Алексей Ковалёв: Многие инструменты для управления проектами и задачами позиционируют себя как универсальный продукт — подходящий в самых разных сферах. Но на практике под этими «разными сферами» чаще всего скрываются ритейл, digital-маркетинг, IT или производство контента.

И очень редко речь идёт о каких-то нестандартных и единичных кейсах. Сегодня мы поговорим как раз об одном из таких.

Дмитрий Амелин — продюсер из Москвы. Он сотрудничает с разными командами, в том числе и с командой медиагруппы «Красный квадрат». Обладает опытом внедрения ПланФикса и как CRM-системы, и как средства управления продюсерской деятельностью и производством различного медийного контента.

Опыт выбора ПланФикса для управления массивами задач в медиапроектах

Дмитрий Амелин: С ПланФиксом я познакомился впервые примерно в 2020 году. В тот момент я уже сотрудничал с «Красным квадратом», и мы как раз занимались разработкой концепции большого музейно-научного комплекса на стыке искусства и науки. 

У нас тогда собралась очень крутая команда со специалистами из самых разных сфер. Работы предстояло много, и соответственно нам нужна была система для управления огромным массивом задач. 

Один из наших учёных физиков предложил попробовать ПланФикс. Мы провели аудит сервиса наряду с Битрикс24, Мегаплан, Asana, Яндекс.Трекер и другими решениями. Но по какой-то причине тогда до внедрения дело так и не дошло. Если честно, сейчас уже и не вспомню, почему.

Автоматизация B2B-продаж и CRM-процессов в ПланФиксе

Зато спустя год или два ко мне обратились знакомые из B2B-сектора. Они занимались продажей промышленных расходников и как раз доросли до уровня, когда без автоматизации процессов уже не обойтись. 

Поначалу я подумал: предложу им Битрикс — и всё будет прекрасно. Одна экосистема, один сервис. Но в процессе выяснилось, что этот вариант не подходит.

Битрикс хорошо работает в двух случаях: 

1. Когда это стартап, которому вообще ничего не принципиально: как настройки заданы по умолчанию, так их и используют. 
2. Когда в компании есть целый штат программистов, которые могут перенастроить систему так, как нужно бизнесу.

А что делать, когда компания уже и не совсем стартап, но всё ещё недостаточно крупная?

Я пару месяцев думал, искал варианты, смотрел разные решения: AmoCRM, 1С, другие сервисы. В итоге пришёл к выводу, что самое простое — предложить ПланФикс.

Почему?

А ещё у ПланФикса интуитивно понятный интерфейс, настраиваемые сценарии, отчёты и отличная служба поддержки.

Ну и дополнительный аргумент в пользу ПланФикса: у моих ребят помимо продаж было много других процессов, которые нуждались в автоматизации. И классическая CRM здесь не подходила.

ПланФикс позволил объединить и управление текущими задачами, и продажи. Всё в одном сервисе без «прыжков» между приложениями.

Использование ПланФикса как ERP-системы для продюсерского центра и ТВ-производства

В 2023 году меня вновь пригласили в одно из подразделений «Красного квадрата», но уже не как продюсера, а в роли системного аналитика и архитектора производственных процессов. 

Отдел включал несколько автономных команд, каждая из которых вела собственные проекты: от экспозиций до ТВ-шоу и документальных фильмов.

Помимо творческих групп, были и вспомогательные подразделения, которые занимались графикой, презентациями, очисткой авторских прав и другими юридическими вопросами. Все они общались друг с другом, взаимодействовали и пытались решать свои вопросы в чатах и мессенджерах.

Сказать, что это был просто ужас, — это ни сказать ничего. Все уже были вымотаны постоянным поиском важных сообщений, документов и бесконечными уточнениями. 

Поэтому ПланФикс, который помог всё это упорядочить и избавиться от хаоса, зашёл просто на ура.

Организация коммуникаций в ПланФиксе: структурирование чатов по проектам и направлениям

Система быстро стала центральной точкой взаимодействия — как внутри команд, так и с внешними участниками: подрядчиками, экспертами и консультантами со стороны.

Собственно о том, насколько это было важно, говорит уже то, что никто у нас не называл задачи в ПланФиксе задачами. Мы звали их чатами.

Структура чатов сформировалась естественным образом.

