Дмитрий Гончаренко

Управление сделками

Не знаю, что вы ожидаете увидеть под этим названием – возможно, что-нибудь эдакое

Управление сделками в ПланФиксе
Если так, то можете и расстроиться, планфиксовские чудеса – они другие 🙂

Философская минутка
Не хочется долго философствовать на тему неправильного понимания термина CRM, которое распространено на рынке, но вкратце сказать придется:

  • в классическом понимании CRM это Управление связями с клиентами, то есть комплекс долгосрочных мер, которые должны привязать клиента к вам и сделать его работу с вашей компанией сплошным приятным сном;
  • у нас же обычно под CRM понимают все что угодно: от записной книжки с днями рождения клиентов до системы управления предприятием, с учетом складских остатков, бухгалтерией и сопровождением производства;
  • но чаще всего приходится встречаться с определением CRM вроде “ну такая штука, чтоб клиентов с лендинга или по телефону получать на входе и продажники им продавали наш товар/услуги”.

Сегодня мы поговорим как раз об этой “штуке для продажников”, которую, на мой взгляд, правильнее считать лишь частью CRM.

Конфигурация
Отдельно отмечу, что сегодня первый случай, когда я предлагаю вам не рассматривать картинки в блоге и описание настроек, а установить конфигурацию “Управление сделками” в своем аккаунте и пощупать ее руками:

  • сделать это может владелец аккаунта в Управлении аккаунтом;
  • после окончания экспериментов конфигурацию можно удалить (там же), чтобы не засорять аккаунт лишними настройками;
  • также вы можете зарегистрировать отдельный аккаунт и поэкспериментировать с конфигурацией в нем, чтобы не пугать коллег;
  • владельцам бесплатных аккаунтов в принципе остается только вариант с новым акккаунтом, т.к. конфигурация содержит много сущностей и некоторые из них не поместятся в ограничения бесплатного аккаунта (а в новом аккаунта в рамках пробного периода этих ограничений нет).

Также сразу хочу отметить, что конфигурация “Управление сделками” не является:

  • самой правильной;
  • единственно возможной;
  • полной и неизменной;
  • и много еще какой другой.

Это просто попытка воплотить в виде готовых настроек один из распространенных сценариев обработки лидов и поделиться с вами этими настройками. Вы можете их изменять, добавлять, удалять и так далее. Для кого-то конфигурация будет работать “как есть”, а для кого-то станет лишь стартовой площадкой, стимулом задуматься и настроить процесс так, как удобно.

Поехали
Сама по себе работа с конфигурацией “Управление сделками” описана в инструкции, но общую канву я вам продублирую тут.

В основном вся работа происходит в планировщике “Управление сделками”, фрагмент которого приведен на скриншоте:

Планировщик
Задача продажника – провести сделку из первого столбца, по этапам, к успешному завершению.

В первом столбце находятся контакты, с которыми пока не заключено ни одной сделки. Как они туда попадают, зависит от вас:

  • можно вносить их вручную прямо в столбце;
  • можно импортировать из доступных источников;
  • контакты могут попадать в систему автоматически с лендингов, почты и т.п. – но тогда они скорее всего будут появляться сразу с задачей-сделкой и в этом столбце не засветятся, а сразу возникнут в следующем.

Последующие столбцы характеризуют различные этапы сделки. В них отображаются карточки сделок с основной информацией + следующими запланированными задачами (созвониться, подготовить предложение, встретиться и т.п.). Вот как выглядит карточка в стандартном варианте:

Карточка сделки и активность по ней в ПланФиксе

Сотрудник отдела продаж:

  • перетаскивает контакт в столбец со сделками и создает потенциальную сделку по этому контакту;
  • планирует по этой сделке следующую активность;
  • совершает эту активность в запланированное время;
  • если она приводит к продвижению сделки на следующий этап – перетягивает карточку сделки в соответствующий столбец;
  • если нет – фиксирует в сделке результат проведенной активности (“Созвонились, просят еще два дня на подумать”) и планирует следующую (“Позвонить такого-то числа”);
  • и так по всем сделкам, до победного (или не очень) конца.

