Какой бы бизнес у вас ни был, существовать без документооборота он не сможет. Документы могут быть абсолютно разными и способы работы с ними — тоже. Однако упростить этот процесс — заветное желание почти каждого предпринимателя. 

Возможности ПланФикса позволяют закрыть эту потребность причем разными способами. В этой заметке покажем, как в ПланФиксе организовать базу документов.

Чем более четко будет организована структура базы — тем проще сотрудникам найти нужный документ. Казалось бы, простое правило, но почему-то все о нем забывают. 

Для хранения документов в ПланФиксе используйте раздел «Проекты», в нём можно организовать следующую структуру: 

• главный проект
  • основные виды документов (подпроекты)
    • вариации основных видов документов (подпроекты)

Главное — учитывайте насколько удобна и проста структура для сотрудников. Чем она проще и понятнее, тем лучше. 

1 задача = 1 документ

В созданные на первом шаге подпроекты добавляем задачи с нужными документами. Задачи можно создавать на основе любого Объекта, главное, чтобы к ним можно было прикрепить файл:

При этом:

• Название — может полностью или частично соответствовать названию документа.
• Описание — может содержать краткое описание этого документа.
• Исполнители — сотрудники, которые отвечают за создание и редактирование документов.
• Участники —  сотрудники или группы сотрудников, которым требуется доступ для просмотра и использования документа.

Варианты организации совместной работы над документами

Совместная работа над документами в такой системе хранения может вестись по-разному.

I Вариант

Каждый сотрудник может внести правки в документ — это станет новой версией оригинального документа. Все действия, произведенные над документом, будут отмечаться в комментариях задачи, где он хранится.

II Вариант

Чат в задаче с документом используется только для обсуждений. Участники задачи с доступом смогут задавать в нем вопросы, предлагать изменения и т.д., а исполнители, ответственные за редактирование документа, будут вносить соответствующие правки.

III Вариант

Руководитель вручную распределяет задачи по доработке и редакции документа между сотрудниками с помощью чек-листа, а комментарии в чате используются только для уведомления остальных сотрудников о новых изменениях. 

В случае, если на основе текущего документа нужно создать новый — сделайте пункт чек-листа подзадачей:  

Контроль и управление документами

Дорабатывать и обновлять базу документов можно постоянно. В готовом виде ее можно увидеть в разделе Документы:

Структура папок с файлами сформируется автоматически в соответствии со структурой созданных вами проектов, о которых мы говорили в начале заметки. При этом в каждой из папок можно увидеть:

1. название документа
2. задачу, к которой он прикреплен
3. автора документа
4. дату и время создания

Такая организация работы с документацией поможет сотрудникам значительно упростить и оптимизировать процесс управления документами, что приведет к ряду положительных эффектов:

• Упрощение поиска и доступа к документам
  Четкая структура хранения документов в ПланФиксе, организованная через проекты и подпроекты, поможет сотрудникам быстро находить необходимые документы. Это сократит время на поиск и обеспечит более эффективную работу.
  
• Повышение прозрачности и контроля
  Использование задач для управления документами позволит отслеживать все действия, связанные с документами. Это обеспечит прозрачность работы, так как каждый шаг по созданию или изменению документа будет зафиксирован и доступен для всех участников процесса.
  
• Улучшение совместной работы
  Варианты организации совместной работы над документами, предлагаемые в ПланФиксе, помогут гибко настроить процессы редактирования и обсуждения документов. Это даст возможность сотрудникам эффективно сотрудничать, вносить правки и предлагать улучшения, что в конечном итоге повысит качество документов.
  
• Автоматизация и ускорение процессов
  Использование шаблонов для типовых документов, а также возможность автоматической генерации структуры папок с файлами на основе проектов, значительно ускорит процесс работы с документацией. Это особенно важно для регулярных и стандартных документов, например, договоров, счетов и актов.
  
• Постоянное обновление и доработка
  Возможность постоянно обновлять и дорабатывать базу документов позволит поддерживать актуальность данных и адаптировать структуру хранения под меняющиеся потребности вашей компании.

В конечном итоге, такая организация документооборота будет способствовать повышению эффективности работы команды и снижению рисков, связанных с потерей или неправильным использованием документов.

И напоследок, отмечу три важных детали.

Первая — в ПланФиксе можно гибко настроить права доступа к документам. Например, всем сотрудникам можно предоставить доступ только к просмотру документа, и лишь некоторым из них к редактированию. Это позволит обезопасить документы от «случайных» правок и контролировать доступ сотрудников к корпоративной информации.

Вторая — помимо базы документов в ПланФиксе можно организовать и процедуру их согласования. Вы сможете ускорить и упростить этот процесс с помощью стандартной конфигурации «Согласование документов». 

Третья — в ПланФиксе есть готовое решение по работе с документами — Реестр документов. С его помощью вы сможете легко управлять и работать с документами предприятия. Решение включает в себя автоматические напоминания о необходимости продления документа, удобный поиск по типам документов, а также визуальное отображение основных параметров документов. Кроме этого в нём есть автоматическая смена статусов задач и уведомления ответственных лиц. Всё это помогает оптимизировать документооборот и избежать просрочек.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.