Например, есть проект экспозиции, внутри него — чаты по каждому залу, а внутри залов — подгруппы по направлениям: контент, бутафория, архитектурная визуализация, дизайн-проект, мультимедиа. У каждого типа подчата свой набор справочных полей: куратор зала, редактор, этаж зала, площадь и т.п. — это позволяет сильно экономить время и снимать риски ошибки идентификации.

В результате команда и внешние специалисты могут общаться в одном пространстве, обмениваться документами, отслеживать версии файлов и получать нужные уведомления.

Причём каждое новое сообщение уведомляет о себе только выбранного адресата, а не поднимает на ноги всех участников чата. На больших проектах это прям боль — сотни чатов, каждый говорит, что тут важная новость, а по факту сообщение вообще к тебе не имеет отношения.

ПланФикс эту боль снял.

Перенос и копирование сообщений между задачами ПланФикса для обмена данными

Отдельно хочу отметить «киллер-фичу» ПланФикса — это копирование и перенос сообщений в другие чаты.

У нас часто информация из закрытого чата по конкретной задаче требовалась коллегам, работающим над смежным проектом. И возможность просто перекинуть группу сообщений, не пересказывая всё заново и не подключая никого в ваш основной чат, экономила огромное количество времени и нервов.

Другая «киллер-фича» — возможность настраивать почтовые правила. Это снимало головную боль при общении с разными партнёрами. Например, с музеями.

Их сотрудники могли перепутать адреса, скинуть письмо не конкретному человеку, а на общий корпоративный email или вообще другому адресату. Но мы настроили почтовые правила так, что в зависимости от контрагента или темы письмо автоматически попадало к нам в нужный проект и к нему подключались профильные сотрудники.

Эффективность управления проектами и снижение нагрузки на команду через ПланФикс

Ещё один плюс ПланФикса — он помогает разгрузить твою «оперативную память» и сосредоточиться на текущей работе. 

Не нужно держать в голове встречи, даты и дедлайны на месяц вперёд. Поставил напоминание о задаче и забыл о ней до тех пор, пока уведомление не высветится в хронике.

Это колоссальная поддержка, потому что проекты в медиа-бизнесе, как правило, очень информационно нагружены: много мелких задач, деталей, нюансов. И ПланФикс как бы говорит тебе: «Парень, ты можешь мне довериться. Просто добавь уведомление и научись работать с хроникой».

Функции ПланФикса для управления производством медиаконтента и графикой

• Календари и планирование — в ПланФиксе можно настроить планирование съёмок, сделать графики резервирования оборудования и студий, да чего угодно в принципе. Функционал календарей очень гибкий и легко подстраивается под потребности команды. 
  
  
• Разделение потоков сообщений — для этого я настроил несколько планировщиков с разными хрониками. В каждую хронику выводились сообщения по конкретному проекту или набору чатов. Это помогло разделить коммуникацию по разным направлениям работы и держать важные задачи в приоритете.
  
  
• Разные рабочие пространства для разных отделов — в ПланФиксе можно настраивать просто бесконечное количество разных видов интерфейса для разных команд: продюсеров, юристов, технических специалистов. А ещё можно гибко управлять доступом к задачам, проектам, карточкам контактов. 
  
  Поначалу мне такая гибкость даже казалась избыточной — сотрудники могут быть лишены доступа к важной информации. Но со временем я по-настоящему оценил этот подход — не столько с точки зрения безопасности, сколько с точки зрения комфорта работы. 
  
  Можно скрыть всё лишнее и не перегружать людей чужими проектами, досками, кнопками, полями и пунктами меню.
  
  
• Расчёты с фрилансерами — обычно размер вознаграждения для привлеченных специалистов мы рассчитывали исходя из отработанного ими времени. Его они трекали прямо в ПланФиксе — для этого мы специально сделали для них отдельное пространство с минималистичным интерфейсом и ограниченным доступом только к их проектам. 
  
  Для каждого такого специалиста ввели свой коэффициент мастерства. Для новичков он мог составлять 0,5, для профессионалов — 1,5 или 2. Итоговая сумма автоматически считалась в ПланФиксе, а нам оставалось только передать ведомость начислений в отдел кадров.
  
  
• Чек-листы  —  удобны тем, что их можно быстро превращать в подзадачи (или в нашей терминологии — подчаты), подключить нужных людей и сразу приступать к работе. Такое дерево подчатов по крупному проекту может ветвиться на несколько ступеней и на каждом этапе исполнитель создаёт ещё подзадачи, если это необходимо.
  
