Сегодня у нас для вас небольшой подарок к сезону отпусков: возможность назначить для себя (или любого отсутствующего сотрудника) временно исполняющего обязанности. Теперь можно спокойно отправляться куда угодно и на любое время – добрые роботы не дадут задачам и комментариям зависнуть в ожидании вашего возвращения
Работает это до безобразия просто. Достаточно указать, кто станет временно исполняющим обязанности сотрудника в его карточке:
Выбранный в качестве ВРИО пользователь будет отображаться в карточке отсутствующего сотрудника:
С этого момента он начнет получать уведомления о новых задачах и комментариях, адресованных счастливому отпускнику. Причем вам нет нужды беспокоиться об отсутствии у него доступа: при появлении первого комментария в задаче отсутствующего сотрудника, ВРИО не только получит уведомление о нем, но и будет подключен к этой задаче.
То же касается и новых задач, поставленных на отпускника: роботы автоматически подключат ВРИО к такой задаче и он сможет отработать ее вместо отсутствующего товарища.
Обращу ваше внимание на то, что ВРИО действует от своего имени, а не от имени отпускника – система просто информирует его о задачах и подключает к ним.
Когда отпуск (или отсутствие по другому поводу) заканчивается и сотрудник возвращается на работу, ВРИО нужно отключить. Для этого достаточно подвести курсор к его аватару в карточке замещаемого сотрудника и нажать на крестик:
Удаление не отключает ВРИО от задач, в которых он уже участвует – он просто перестает подключаться к новым задачам этого сотрудника и уведомляться о комментариях, которые ему адресованы.
Вот такое небольшое, но приятное нововведение. Отдыхайте спокойно, набирайтесь сил – они вам понадобятся 🙂
Полезный функционал, спасибо!
Большое спасибо за нововведение!
Здорово, что это теперь решается на вашем системном уровне, а не на нашем местном в автосценариях)
И кстати говоря, к запланированным отпускам мы могли готовиться заранее. А вот неожиданные невыходы на работу по болезни или семейным обстоятельствам действительно создавало проблемы.
Странно, что вы назвали это небольшим подарком)) это огромный сюрприз и ооооочень долгожданная настройка! Огромнейшее спасибо)) вы – лучшие, как всегда)
Ну так мы же еще и скромные 🙂
Спасибо!
Спасибо! Осталось только найти время для этого самого отпуска… 😀
Спасибо, полезно.
Сначала подумал, что мы сможем реализовать через эту функцию посменную работу менеджеров! Создать безличный аккаунт Менеджера и в начале смены устанавливать для него в ВРИО аккаунт одного из сотрудников, который работает сегодня.
Но так как доступ ко всем задачам не предоставляется и работа ведётся от своего имени, такое не подойдёт нам (( если написать скрытый комментарий для ВРИО – другой ВРИО на следующий день не сможет увидеть его – и куча других нюансов ((
Пользуясь случаем очень просим ввести возможность добавлять в роли не только сотрудников, но и ДОЛЖНОСТИ, что очень бы помогло для решения описанного выше кейса.
А также какое нибудь решение для организации посменной и “вахтовой работы”… какое нибудь расписание назначения и автоматической смены должности по расписанию…
Техподдержка в самом Планфиксе работает по принципу – кто первый взял того и задача, остальные отключаются от задачи. Но у нас так не выходит. Завтра сегодняшнего менеджера уже не будет онлайн, а работу по задаче кто-то должен продолжить (сегодняшний менеджер). Приходится добавлять в исполнители группы сотрудников. И тогда или теряются важные оповещения – если вместо всех менеджеров адресуешь сообщение только сегодняшнему. Или сыпятся тонны ненужных сообщений всем менеджерам, хотя на смене сегодня только 1.
*Грустный_смайлик.gif*
У механизма ВРИО есть четкое предназначение, поэтому вряд ли стоит рассчитывать на его увод в этом направлении. А вот над механизмом “сменности” надо думать. Я сам периодически точу зубы об эту задачку, но пока красивого и простого решения не придумал. Так что присоединяйтесь)
Мы представляем себе это примерно следующим образом. Просто мысли вслух.
Есть должности.
Предоставить возможность указания в любой роли – должность. Разница по сравнению с добавлением группы сотрудников в том, что в поле роли и в “конвертиковом” списке участников задачи будет указана именно должность, а не добавятся и начнут отображаться сотрудники с этой должностью.
Но при этом к задаче начинают иметь доступ все сотрудники, для которых указана эта должность.
Это даёт следующие преимущества:
– Доступ имеют все представители должности
– При написании скрытого комментария для должности его увидять ВСЕ сотрудники в этой должности, даже будущие (!!!). Что очень удобно, так как сейчас если написать скрытый комментарий всем представителя ГРУППЫ сотрудников, то потом если в группе сотрудников произойдёт замена – новичок не увидит скрытый комментарий. Ну и это касается не только скрытых комментариев и оптимизация всей системы оповещений и напоминаний.
