Алексей Ковалёв: Эффективное управление ресторанным бизнесом требует чёткой организации. А если речь идёт о франчайзинговой сети, требования к системности и контролю возрастают в разы. 

Для поддержания репутации бренда на должном уровне необходимы строгое соблюдение стандартов, налаженные коммуникации и работающие как часы бизнес-процессы. О том, как ПланФикс помог упорядочить взаимодействие с франчайзи и упростить работу сотрудников, рассказывает операционный директор RestMe Антон Муханов.

Антон Муханов: Сегодня RestMe — это мультифранчайзинговая компания, которая за 20 лет прошла путь от одного ресторана до 28 заведений, включая известные бренды, такие как  «Аджикинежаль», «МЯСОROOB», «У Беллучи круче» и «Chico». Мы активно развиваем франчайзинговые концепции, что требует постоянного взаимодействия с потенциальными клиентами. 

На первом этапе взаимодействие происходит в основном через электронную почту, поэтому для нас было критически важно найти систему, которая бы эффективно интегрировалась с почтовыми сервисами.

И именно такой системой для нас стал  ПланФикс.

Почему выбрали ПланФикс

Перед тем как остановиться на ПланФиксе мы протестировали множество решений: Яндекс.Трекер, Pyrus и другие сервисы. 

Однако, именно ПланФикс предоставил наилучший функционал для интеграции с почтой и CRM. 

Клиент пишет письмо на e-mail — оно попадает в ПланФикс и тут же превращается в задачу. Можно выбрать, кто из сотрудников отвечает за обработку таких обращений, установить сроки ответа, задать напоминания, настроить автораспределение заявок. 

Инструменты для удобной и эффективной работы

Ну и, конечно, когда мы стали разбираться в ПланФиксе глубже, сразу выделили для себя целый ряд других полезных опций, которые сейчас активно используем:

Доски-планировщики — у нас есть две Scrum-команды, работающие в планировщиках Планфикса. При помощи таких досок удобно визуализировать процессы. Разбиваем процесс на этапы, отображаем их в виде колонок, закрепляем за каждой колонкой ответственных сотрудников. 

При перемещении задачи между колонками автоматика сама подключит нужных исполнителей, отправит им уведомления и выполнит другие заданные действия. 

Повторяющиеся задачи — используем их в качестве «напоминалок» для заданий которые надо выполнять регулярно: поздравить с днём рождения партнёра, провести аудит, инвентаризацию, сделать платёж.

Стори-поинты — их мы настраивали самостоятельно. Они позволяют отслеживать сложность задач и нагрузку. Понятно, что иногда хочется объять необъятное, но у каждого человека или команды есть предел возможностей. 

Стори-поинты помогают не забывать об этом. Также их можно использовать для оценки эффективности сотрудников.

Диаграмма Ганта — так как открытие каждого нового ресторана и сопровождение наших франчайзи — это большие проекты, состоящие из множества связанных задач, нам нужно отслеживать последовательность их выполнения. 

Диаграмма Ганта помогает выстроить чёткую картину, что за чем идёт и когда ждать конечного результата. Также с её помощью можно быстро корректировать сроки выполнения задач в случае непредвиденных задержек.

Связи между задачами — их можем настраивать на диаграмме Ганта или при помощи специального типа полей. А ещё такое поле можно использовать в качестве триггера, запускающего сложные цепочки автоматических действий. 

Шаблоны проектов — при работе с франчайзи мы регулярно выполняем одни и те же шаги: согласование локации, подготовка рекламных кампаний, помощь с наймом и обучение команды. Чтобы не вбивать все эти задачи в ПланФикс вручную, мы подготовили шаблоны проектов с уже преднастроенными задачами. Это экономит массу времени, а ещё страхует от того, что сотрудник что-то забудет или упустит.

Как проходило внедрение

Вначале, конечно, чувствовалось сопротивление команды. Но, когда сотрудники поняли, что с ПланФиксом работать реально удобнее, чем по старинке: в тетрадках и таблицах — дело пошло гораздо быстрее.

А вообще, мы перестроили наши процессы таким образом, что без ПланФикса теперь работать просто невозможно — система стала неотъемлемой частью нашей деятельности. 

Поэтому хочешь, не хочешь, но тебе придётся её освоить.

Адаптация новичков

Для адаптации новых сотрудников мы используем базовые обучающие материалы. Это в первую очередь стандартные уроки сервиса при регистрации нового пользователя.

Раньше новички изучали ещё и наши собственные инструкции по работе в ПланФиксе. Но со временем мы поняли: это — лишнее. Встроенных материалов и так достаточно в большинстве случаев.

Что же касаемо более сложных сценариев работы, например по Scrum, здесь команды обучаются самостоятельно. Продвинутые функции осваиваются по мере необходимости.

Оцифровка процессов и переосмысление подхода к работе

Пожалуй, наибольшее влияние ПланФикс оказал именно на наши Scrum-команды, ведущие проекты клиентов. Это была полная перестройка работы.

Если раньше сотрудники записывали задачи в тетрадь, клеили напоминания на стикерах, были вынуждены держать в голове огромные объёмы информации, то сейчас всё это больше не нужно. Вместо всего этого есть ПланФикс.

Ни одно совещание или планёрка теперь не проходит без ПланФикса, открытого у каждого участника на ноутбуке или телефоне.

Любую информацию по задаче легко поднять. Доступ к ней больше не зависит от памяти или разборчивости почерка. Все замечания сразу же фиксируем в комментариях. Сроки и последовательность корректируем на диаграмме Ганта. 

В результате все процессы протекают быстро, удобно, без существенных сбоев и ошибок. 

Благодаря автоматизации мы тратим меньше времени на рутину и можем сосредоточиться на развитии.

Если вашей компании важны порядок, прозрачность и эффективность, и вы находитесь в поисках инструмента, который поможет этого достичь, попробуйте ПланФикс. По нашему опыту, это решение, которое действительно работает. 

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.