Сегодня в рубрике “Рассказ от первого лица” суперполезный пост Глеба Кондратьева. Он не только рассказывает об организации работы по управлению финансами в связке между ПланФиксом и 1С, но и делится расширением, которое используется для этой цели. Вы можете подключить его в свою конфигурацию 1С и попробовать выстроить работу по согласованию о оплате счетов аналогичным образом.

По мере роста компании и усложнения процессов приходится менять на качественном уровне и систему управления денежными средствами. Структурно компания у нас небольшая, но уже достаточно взрослая, чтобы в штате была отдельно выделена позиция финансового менеджера, который призван принимать запросы на оплату, проверять на соответствие правилам, при необходимости запрашивать авторизацию на оплату, вести их оперативное планирование, формировать платежки, отправлять их в банк, получать из банка платежки с авизо и отправлять их инициатору платежа, разносить управленческую аналитику. Но все же объем операций у нас еще недостаточен для того, чтобы организовывать полноценное казначейство и серьезно заниматься планированием движения денежных средств (ДДС).

Входящие счета на оплату мы разделяем на регулярные и разовые. К регулярным относятся те, которые выставляются в соответствии с заключенными договорами, либо расходы на которые лимитированы. В общем, это счета, которые не требуют специальной авторизации со стороны руководителей ответственных подразделений. Не трудно догадаться, что в категорию разовых попали все остальные счета. Оба вида счетов поступают нам как по электронной почте, так и в оригинале простой почтой.

Исторически обработка счетов у нас была вне системы. Они могли поступать от контрагента на почту ответственного сотрудника, который мог переадресовать их руководителю, а тот в свою очередь с авторизацией финансовому менеджеру. Либо сотрудник мог отправить их финансовому менеджеру, а тот запросить авторизацию у руководителя. Также контрагенты могли высылать счета напрямую финансовому менеджеру или любые общие/личные почтовые ящики, указанные в договорах или личных кабинетах в системах поставщиков услуг.

На первом этапе мы сделали одну точку входа, создав в корпоративной почте ящик payment@ и переведя все электронные потоки на него. Эта работа заняла около полугода. Попутно часть счетов, приходящих только в оригинале, нам тоже удалось перевести на получение по электронке, а заодно часть документов по закрытию сделок перевести на получение через ЭДО, но это отдельная история. Способ запроса авторизации оставили прежним, ее по-прежнему мог запросить либо ответственный сотрудник, либо фин. менеджер. Также обезличенный ящик помог решить проблему необходимости смены/мониторинга ящика при увольнении/замещении фин. менеджера — мы просто даем нужному сотруднику доступ к этому ящику.

Жить стало проще, но нам требовалось большего. Во-первых, в подтверждение оплаты нужно было инициатору запроса отправлять платежки с авизо банка (выгруженные из клиент-банка), а во-вторых нужна была связка учетной системы с авторизациями и счетами, т.к. при анализе/контроле расходов регулярно требуется поднимать образы оплаченных счетов, а также проверять авторизации. Для этого счета при оплате (вместе с авторизациями) распечатывались и с отметкой об исполнении подшивались в дела, откуда при необходимости и подымались. Так мы проработали около года, чувствовалась избыточность и неоправданность системы, да и за экологию обидно.

Как раз к этому времени у нас уже был полугодовой опыт использования ПланФикс и было решено избавиться от бумаги перенеся в него хранение счетов и авторизаций. Мы создали отдельный проект в ПланФиксе, сделали для него шаблон задачи и настроили переадресацию счетов с ящика payment@ на ящик проекта. Счета, которые продолжали приходить в оригинале мы стали сканировать на МФУ, в котором настроили отправку сканов по нажатию одной кнопки на payment@, после чего складывали бумагу в корзину. Таким образом, все запросы на оплату были переведены в электронный вид и у них появились идентификаторы в виде номеров задач ПланФикса, которые мы стали вносить в качестве дополнительных свойств в платежки 1С:

Так закончилась эра бумажного делопроизводства, а из офиса был выброшен лишний шкаф. Также мы определили, что авторизацию руководителя теперь, при необходимости, должен запрашивать фин. менеджер через задачу в ПланФикс.