В качестве дополнительного инструмента планирования работы продажника можно использовать стандартный планировщик “Ежедневник”, в котором он видит запланированные на сегодня (или на любой другой день) активности, может распределять их по времени в течение дня и т.п. Ну и весь остальной функционал ПланФикса тоже у него под рукой, если он ему понадобится – уведомления, Хроника, фильтры задач и так далее.

Руководитель может видеть все сделки всех сотрудников в планировщике “Управление сделками”. Также мы подготовили несколько отчетов, которые помогут получить статистику по сделкам и сотрудникам в разных разрезах за любой период – их вы увидите в группе отчетов “Управление сделками”, которая появится в вашем аккаунте после установки конфигурации.

Как я уже упомянул выше, конфигурация может быть самостоятельно настроена вами под условия компании – в ней нет ничего неизменного, это просто готовая пачка настроек, сделанных стандартными средствами ПланФикса. Я мог бы описать их вам тут в виде скриншотов и пояснений и вы повторили бы их у себя – но теперь в этом нет необходимости, вы получаете эти настройки в несколько кликов, установив готовую конфигурацию.

Плавно перехожу к заключению. А скорее – к началу обсуждения 🙂

  • в полном соответствии с идеологией ПланФикса, для управления сделками нам не пришлось использовать какие-то дополнительные сущности – все сделано на базе стандартных инструментов: Планировщика, настраиваемых статусов и полей, шаблонов задач и отчетов;
  • несмотря на то, что стандартная конфигурация не помещается в бесплатный аккаунт по ограничениям, вы можете ее туда втиснуть, если немного уменьшите количество этапов сделки (ну и еще кое-что по мелочи может понадобиться подшаманить);
  • нам работа над такими конфигурациями помогает на примере увидеть, какого функционала не хватает и как он должен работать, чтобы решать конкретные задачи – например, мне не нравится текущая воронка, которая получилась в отчетах, и мы договорились что нам нужно сделать, чтобы она стала более информативной. Изменения, которые мы запланировали, помогут решить не только эту частную, но и многие другие задачи, которые не имеют никакого отношения к управлению сделками;
  • мы рассчитываем, что вы включитесь в эту работу и снабдите нас новыми предложениями, реализация которых поможет сделать вашу работу по управлению сделками в ПланФиксе удобнее. И не только ее, в общем-то.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

Вроде бы все написал, что планировал. Если что – спрашивайте, продолжим в комментариях.

UPDATE 26-07-2017: Мы выпустили обновленную версию Управление сделками 2.0, в которую включена автоматическая система отслеживания сделок без запланированной активности и календарь активностей.

43 комментария

  1. Спасибо, круто. Будем допиливать.
    Раньше делали это все так: http://www.slideshare.net/koptelov/planfix-4-c-crm

    Скажите, а можно ли сделать так, чтобы лид на каком-то из этапов воронки создавал проект под себя?
    Вы как-то описывали, как у Вас выглядит CRM и там каждый клиент – это проект. Хотелось бы, что на этапе, например, “согласование документов” создавался проект с именем лида и задачка переносилась в него.

    1. Нет, на текущий момент мы ничего такого не планировали. Придумать можно, конечно, но пока даже не фантазировали в эту сторону.

      У нас, кстати, клиент это не проект (если говорить, как именно мы работаем в ПланФиксе как в CRM-системе).

      1. Вы проект делаете отраслью деятельности?
        Мне этот момент очень интересен.

        Я например позиционирую проекты так:
        группы проектов – типовые задачи
        проекты – типовые задачи по клиенту
        задачи – задачи)))
        А как у вас?

  3. Установил конфигурацию.
    В “необработанные лиды” показывает громадный перечень контактов. На данный момент среди них точно нет лидов.
    Какое условие отбора должно стоять у этого столбца по идеологии Планфикса? Если 1/2 входящих задач это HelpDesk а 1/2 это проекты по разработке ПО, а то что можно назвать бывшими лидами находится в уже завершенных задачах?

  4. Прочитал.
    Я вижу как сделать, но мне не понятно какой фильтр покажет именно необработанные лиды.
    Обращения (задачи) идут непрерывным потоком, от контактов, клиентов, сотрудников. Какая то из них является зацепкой – будущей продажей.
    Появляется потенциальная сделка – задача. По одному контрагенту одновременно может быть несколько сделок в разной стадии.
    Таким образом, лидом для меня это в терминах ПланФинкса конкретная задача но не контрагент.

