Лето — это самый долгожданный и желанный сезон для каждого работника. Это время, когда можно расслабиться и насладиться заслуженными каникулами. Однако, что делать с задачами и обязанностями сотрудника, который идет в отпуск?
Ответ очевиден — назначить ВРИО.
ВРИО — это сотрудник, который будет временно исполнять обязанности отдыхающего коллеги. ПланФикс будет автоматически уведомлять ВРИО о новых задачах и действиях, которые адресованы замещаемому сотруднику.
Например, назначим замену для Евы. Для этого в разделе «Сотрудники» открываем ее карточку и кликаем на «Задать ВРИО» в выпадающем меню:
Далее указываем сотрудника и период замены:
Теперь в карточке Евы указано, что ее обязанности в ближайший месяц выполняет Анастасия. Чтобы отменить назначение ВРИО, достаточно навести курсор на аватар Анастасии и нажать крестик:
Как это работает?
Посмотрим, что произойдет, если поставить задачу для Евы. Создаем задачу «Проверка ВРИО», исполнителем указываем Еву:
В этой же задаче пишем проверочный скрытый комментарий видимый только для Евы. Для этого вводим текст комментария, выделяем сотрудника, который должен получить уведомление, после активируем «Замок», чтобы сделать комментарий скрытым для остальных участников задачи:
В планировщике Анастасии в хронику пришло уведомление о новой задаче, а также комментарий, адресованный Еве:
Откроем эту задачу. В ней Анастасия состоит в той же роли, что и Ева (1). Также ей доступны новые комментарии, в которых уведомлен заменяемый сотрудник (2):
А теперь посмотрим, что увидит Ева, если зайдет в свой аккаунт во время отпуска. В ее хронику придут все уведомления о новых задачах и комментариях (1), также в нижнем правом углу она увидит, что для нее назначен ВРИО (2):
Используйте ВРИО, чтобы эффективно поддерживать бизнес-процессы и обеспечивать заменяемость сотрудников.
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
Все хорошо, вот только часто ВРИО нужен доступ к уже существующим задачам (сотрудник уходит в отпуск, но у него есть пул текущих задач). По умолчанию ВРИО не получает к ним доступа, пока не придет новый комментарий.
Поэтому приходится вручную давать доступ сотруднику ВРИО. А потом, по истечении срока отпуска убирать доступ)
Дмитрий, а что делают ваши сотрудники, где нужно человека подключить к задаче, а потом убрать?
Тут логика такая: у сотрудника есть ВРИО и если в задаче, что-то происходит – ВРИО уведомляется, если нет – тогда зачем его подключать?
С другой стороны, когда вы подключили ВРИО к задаче, там что-то делалось и потом вернулся сотрудник, зачем ВРИО отключать от такой задачи, если он вел часть работ. Может у сотрудника возникнут какие-то вопросы к ВРИО, его опять руками подключать к задаче, чтобы уточнить что-то? Получается какой-то странный кейс в итоге.
Расскажите, пожалуйста, подробнее про реальную работу ваших сотрудников, может быть здесь нужен совсем другой инструмент и его надо будет сделать. В общем, нужен реальный пример, как работают сотрудники.
Да Дмитрий прав на 100%. И ситуация самая банальная – на сотруднике висят какие-то т.н. операционные простоые задачи, а-ля: “купить кофемашину”, “Подготовить макет”, “Узнать у поставщика то-то се-то” и так далее. И таких задач может быть очень много и они с разными сроками, но по ним человек может что-то делать БЕЗ взаимодействия с кем-либо. Но задача должна быть на виду. И то, что сейчас к текущим задачам ВРИО не подключается – прямо беда, серьёзно. Приходится целый бизнес-процесс делать на то, чтобы передавать задачи на период отпуска сотрудника.
Есть вариант назначить индивидуального руководителя, но это очень неправильное решение, не системное что ли) Плюс там ограничения по тарифу.
Поддержу.
часто встречающийся кейс.
Сотрудник уходит в отпуск, у него очередь задач. Эту очередь нужно показать замещающему
В целом – было бы здорово, если бы замещающий мог бы видеть задачи замещаемого, как он сам.