Задачи организационного плана закончились, оставалось запилить интеграцию 1С и ПланФикса. За основу мной был взят функционал, подготовленный компанией Адма. Интеграция состояла из нескольких частей:

1) В виде расширения конфигурации я сделал возможным просмотр основных данных задачи, а также открытие файлов задачи непосредственно из 1С. Сначала реализовал скачивание файлов из задачи: находясь в списке платежных поручений, в случае, если у платежки есть связанная задача в ПланФикс, то после нажатия на командной панели характерной кнопки с логотипом ПланФикса появлялось контекстное меню с перечнем всех файлов в задаче и после выбора файла он скачивался и открывался:

Но затем нам понадобилось видеть и другие данные задачи: постановщика, наименование, содержание. Тогда по нажатию кнопки ПланФикс было реализовано отображение панели ПланФикс со всей необходимой информацией. Из панели также по двойному щелчку можно открыть файлы задачи:

2) Дополнительно, для обработки образов платежек с авизо банка об исполнении, мы завели общий сетевой ресурс, в котором для каждой организации создали свою папку, в качестве наименования папки указав префикс этой организации в 1С. Теперь фин. менеджер сохраняет образы платежек из клиент-банка в нужную папку, именуя файл по номеру платежки, а 1С в регламентном задании раз в 5 минут заходит в эти папки, считывает файлы, ищет по ним платежки в базе и если в них не указан номер задачи ПланФикс, то цепляет файл непосредственно к платежке в 1С, а если номер задачи в ПланФикс указан, то от имени фин. менеджера: отправляет файл в задачу в виде действия, которое получает постановщик задачи, а если в дополнительных свойствах не запрещено завершение задачи, то завершает ее.

В заключении хочется пожелать ПланФиксу дальнейшего развития функций API, а также совершенствования документации, в частности создания описаний XSD схем данных.

С уважением,
бизнес-консультант
Кондратьев Глеб
gleb.kondratyev@yandex.ru

 

Ссылка на скачивание расширения ПланФикса для 1С

Инструкция

Протестировано на конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0.63.20 (платформа 8.3.11.2867). Расширение предоставляется “как есть”, без поддержки работоспособности, с правом любых модификаций при сохранении в начале программных модулей ссылки на контакты оригинального разработчика.

Для подключения расширения необходимо вызвать в главном меню команду “Все функции”, затем выбрать команду Стандартные – Управление расширениями конфигурации, далее добавить файл с расширением и снять напротив него флаги “Безопасный режим” и “Защита от опасных действий”, перезагрузить конфигурацию.

После подключения в журнале платежных поручений появится кнопка ПланФикс, открывающая соответствующую панель, на которой необходимо нажать кнопку “Настроить подключение” и ввести реквизиты доступа: имя учетной записи ПланФикс, ключ программного доступа (в ПланФиксе выбрать меню Управление аккаунтом – Доступ к API – APIKey) и логин/пароль пользователя ПланФикс от имени (и с правами доступа) которого будет происходить подключение. Все настройки сохраняются в защищенном виде. При открытии настроект подключения расширение в тихом режиме включает использование в конфигурации механизма дополнительных свойств и реквизитов, а также добавляет к документу “Платежное поручение” дополнительное свойство “Номер задачи в ПланФикс” (установкой которого и осуществляется привязка задачи ПланФикс к документу 1С).

Пожелания по доработке и предложения к сотрудничеству принимаются по адресу gleb.kondratyev@yandex.ru.

 

Если вы тоже захотите поделиться с нашей аудиторией своим опытом использования ПланФикса или наработками, которые делают работу вашей компании более продуктивной – напишите нам в Службу поддержки с темой “Рассказ от первого лица”. Делиться это здорово 🙂