    Мы работаем с лидом, гоняем его по разным стадиям – собираем информацию, разрабатываем сметы, ТЗ, прочие вещи, заключаем договор или выставляем счет если работы в рамках действующего договора, после этого лид переходит в другую сущность в проект или конкретную задачу из области цепочки поставок. Поэтому необработанным лидом может быть идея или входящий запрос на услуги/товары от контрагента.

    1. > Таким образом, лидом для меня это в терминах ПланФинкса конкретная задача но не контрагент.

      – Это ключевой момент. Он означает, что сделку надо сразу начинать с какого-то этапа, а первый столбец с контактом в Вашем случае не используется. Это нормально.

  5. Дмитрий, спасибо за очередной пост!
    Единственное, что Ваше каждое новое сообщение разворачивает меня на несколько градусов в сторону от намеченной цели (Клинический медицинский центр, если помните))) Я как на корабле во время шторма – бросает от борта к борту… Теперь такой вариант, описанный в этом посте, кажется мне подходящим для моего сложного клинического случая))))

  6. Коллеги, обнаружили небольшой баг в конфигурации – при создании подзадач по сделке они должны создаваться по шаблону “Активность по сделке”. Пропустили этот момент при сборке конфигурации, завтра поправим.

    Самостоятельно это можно сделать зайдя в шаблон “Сделка” и установив параметр “Шаблон для подзадач” в “Активность по сделке”.

  7. Установил у себя, первые замечания или придирки, смотрите сами:)
    1. После установки у меня в колонку необработанные Лиды попали все данные из раздела Контакты(люди и контрагенты). На мой взгляд в данную колонку должны попадать все данные из раздела Контакты кто относится к группе клиенты или без группы, т.к. с контактами из остальных групп практически никогда не ведутся сделки. Это можно сделать и самому, добавив в параметры отбора ещё одно условие, но как мне кажется такое условие должно стоять по умолчанию, что бы не додумывать его каждому пользователю самому.

    2. В необработанных лидах отображаются и Компании и Контакты, но если Контакт принадлежит Компании то всё равно отображается 2 лида, как мне кажется лид должен быть 1. Пример: был получен контакт Васи Пупкина из компании “Всё просто”. Завели в систему Васю Пупкина и соответственно его компанию. Соответственно, в управлении сделками колонка необработанные лиды появились 2 лида: 1-ый Вася пупкин, 2-ой Компания Всё просто. Хотя это всего один лид.

    1. 1. Согласен, обдумаем этот момент.

      2. Тоже решается настройками (показывать Компании или Контакты). Но если сразу по умолчанию поставить или то, или другое, то не попадем в ощутимом проценте случаев – ведь мы не знаем заранее, работает компания с юридическими или физическими лицами.

          1. Спасибо
            Подскажите, а всё таки есть вариант что-то сделать с этим пунктом №2?
            Иногда обращаются физлица (Контакты), иногда – юрлица (Компании), если выбрать чтобы показывалось что-то одно – есть вариант потерять заявку
            Если выбрать оба – начинается каша и дублирование, когда по одному и тому же проекту 2 задачи идут сквозь все этапы сделки, это неудобно

            Вообще функционал – просто супер, я вообще про планфикс. Неделю с вами – очень нравится возможность допиливания под себя, нужные мне поля в карточке контактов и компаний

          2. Тут есть разные варианты – но ветки в обсуждении блога короткие, так что особо не распишешься) Поставьте задачу в Службу поддержки, продолжим.

    1. Оба блока важны, оба в планах на этот год и даже на первую его половину. Дождемся и посмотрим, что из этого выйдет.

  9. Как раз то, что я собирался реализовывать на следующей неделе.
    Даже немного больше получаю с этой конфигурацией.
    Спасибо вам за работу и экономию моего времени!

        1. Это тоже решаемо. Если опишете подробнее как Вы видите свой процесс и прохождение этапов в нем, подскажу варианты.