– Другим сотрудникам будет не обязательно досконально знать всех по именам, чтобы правильно адресовать задачу. Назначая исполнителем должность – куда легче будет ориентироваться (особенно при большом количестве сотрудников)
– Косвенно появится разделение на персональную и коллективную ответственность. Да, Планфикс – это про персональную ответственность. Но возможность добавлять много исполнителей присутствует (и активно используется). А теперь будет более прямо и понятно: если добавлен сотрудник по имени – то это его персональная ответственность. Если добавлена должность: то эту ответственность он разделяет с другими сотрудниками аналогичной должности.
– Упрощение рутины: нужно отправить сообщение семи менеджерам в задаче, а другим сотрудникам не отправлять? Вместо семи конвертиков – теперь один. И конвертик – это только один пример.. по факту кажется есть ещё места, где это упростит и ускорит рутинные действия. Ведь с группами сотрудников – после добавления в задачу они всей кучей попадают туда индивидуальными именами.. а потом играйся с этими именами.. отделяй их от других сотрудников, вспоминай, кто есть кто….
—
На практике работа с задачами может выглядеть следующим образом. Если в задачу добавлена должность, а не именной сотрудник, то в заголовке комментария, в оповещениях, хрониках и везде – вместо имени будет фигурировать именно должность. Но если в должности несколько сотрудников и важно знать, то именно выполнил то или иное действие, то все сотрудники (не контакты)могут навести курсор мыши на должность в оповещении\комментарии и всплывашка покажет имя сотрудника, который относится конкретно к этому действию. Примерно как посты “от имени группы” в ВК. Если администратором навести курсор на время публикации – показывает кто именно опубликовал этот пост. Ну или в скобочках после должности писать, это уже детали.
А вот контакты к примеру будут видеть только должность, без имени. Ну или опционально можно будет как то “раскрывать” имена для конкретных задач или должностей галочкой. Вероятно, можно и без этого для начала..
Теперь о сменной работе.
Для должностей сделать “календарь посменной работы”. По умолчанию для всех должностей он будет заполняться по правилу “все сотрудники” + “100% всех дат” – и 90% пользователей планфикса даже не будут знать о существовании этого календаря и никогда им не воспользуются, ведь по умолчанию он будет работать так, как работает система сейчас.
Но остальные заинтересованные смогут войти в календарь и указать какие сотрудники в какие дни работают. То есть внутри календаря выбрать любого сотрудника – и снять с него те даты, в которые он не работает. С технической точки зрения не знаю насколько это совместимо с Планфиксом, но визуально моё воображение рисует такую картину:
Допустим в должности семь сотрудников. Выше над календарём список из семи сотрудников и каждый своего цвета (или с жирной точкой слева уникального цвета).
Ниже видим обычный календарь на год с датами. И в датах проставлены точки разных цветов. Наличие точки в дате указывает, что сотрудник работает в этот день. По умолчанию в каждой дате будут все семь точек (и при добавлении в должность восьмого сотрудника он появится во всех датах на год). То есть календарь по умолчанию работает так, что все сотрудники в должности работают как обычно, а не посменно. А вот тем, кому нужно посменно – просто снимают точки с нужных и ненужных дат, настраивая работу по сменам на месяц или год.
Одно замечание: у нас пересменка иногда происходит и в середине дня. Нам бы очень не помешал дополнительный уровень углубления внутрь дня и тот же принцип с указанием точек уже по часам, а не только по дням (там где это нужно). Но мы будем очень счастливы, если для начала будет только по дням.
Спасибо за внимание!
Спасибо, Андрей. Подумаем, что можно из этого выварить.
Присоединяюсь, что нужно дорабатывать функционал должностей и сменный график работы сотрудников.
Очень хотелось тоже такое увидеть.
Поднимал аналогичную тему на форуме. Предлагаю еще там пообсуждать. https://forum.planfix.ru/viewtopic.php?f=20&t=4756
И она не единственная =)
https://forum.planfix.ru/viewtopic.php?f=36&t=4382
Отличный функционал, очень полезно , а то мы для этого наделали групп- должностей, типа Гл. бух и заменяем в группе пользователя на нужного. Теперь этот функционал решает эту проблему, отлично, но наше решение еще решает проблему постоянной замены человека в этой должности ( уволился), как быть в этом случае?
Как заменить пользователя навсегда, если он во многих скриптах присутствует?
Приветствую!
Присоединяйтесь к ветке обсуждения выше =)
>> Как заменить пользователя навсегда, если он во многих скриптах присутствует?
– Сейчас есть механизм передачи задач сотрудника, с его помощью можно разово передать все задачи от одного человека на другого. Он как раз задуман в первую очередь для случаев передачи дел в связи с увольнением. Что он не делает, так это не заменяет человека в автоматических сценариях и тому подобных местах, где он может использоваться.