> “Сотрудник уходит в отпуск, у него очередь задач. Эту очередь нужно показать замещающему”
Можно конкретный пример такого списка задач? Зачем ВРИО видеть всю очередь? Получается у ВРИО будет в 2 раза больше работы: и за себя, а за того парня? Или как это у вас организовано?
> “В целом – было бы здорово, если бы замещающий мог бы видеть задачи замещаемого, как он сам”.
И его зарплатные задачи, личные данные, и доступ к задачам проекта, где допуск новых людей без согласования карается штрафами?
Один из примеров такой.
Проектная организация, в ней несколько отделов по профилям.
В отделах сотрудники со схожими функциями.
Задачи направляют на отдел, где координатор или руководитель назначает конкретного исполнителя.
Задачи не предполагают взятия в работу тут же, а проходят статусы Бэклог, ToDo, В работу, Проверка
Очень похоже на колонки канбана принятого в ИТ, но это не ИТ)
Да, здесь как раз и получается, что “за того парня” может быть
Другой пример:
Делопроизводитель, который вносит входящие письма, отправляет исходящие и контролирует задачи.
У него настроены планировщики и фильтры задач, чтобы выполнять свою деятельность.
Когда ставим просто ВРИО, то замещающему нужно также обеспечить доступ к тем же интерфейсам, а по сути, решением может быть предоставление возможности видеть задачи замещаемого, как он сам.
По конфиденциальности, согласен, есть вопросы.
Но в тех случаях, ради которых просят о подобной возможности в ПФ нет задач, которые нужно скрывать от других.
Наоборот, замещающий хочет видеть то, что видит замещаемый и так же, как видит замещаемый
У нас формируется дерево проекта из задач: Обращение – КП – Договор – Счет – Акт – Производство – Выработка ….
Верхнеуровневые задачи содержат общую, агрегированную инфу по проекту. Возможно некоторое даже завершенные (т.к. этап проекта закончился). Но всегда можно в них перейти и посмотреть данные, контакты, историю. У ВРИО такой возможности нет. Поэтому вручную приходится давать доступ ко всем типам задач (этапам проекта).
Поддерживаю Дмитрия и Сергея! Артём, мы как пользователи просим выполнить настройку полной видимости задач для ВРИО, почему вы настойчиво противостоите этой потребности пользователей? Если будут “секретные” задачи, то назначающий может их изменить – такую же настройку несложно выполнить? Обычно, ВРИО назначаются сотрудники одной роли/должности/квалификации – какие могут быть секреты? Что касается засекреченных задач по должности, если придет комментарий, то ВРИО всё равно же ее увидит и еще – если уж его назначили ВРИО – значит он полностью заменяет человека со всеми степенями секретности иначе, как будет работа работаться. Мы – активные пользователи ПланФикса, не имея требуемого функционала видимости задач для ВРИО, вынуждены производить перевод всех задач отпускника на вручную – так что радости от назначения ВРИО не испытываем, а наоборот даже имеем доп. заморочки, например, обратно исполнители “не отключаются” в задачах, где были ВРИО.
Поддерживаю предыдущих ораторов!
ВРИО – задумка хорошая, но в ситуации, когда кто-то уходит в отпуск, нам надо чтобы врио видел все, задачи, в которых отпускник в какой-то из ролей.
Например у нас вся работа на планировщиках в которых используются фильтры типа исполнитель = Я, постановщик = Я. И в этом случае уведомлений в задаче может не быть. Например исполнитель закрыл задачу и она попала в список “Я должен проверить” для постановщика. И у ВРИО этого не произойдёт.
Поэтому мы не пользуемся фичей ВРИО, а просто меняем на время в ролях задачи отпускника на замещающего сотрудника.
Присоединяюсь ко всем предыдущим ораторам. Пробовал подключать ВРИО – сразу же отключил. Недоделанная функция именно в том, что если уж он ВРИО, то должен иметь доступ к полной истории работы замещаемого сотрудника.
Очень хорошая идея, но мне с моими настройками не хватило того, что бы ВРИО заменял не только Исполнителем в задачах, но и там, где сотрудника подключают аудитором в задачах он бы тоже заменял.
Многие процессы с автоматизацией (особенно в цепочках согласований) у меня подвязаны под роль аудитора.
Особенно когда надо заместить не рядового специалиста, а руководителя на время его отпуска.