          1. Процесс Заявка статус: принята

            Дален Идет одновременно Два процесса по заявке
            Процесс Подготовка контента статус принято/выполнено
            Процесс: Подготовка документов статус: запрос документов, документы получены

            Когда эти два условия выполнены
            Эти два процесса объединяются в один

            Процесс Отправка
            статус: формирование посылки / посылка отправлена

  11. Процесс Заявка статус: принята

    Дален Идет одновременно Два процесса по заявке
    Процесс Подготовка контента статус принято/выполнено
    Процесс: Подготовка документов статус: запрос документов, документы получены

    Когда эти два условия выполнены
    Эти два процесса объединяются в один

    Процесс Отправка
    статус: формирование посылки / посылка отправлена

    1. Обойдемся одним процессом, задача достаточно стандартная. Вот как можно сделать:
      – Добавляете в шаблон сделки еще одно поле для учета подготовки документов. Можно обойтись типом “Чекбокс” и назвать его “Документы получены”. Можно использовать тип “Список” из двух пунктов, “Запрос документов”, “Документы получены”. Для примера возьму первый вариант.
      – По умолчанию в новой сделке чекбокс “Документы получены” не активирован, то есть документов пока нет.
      – Добавляете в планировщик список “Запрос документов”. Условия в нем могут быть примерно такими: https://pic.planfix.ru/pf/fX/YS22VT.jpg В этом столбце будут отображаться сделки, которые приняты, но не завершены, и у которых не проставлен признак “Документы получены”
      – В списках для статусов “Формирование посылки” и “Посылка отправлена” добавляете условие “Документы получены = Да”, чтобы сделка попадал в них только после того, как по ней есть все документы.

      Таким образом, сразу после принятия сделки она будет отображаться и в списках ветки “Подготовка контента”, и в списке “Запрос документов”. Если подготовка контента будет выполнена раньше, чем будут получены все документы, менеджер переведет статус в “Формирование посылки”, но в списке “Формирование посылки” сделка не попадет, т.к. у нее пока нет признака “Документы получены”. Когда признак будет проставлен, она автоматически окажется в списке “Формирование посылки” и пойдет дальше.

      Объяснил коротко, если остаются непонятные вопросы – спрашивайте, продолжим.

      1. Решил идти через справочник.
        создал справочник, добавил значения, вывел его в шаблоне задачи как http://prntscr.com/kuxxnu

        при этом в самой задаче у такого поля можно выбрать несколько значений, а необходимо что бы можно было 

        выбрать только одно значение и в определенной последовательности

          1. Слишком накручено получилось, Константин. И справочник сам по себе это перебор для этого случая, как из пушки по воробьям. И внутри справочника засунут список, это как будто пушка стреляет кассетными бомбами 🙂

            Предлагаю вернуться к простому полю типа “Список”, если не нравится мой пример с полем типа “Чекбокс”. Добавьте его к задаче и укажите в нем через запятую то, что сейчас указали в справочнике.

              1. Тут 2 варианта:
                1. Да, так же.
                2. Просто добавить в набор статусов оба состояния работы с контентом и не вводить дополнительный признак.

                Со стороны мне кажется, что второй вариант предпочтительнее, т.к. он не требует дополнительного признака и вообще подготовка контента является важной составной частью бизнес-процесса, как я понимаю. Но вам по месту виднее.

                  1. Правильное замечание, сделаем чтобы позволял. На текущий момент можно изменят это значение, просто перетаскивая карточку в следующий столбик, где настроено условие что запрос отправлен (ну или другое нужное состояние этого поля).

            2. Попробовал не использовать справочники, а делал через списки

              минус списков в том, что если нужно поменять значение, например по смыслу
              то менять нужно потом во всех документах 🙁
              есть ли вариант не использовать справочники, но при этом возможность менять названия значений безболезненно?

              1. Имеется в виду менять совсем – то есть, удалить одно значение из списка и заменить его другим? Или какая-то другая ситуация?

                  1. Мы же вроде про список, а не про справочник?

                    Есть предложение: чтобы тут не растить “деревья”, давайте перейдем в общение через ПланФикс – поставьте задачу в Службу поддержки и попросите подключить меня, там продолжим с этого момента.

Добавить комментарий