“это не заменяет человека в автоматических сценариях и тому подобных местах, где он может использоваться.”
Так это главное. Заменить исполнителя в текущих задачах не проблема , проблема поменять его в скриптах. А если он в паре десятков скриптов? Вылавливать м менять руками задача не тривиальная.
Вот мы и пришли к должности в виде группы, позаменяя пару раз уволившегося руками. Теперь все, кто есть в скриптах- только группой.
Вообще пора видимо заводить сущность “должность”. В любом документообороте она есть, понятно что Планфикс не документооборот,идеология несколько другая, но все равно видимо без должности не обойтись, она вроде как есть , но сделать ее ( должность) исполнителем нельзя. Жаль.
Спасибо, учтем это мнение в дальнейших обсуждениях. Андрей выше развернул достаточно подробно как он видит работу с должностями – вас бы такое устроило?
Про сменную работу не берусь комментировать- нет такой задачи. А вот идея с должностью, в которой несколько сотрудников мне видится не логичной.
Я бы не отходил от “общеофисной” практики. Одна должность- один сотрудник. То, что предложил Андрей- это все -таки группы.
Тут возникает вопрос с должностями, которые называются одинаково, (менеджер по продажам), но это все же разные сотрудники, я бы не стал обезличивать их совсем. В документооборотах я их обозначал номерами (Менеджер по продажам 1)
Но у меня такие должности ничего не согласовывали ( не были участниками сценариев), может не всем подойдет.
И еще раз спасибо.
С точки зрения логики – я с Вами в целом согласен про то, что много сотрудников в одной должности – это не очень хорошо. Но на практике такое бывает – и не редко. Например, “агент поддержки” – должность.. а сотрудников там могут быть сотни.. и все выполняют одинаковую работу.
Не вижу смысла (извините, не совсем наверное правильно подобрано слово…) “пугаться” предложения по поводу нескольких сотрудников в одной должности – так как все желающие смогут использовать ЭТУ ЖЕ систему стандартным способом – добавляя лишь по одному сотруднику в должность…
А для остальных будет больше возможностей.
По поводу групп – тут сложно. Да, группы логически тут наверное бы лучше подошли. Но группа сотрудников в планфиксе уже вполне сформировавшаяся сущность со своим смыслом, поведением и планом применения.. у многих она уже очень глубоко вшита в шаблоны и скрипты и изменения поведения групп очень тяжело отзовётся на пользователях… Вводит что-то новое – это будет бардак и дублирование сущностей. А вот должность насколько мне известно это пока что лишь обычное селект поле декоративного значения… И на его основе как раз можно начать расширять возможности для того, чтобы закрыть нужные потребности.
Полностью поддержу Андрея.
Поле “должность” в ПФ практически нигде не используется. А если его начать использовать аналогично “группам” при выборе участников – это может помочь в решении некоторых задач.
А доработка с ВРИО – восхитительна.
Спасибо!
Что мне нравится в планфиксовской идеологии – не плодить сущности. Поэтому желательно сразу делать сущности максимально широкими, чтобы они подходили под любые сферы и кейсы.
В вашем случае должность содержит в себе группу сотрудников, а у кого-то наоборот сотрудник содержит несколько должностей – специализаций. Про это тоже желательно не забывать при развитии темы должностей-специализаций.
Вот сейчас есть сущность проект, но многие не видят ей применения, так как не могут всё дерево задач отнести к каком-то одному проекту. Было бы полезно иметь возможность относить связанные задачи к разным проектам, тогда проекты могли бы стать механизмом группировки по темам или отделам.
А уж если бы появилась возможность отнести задачу к нескольким проектам была бы возможность очень удобно маркировать задачи этими тегами-проектами и потом просматривать их сгруппировано. Вот мне лично было бы удобно видеть задачу по закупке и в проекте закупки и проекте планирования затрат и в складском учёте. Сейчас это можно только пользовательскими полями сделать, но из отчётов
не так удобно с задачами работать, как из проектов.
Так же и с должностями, хотелось бы иметь возможность прицеплять к сотруднику несколько должностей. Так как лично у нас есть многостаночники, которые, к примеру, и менеджер и конструктор в одном лице и задачи обоих должностей могут выполнять. Сейчас такой кейс никак не решается, может хоть с должностями решится.
Вообще в идеале, я для себя вижу оптимальным такой набор сущностей: Задача, Ресурс, Тег.
Сотрудник тоже ресурс, помеченный тегом “Должность”, прикреплён к задаче, видит подзадачи – комментарии, если они помечены тем же тегом, как и он, либо вообще есть связь с ним. У ресурса есть график загрузки-доступности. Видно когда работает, когда нет, а когда работает за двоих, вполсилы за каждую должность. Я вот этими тремя сущностями любой бизнес-процесс могу описать от приёма на работу, до производства ракеты на Марс. Остальное избыточным мне кажется.
Отлично, спасибо!! Вовремя.