Алексей Ковалёв: Запуск чего-то нового — это всегда шаг в неизвестность и риски. Но, конечно, это ещё и новые возможности.
Для основателя digital-агентства «Спички» Антона Белицкого таким шагом стал переход из репортажной фотографии в маркетинг. А ПланФикс помог развить первый успех и поставить работу агентства на системные рельсы.
О том, зачем внедрять системы управления процессами и почему среди множества сервисов «Спички» выбрали именно ПланФикс, рассказывает сам директор агентства.
Как появились «Спички»
Антон Белицкий: Агентство было создано в 2020 году. До маркетинга я 15 лет занимался репортажной фотографией — работа нравилась, всё шло стабильно. Но из-за пандемии резко сократилось количество коммерческих съёмок, и я стал искать новую нишу, в которой можно было бы работать онлайн. Такой нишей стал маркетинг.
На тот момент у меня уже было понимание основ работы с социальными сетями, поэтому я начал с SMM, затем занялся разработкой сайтов, контекстной рекламой, стал привлекать помощников и понял, что постепенно все это превращается в полноценное digital-агентство. И пора начинать мыслить как агентство, а не как индивидуальный предприниматель.
«Спички» — потому что они зажигают и дарят свет и тепло. А ещё, если честно, не хотелось становиться очередным «НаборМодныхСловМаркетинг» или «Что-тоТамДиджитал».
Практически сразу, как я взял в команду первых сотрудников, мы начали внедрять системы управления данными и процессами. Начали с Airtable — это такая версия таблиц, с расширенным функционалом. Например, можно посмотреть историю изменений по ячейкам, менять статусы, настраивать минимальную автоматизацию.
Меня часто спрашивали: зачем так заморачиваться? Можно же, пока клиентов и сотрудников мало, обойтись обычным Excel или Google таблицами. Но нет — нельзя.
Поэтому мы решили внедрять автоматизацию процессов практически со старта. Перепробовали огромное количество инструментов, но ничего по-настоящему не подходило.
Airtable — это мощный инструмент, но не совсем подходит для глубокой автоматизации процессов. Да и коммуникации с клиентами в него не выведешь.
Завели аккаунт на Trello, но и там функционал достаточно ограничен. К тому же начали вводиться санкции, и стало понятно, что с западных сервисов рано или поздно придётся уходить.
Так я начал искать альтернативу с нормальной оплатой из России.
Система должна подстраиваться под нас, а не мы под систему
Мы пробовали более функциональные отечественные сервисы, но здесь возникла обратная проблема — всё казалось слишком сложным. Вроде бы банальный вопрос: присвоение сделкам названия по заранее подобранному шаблону… А в некоторых системах для этого требовалось разворачивать серверы. Вы это серьёзно?
Многие решения оказались недостаточно гибкими. А мне хотелось, чтобы инструмент подстраивался под нас, а не мы под инструмент.
И тут я нашёл ПланФикс. И всё стало на свои места. Правда, не сразу.
Любовь со второго взгляда
Для начала я попробовал установить в ПланФикс готовый модуль для работы с соцсетями и CRM. Но решение оказалось совсем не про то, что было нам нужно.
Вроде бы ещё один неудачный выбор инструмента? Но нет. Я полез в настройки, стал разбираться и понял, что процесс можно полностью перестроить.
Это и подкупило. А ещё то, что система растёт и развивается вместе с нами: постоянно появляются новые возможности и опции, которые можно быстро внедрять в работу.
Автоматизируй то, что понимаешь
После того как я разобрался с CRM-модулем и соцсетями, начал переносить в систему и другие процессы:
- Управление проектами и задачами
- Воронка и база партнёров
- Тайм-трекинг
- Подсчёт гонораров копирайтерам
- HR-процессы
Главное правило автоматизации — прежде чем настраивать что-либо в ПланФиксе, разберись как оно действительно работает.
Сама настройка процесса занимает минут 15, если ты разобрался в системе. Но до этого нужно четко понимать, что именно ты автоматизируешь и что хочешь получить в финале.
Перенос процесса в ПланФикс — это на самом деле уже завершающий этап автоматизации. Сначала нужно описать процесс от начала до конца, понять его сильные и слабые стороны, составить карту, разбить на этапы и блоки.
И только после этого приступать к настройке в ПланФиксе или любой другой системе. Иначе придётся многократно переделывать уже настроенное, а вместо упрощения работы для сотрудников вы получите дополнительные сложности.
Больше опций — меньше рутины
Мы не строили автоматизацию по принципу «давайте включим всё». Каждый инструмент появлялся тогда, когда в нём возникала реальная необходимость. Сейчас их накопилось немало — от базовых до продвинутых, и вместе они заметно упрощают повседневную работу.
Планировщики — это основа. На их базе мы сделали воронку сделок и воронку привлечения партнёров. Была ещё воронка трудоустройства, но честно говоря поток кандидатов у нас не такой большой, чтобы автоматизировать её отдельно.
База контактов — представлена в виде таблицы, в которой собраны все данные и реквизиты. Можно быстро найти нужную информацию.
Напоминания — используем как встроенные в шаблоны, так и добавленные вручную.
Автоматические сценарии — от самых простых (например, подключение исполнителей до целых каскадов автодействий.
Рабочие пространства — у нас их около пяти, под разные отделы и задачи.
Интеграции с соцсетями и мессенджерами — это то, с чего мы начали. Вместо того чтобы прыгать из Telegram во ВКонтакте, из ВКонтакте — в почту, гораздо удобнее собрать всё в ПланФиксе и проверять новые сообщения от клиентов в общей Хронике. Недавно, кстати, добавили интеграцию с Max.
Отчёты в нашем процессе закрывают самые разные задачи:
— оценку скорости работы сотрудников;
— учёт рабочего времени;
— расчёт зарплат;
— подготовку клиентских смет на основе трудозатрат;
— анализ этапов, на которых задачи чаще всего «застревают».
Всё это особенно выручает в спорных ситуациях. Например, был такой кейс: клиент выразил недовольство из-за задержки выхода публикации — подготовка поста растянулась почти на три недели.
Стали разбираться и посмотрели статистику по статусам. Оказалось, что большую часть времени задача находилась на этапе согласования — со стороны клиента.
В итоге мы просто выгрузили отчёт и показали: вот таблица, вот статусы, вот сколько дней и часов задача находилась на каждом этапе.
Две недели — согласование с вашей стороны. Вопрос «кто виноват?» отпал сам собой. Более того, клиент отметил, что ему нравится, насколько прозрачно у нас всё учтено.
Поддержка — это то, почему мы остались в ПланФиксе
Гибкость инструментов — это, конечно, здорово. Но без того уровня поддержки, который есть в ПланФиксе сейчас, эта гибкость скорее стала бы недостатком, чем преимуществом.
Потому что опций, возможностей и вариантов настроек здесь не просто много — их очень много. И если бы не высокий уровень поддержки, мы, скорее всего, ушли бы из ПланФикса, как когда-то ушли из Битрикса.
По-хорошему, нас давно должны были отправить к интегратору, чтобы он настраивал нам всякие сложные фичи за деньги. Вместо этого саппорт терпеливо объясняет, как и что работает, погружаясь в какие-то очень глубокие детали.
В итоге за три года работы в ПланФиксе мы автоматизировали ключевые процессы, научились экономить время команды и получили прозрачную картину по задачам, срокам и загрузке. Результат — стабильная работа, меньше стресса и больше времени на развитие.
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
