Дмитрий Гончаренко

Получение данных из Google Forms в виде задачи в ПланФикс

Этот небольшой кейс показывает, как можно получать в виде задач ПланФикса данные из любых сервисов, которые умеют отправлять их электронной почтой. В частности, при помощи Google Forms можно создать форму для сбора данных и при помощи публикуемого ниже скрипта организовать отправку данных, введенных клиентом в эту форму, прямо в ПланФикс.

Примечание: Видео обновлено в конце 2019 года, т.к. интерфейс Google Forms со временем существенно изменился.

Строго говоря, скрипт просто отправляет данные на указанный email – но так как мы указываем внутренний email пользователя ПланФикса, письма попадают внутрь системы и становятся задачами. При этом их можно обрабатывать правилами для создания задач по почте и в дальнейшем работать как с обычными задачами.

Сам скрипт приведен в первом комментарии к скринкасту, здесь я его тоже продублирую.

function Initialize() {
 
  ScriptApp.newTrigger("emailFormSubmission")
  .forSpreadsheet(SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet())
  .onFormSubmit()
  .create();
  
}
 
function emailFormSubmission() {
  var theFormSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
 
 var theEmail = "primer@primer.planfix.ru"; //e-mail, куда будут приходить заполненные данные формы
  var theSubject = "Заполнена форма"; // тема письма
 
  var theQuestions = theFormSheet.getRange(1, 1, 1,theFormSheet.getLastColumn()).getValues();
  var theForm = theFormSheet.getRange(theFormSheet.getLastRow(), 1, 1,theFormSheet.getLastColumn()).getValues();
  var theBody = ''; 
 
  for (var i = 0; i< theForm[0].length; i++)
  {
    if (theForm[0][i]!="")
    {
      theBody += "<b>"+theQuestions[0][i]+"</b> "+theForm[0][i]+"<br/><br/>";
    }
  }
  theBody += '';
 
  MailApp.sendEmail(theEmail, theSubject, "",{htmlBody: theBody});
}

Использование Google Forms позволяет оперативно проводить сбор нужных данных даже для тех, кто не имеет своего сайта или испытывает сложности с его модернизацией. Ну а если вы легко подстраиваете свой сайт под текущие нужды, то вам еще проще настроить отправку нужной информации в ПланФикс – как при помощи email, так и с использованием API ПланФикса.

P.S. Кстати, рекомендую всем желающим подписаться на канал ПланФикса на YouTube – там будут публиковаться и другие полезные скринкасты с иллюстрациями работы в системе.

Дмитрий Гончаренко

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

Один комментарий

  1. Есть возможность организовать обратную связь “Планфикс – Гугл Документы”? Я веду данные о проектах в таблице Гугл. Было бы удобно при создании нового проекта в системе автоматически создавать новую строчку в таблице с параметрами “Дата”, “Название задачи”, “Исполнитель”.

      1. Сергей добрый вечер!
        Как Вам удалось найти ошибку поступления с формы Google письма в дубликате. Я так понимаю, что в скрипте две функции и возможно результатом этого и является создание в ПланФикс дубликата задачи из письма Google Form?
        Этот вопрос появился пару дней тому назад и на канале “ПланФкс Энтузиасты” и был поднят Григорием С.
        Видимо вопрос остается открытым еще.

    2. Сергей, самый действенный способ решения проблемы отправки данных из Google Form в ПланФикс предложил Дмитрий Гончаренко, Email Notifications for Forms https://www.youtube.com/watch?v=bIG1FEHYYnI
      И это отлично работает, проверил на нескольких формах. Заявка не задваивается, правда приходит в ПланФикс спустя 3-5 минут после отправки из формы, но это не существенно.

  5. Для тех, кого настораживает слово “скрипт”, можно воспользоваться расширением Advanced Form Notifications goo.gl/1XaTkM
    Оно может отправить все необходимые данные на нужный e-mail. Кроме того умеет высылать письма-подтверждения респонденту. Все делается в духе ПланФикса – “мышкой” 🙂

    1. Это с ним регулярно случается 🙂 Это уже не первая версия ролика, но и она устарела, видимо. Выберу время и перезапишу, спасибо.

  7. Помогите разобраться. Не могу понять что делаю не так. Скрипт отсылает два сообщения в ПФ. То есть на один ответ в форме уходит два письма. Не понимаю что делаю не так. Пробовал на разных аккаунтах. В логах Гугла возникает два выполнения по стандартному тригеру.

    1. Странная штука. А что, если сделать с нуля новую форму – в ней тоже будет срабатывать 2 раза? Просто я сам с такими проблемами не сталкивался и о подобных жалобах в Службу поддержки не слышал.

      Если никак не получится, можно попробовать применить альтернативный вариант интеграции, через Email Notifications for Forms https://www.youtube.com/watch?v=bIG1FEHYYnI

Добавить комментарий