — показалось, что он требует адаптировать процессы под себя.

 Это и стало ключевым фактором при выборе сервиса.

Что автоматизировали с помощью ПланФикса

Внедрять сервис начали постепенно и со временем перевели в ПланФикс все основные процессы компании:

Воронки продаж по каждому направлению 

Для разных видов услуг: от контекстной рекламы до SEO и построения отчётов в DataLens — настроены отдельные воронки. Это позволяет не смешивать процессы, чётко отслеживать, на каком этапе находится каждая заявка, и вовремя подключать нужных специалистов.

Клиентские и внутренние задачи

Все они разбиты по типам и направлениям. Клиентские задачи прикреплены к карточке контрагента. Там собирается вся переписка, файлы, обсуждения и история работы. Внутренние задачи отсортированы по отделам, ролям и повторяющимся процессам, чтобы ничего не потерялось.

HR-документооборот 

ПланФикс стал нашим «кадровиком»: здесь ведутся карточки сотрудников, отпуска, больничные, приём и увольнение. Всё в одном сервисе — можно быстро найти информацию по каждому сотруднику.

Оперативное планирование и учёт рабочего времени 

Сотрудники, получающие почасовую оплату, фиксируют рабочее время прямо в системе. Это помогает корректно выставлять зарплату и видеть фактическую загруженность по проектам. А менеджеры могут планировать день, выставлять приоритеты и следить за выполнением задач в реальном времени.

Расчет экономики проектов

По услугам для клиентов и внутренним проектам считаем в ПланФиксе финпоказатели: затраты, выручку, прибыль, маржинальность, эффективность сотрудников и каналов привлечения.

Интеграция с чат-ботом для опроса клиентов по NPS

Мы настроили связку ПланФикса с собственным чат-ботом, который автоматически рассылает опросы клиентам и собирает обратную связь по метрике NPS. Все ответы подгружаются в систему и становятся частью общей картины по проекту — это позволяет вовремя реагировать на недовольство и любые проблемы во взаимоотношениях с клиентами.

Поток данных без пробелов

С помощью ПланФикса в агентстве удалось выстроить сквозную аналитику, охватывающую весь путь клиента — от первого касания до закрытия сделки — по всем каналам привлечения: реклама, рекомендации, прямые продажи.

Часть информации поступает в ПланФикс напрямую, часть — через интеграции, например с Calltouch.

Если лид пришёл из отдела продаж, можно сразу отследить, какой менеджер его привлёк, какая гипотеза сработала, и как клиент двигался по этапам воронки. Вся эта информация автоматически фиксируется в задачах и структурируется без ручной рутины.

Собранные данные затем передаются из ПланФикса в базу данных Clickhouse и визуализируется на интерактивных дашбордах DataLens. Для интеграции мы используем наш сервис Datadroid. Он, кстати, есть в интеграциях ПланФикса.

Можно, конечно, было бы это делать и прямо в ПланФиксе. Но, честно говоря, нам не хватило именно гибкости визуала и возможности выводить данные из разных Отчётов на один дашборд.

Какие инструменты используем

Сейчас в работе у нас задействовано почти всё, что может дать система:

Планировщики и календари — один из основных инструментов визуализации процессов. Строим на их основе свои воронки, доски команд. Ну, а зачем нужен календарь и ежедневник, думаю, никому объяснять не нужно.

Повторяющиеся задачи — помогают экономить время на постановке регулярных заданий и поручений.

Отчёты — используем для сбора и анализа данных, которые не попадают на внешний дашборд.

Карточки компаний и контактов — собираем информацию о всех клиентах в ПланФиксе. При необходимости можно поднять историю взаимодействия с каждым из них.

Справочники — используем как базу знаний и внутренний каталог: здесь хранятся инструкции, доступы, логины и прочие полезные данные.

Хроника — интегрировали в ПланФикс все основные точки входа обращений: 

• формы на сайтах и в маркетплейсах;
• почта;
• соцсети;
• мессенджеры;
• Яндекс.Бизнес.

В результате можем отслеживать все сообщения клиентов в одной Хронике, не прыгая между приложениями. А ещё это удобно для внутренних переписок.

Как проходило внедрение 

Внедряли систему постепенно. На всё про всё ушло около 5 месяцев. 

Мы сознательно не торопились: важно было не просто «пересадить» всех в новую систему, а сделать это плавно, без стресса для команды и с учётом специфики разных отделов.

Для начала мы написали скрипт, который автоматически перенёс данные из Worksection в ПланФикс. После этого начали поочерёдно подключать отделы.

Первыми в систему вошли продажи — отдел только что прошёл реструктуризацию, и для его сотрудников ПланФикс стал не «новой», а просто «рабочей» системой. Им не пришлось переучиваться — они сразу начали работу с чистого листа.

Следом подключили аккаунт-менеджеров. Завершающим этапом стал перенос всех производственных отделов. 

Можно сказать, что мы успели провести переход на ПланФикс очень вовремя, потому что спустя несколько месяцев Worksection стал недоступен в России.

Как адаптировалась команда 

Процесс адаптации шёл по-разному: кому-то из сотрудников было легко, другим — требовалось больше времени. Здесь выручила гибкость ПланФикса. 

Мы внимательно слушали коллег, собирали обратную связь и оперативно адаптировали систему под реальные сценарии работы.

Это позволило снизить сопротивление и ускорить привыкание команды к новому инструменту.

Что изменилось после внедрения

Измерить эффективность в цифрах сложно — слишком много внешних факторов. 

Но самое главное изменение, которое мы ощущаем каждый день — это гибкость и прозрачность процессов.

Если раньше большинство задач велось в голове, таблицах, чатах и чек-листах, то теперь у каждой задачи есть срок, ответственный и статус. 

Вот простой пример: раньше подготовка клиентских отзывов занимала массу времени и сопровождалась путаницей — кто, когда, кого опрашивает, куда складываются ответы? 

Теперь всё это — автоматизированный процесс с понятной последовательностью шагов. Каждый знает, что делать, где взять информацию и когда подключиться. 

Результат — меньше хаоса, больше предсказуемости.

Из пользователей в интеграторы

На первом этапе внедрения мы воспользовались услугами внешнего консультанта, чтобы ускорить запуск и не упустить важные нюансы. Параллельно осваивали систему самостоятельно — разбирались в логике, пробовали разные сценарии, адаптировали ПланФикс под свои процессы. Постепенно накопили достаточно экспертизы, чтобы начать делиться ею с другими.

Сегодня мы не просто используем ПланФикс в своей работе, но и помогаем другим компаниям адаптировать систему под их задачи.

Кроме того, мы разработали собственные конфигурации для маркетплейса ПланФикса — готовые решения для управления клиентской базой, продажами, рабочим временем и взаимодействием между сотрудниками. Почти все они доступны бесплатно. Исключение — лишь преднастроенные воронки.

Что в итоге?

Внедрение ПланФикса стало для нас не просто сменой инструмента, а переходом на новый уровень управляемости и прозрачности. Вместо разрозненных задач, таблиц, чатов, чек-листов — единое пространство, где всё систематизировано: от продаж и производства, до аналитики и документооборота.

Благодаря этому нам удаётся быстрее запускать проекты, гибко реагировать на изменения и не терять фокус в рутине.

ПланФикс стал платформой, которая соединила наших клиентов, сотрудников, процессы и данные в одну логичную экосистему. А когда всё работает слаженно — и результаты не заставляют себя ждать.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.