  
• База знаний — в работе над крупными проектами мы использовали каскадную модель, а значит без регламентов, инструкций и зафиксированных процессов было просто не обойтись. 
  
  Долгое время решали, где удобнее хранить и накапливать все эти материалы. В итоге оптимальным решением стал сам ПланФикс. В справочниках размещаем все регламенты и инструкции, дополняем их записанными видео и получаем единую понятную структуру. А при необходимости любой элемент базы знаний можно быстро вставить в нужный чат.
  
  
• Редактор документов — медиабизнес во многом строится на работе со смыслами. Эти смыслы постоянно создаются, обсуждаются, уточняются и перерабатываются. Как единицу контента их важно не только где-то хранить, но и поддерживать в актуальном состоянии. Иначе может возникнуть ситуация, когда режиссер работает с одной версией сценария, а у продюсера — совершенно другая.
  
  ПланФикс решает эту проблему за счёт единого пространства для документов и встроенной версионности. Документ, попавший в систему, становится общей точкой опоры для всей команды. Это гарантирует, что все участники проекта работают с одной и той же актуальной версией, а не с неучтёнными копиями или промежуточными вариантами.

Этапы внедрения ПланФикса: замена мессенджеров и обучение сотрудников

Внедрение ПланФикса у нас прошло достаточно гладко и быстро. Система органично вошла в рабочий процесс, в первую очередь заменив Telegram-чаты и почту как основной канал коммуникации. Уже через две-три недели первый отдел полностью освоил платформу, и процесс включения новых команд шел безболезненно.

Никаких сложностей с обучением не возникло: новый сотрудник начинает пользоваться ПланФиксом сразу после регистрации, а через неделю уже уверенно работает со всеми функциями. Вся коммуникация и обмен информацией постепенно перешли в единое пространство, что позволило синхронизировать команды и убрать хаос из рабочих процессов.

Для обучения использовались заранее записанные видеоуроки и внутренние курсы. Новый сотрудник мог изучить материал самостоятельно, а затем уточнять вопросы на практике. Такой подход позволил внедрить ПланФикс максимально быстро и сделать его естественной частью повседневной работы команды.

Результаты автоматизации: структурирование рабочих процессов и прозрачность коммуникаций

Самое заметное изменение после внедрения ПланФикса — резкое снижение уровня хаоса в нашей работе.

Проекты перестали жить в разрозненных переписках и устных договорённостях и перешли в структурированные чаты по темам.

Измерить эффект внедрения ПланФикса в привычных KPI здесь довольно сложно. В творческой индустрии оценка эффективности очень субъективна. Но если наш редактор говорит «мне стало значительно проще работать», для нас это главный показатель пользы.

Рекомендации по самостоятельному внедрению ПланФикса

Кратко их можно свести к 5-ти пунктам:  

1. Главное, чему нужно научить команду в самом начале, — работе с уведомлениями и хроникой. Это критически важная механика. 
   
   Пока у пользователя в системе висят сотни непрочитанных сообщений, ПланФикс теряет смысл. Хроника и колонка уведомлений — это центр управления вниманием, и именно с хроники должен начинаться рабочий день.
   
   При этом важно не просто читать сообщения, а осознанно их «гасить», оставляя непрочитанными только то, к чему нужно вернуться. Эта привычка сама по себе резко повышает концентрацию и порядок в работе.
   
   
2. Второй момент — не бояться разбираться в настройках. ПланФикс хорош тем, что его можно адаптировать под себя без программистов и без привлечения IT-отдела. Достаточно одного системного сотрудника внутри команды, который не боится логики, экспериментов и настроек. В творческой индустрии такие люди есть почти всегда — просто им нужно дать право и время на это.
   
   
3. Отдельно стоит обратить внимание на справочники и базу знаний. Изучение справочников и умение вставлять их элементы в чаты сильно упрощает повседневную работу.
   
   
4. Также стоит сразу освоить аналитику и отчёты — особенно если вы работаете с фрилансерами и почасовой оплатой. Заранее продуманные нормативы и корректно настроенные отчёты позволяют не только контролировать загрузку, но и принимать более взвешенные управленческие решения.
   
   
5. И, пожалуй, главный совет — не бояться внедрять ПланФикс самостоятельно. В отличие от многих других систем, он не требует сложного и долгого внедрения. Его можно запускать постепенно, по живым процессам, адаптируя под реальные потребности команды. В этом и есть его ключевое преимущество: он не ломает процессы под себя, а подстраивается под людей и их логику работы.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.