Алексей Ковалёв: Многие инструменты для управления проектами и задачами позиционируют себя как универсальный продукт — подходящий в самых разных сферах. Но на практике под этими «разными сферами» чаще всего скрываются ритейл, digital-маркетинг, IT или производство контента.

И очень редко речь идёт о каких-то нестандартных и единичных кейсах. Сегодня мы поговорим как раз об одном из таких.

Дмитрий Амелин — продюсер из Москвы. Он сотрудничает с разными командами, в том числе и с командой медиагруппы «Красный квадрат». Обладает опытом внедрения ПланФикса и как CRM-системы, и как средства управления продюсерской деятельностью и производством различного медийного контента.

Первое знакомство с ПланФиксом

Дмитрий Амелин: С ПланФиксом я познакомился впервые примерно в 2020 году. В тот момент я уже сотрудничал с «Красным квадратом», и мы как раз занимались разработкой концепции большого музейно-научного комплекса на стыке искусства и науки. 

У нас тогда собралась очень крутая команда со специалистами из самых разных сфер. Работы предстояло много, и соответственно нам нужна была система для управления огромным массивом задач. 

Один из наших учёных физиков предложил попробовать ПланФикс. Мы провели аудит сервиса наряду с Битрикс24, Мегаплан, Asana, Яндекс.Трекер и другими решениями. Но по какой-то причине тогда до внедрения дело так и не дошло. Если честно, сейчас уже и не вспомню, почему.

ПланФикс для B2B

Зато спустя год или два ко мне обратились знакомые из B2B-сектора. Они занимались продажей промышленных расходников и как раз доросли до уровня, когда без автоматизации процессов уже не обойтись. 

Поначалу я подумал: предложу им Битрикс — и всё будет прекрасно. Одна экосистема, один сервис. Но в процессе выяснилось, что этот вариант не подходит.

Битрикс хорошо работает в двух случаях: 

1. Когда это стартап, которому вообще ничего не принципиально: как настройки заданы по умолчанию, так их и используют. 
2. Когда в компании есть целый штат программистов, которые могут перенастроить систему так, как нужно бизнесу.

А что делать, когда компания уже и не совсем стартап, но всё ещё недостаточно крупная?

Я пару месяцев думал, искал варианты, смотрел разные решения: AmoCRM, 1С, другие сервисы. В итоге пришёл к выводу, что самое простое — предложить ПланФикс.

Почему?

А ещё у ПланФикса интуитивно понятный интерфейс, настраиваемые сценарии, отчёты и отличная служба поддержки.

Ну и дополнительный аргумент в пользу ПланФикса: у моих ребят помимо продаж было много других процессов, которые нуждались в автоматизации. И классическая CRM здесь не подходила.

ПланФикс позволил объединить и управление текущими задачами, и продажи. Всё в одном сервисе без «прыжков» между приложениями.

Возвращение в медиа-бизнес

В 2023 году меня вновь пригласили в одно из подразделений «Красного квадрата», но уже не как продюсера, а в роли системного аналитика и архитектора производственных процессов. 

Отдел включал несколько автономных команд, каждая из которых вела собственные проекты: от экспозиций до ТВ-шоу и документальных фильмов.

Помимо творческих групп, были и вспомогательные подразделения, которые занимались графикой, презентациями, очисткой авторских прав и другими юридическими вопросами. Все они общались друг с другом, взаимодействовали и пытались решать свои вопросы в чатах и мессенджерах.

Сказать, что это был просто ужас, — это ни сказать ничего. Все уже были вымотаны постоянным поиском важных сообщений, документов и бесконечными уточнениями. 

Поэтому ПланФикс, который помог всё это упорядочить и избавиться от хаоса, зашёл просто на ура.

Вместо задач — чаты

Система быстро стала центральной точкой взаимодействия — как внутри команд, так и с внешними участниками: подрядчиками, экспертами и консультантами со стороны.

Собственно о том, насколько это было важно, говорит уже то, что никто у нас не называл задачи в ПланФиксе задачами. Мы звали их чатами.

Структура чатов сформировалась естественным образом.

Например, есть проект экспозиции, внутри него — чаты по каждому залу, а внутри залов — подгруппы по направлениям: контент, бутафория, архитектурная визуализация, дизайн-проект, мультимедиа. У каждого типа подчата свой набор справочных полей: куратор зала, редактор, этаж зала, площадь и т.п. — это позволяет сильно экономить время и снимать риски ошибки идентификации.

В результате команда и внешние специалисты могут общаться в одном пространстве, обмениваться документами, отслеживать версии файлов и получать нужные уведомления.

Причём каждое новое сообщение уведомляет о себе только выбранного адресата, а не поднимает на ноги всех участников чата. На больших проектах это прям боль — сотни чатов, каждый говорит, что тут важная новость, а по факту сообщение вообще к тебе не имеет отношения.

ПланФикс эту боль снял.

Самая важная опция

Отдельно хочу отметить «киллер-фичу» ПланФикса — это копирование и перенос сообщений в другие чаты.

У нас часто информация из закрытого чата по конкретной задаче требовалась коллегам, работающим над смежным проектом. И возможность просто перекинуть группу сообщений, не пересказывая всё заново и не подключая никого в ваш основной чат, экономила огромное количество времени и нервов.

Другая «киллер-фича» — возможность настраивать почтовые правила. Это снимало головную боль при общении с разными партнёрами. Например, с музеями.

Их сотрудники могли перепутать адреса, скинуть письмо не конкретному человеку, а на общий корпоративный email или вообще другому адресату. Но мы настроили почтовые правила так, что в зависимости от контрагента или темы письмо автоматически попадало к нам в нужный проект и к нему подключались профильные сотрудники.

Познать рабочий дзен

Ещё один плюс ПланФикса — он помогает разгрузить твою «оперативную память» и сосредоточиться на текущей работе. 

Не нужно держать в голове встречи, даты и дедлайны на месяц вперёд. Поставил напоминание о задаче и забыл о ней до тех пор, пока уведомление не высветится в хронике.

Это колоссальная поддержка, потому что проекты в медиа-бизнесе, как правило, очень информационно нагружены: много мелких задач, деталей, нюансов. И ПланФикс как бы говорит тебе: «Парень, ты можешь мне довериться. Просто добавь уведомление и научись работать с хроникой».

Опции, полезные для продюсера

• Календари и планирование — в ПланФиксе можно настроить планирование съёмок, сделать графики резервирования оборудования и студий, да чего угодно в принципе. Функционал календарей очень гибкий и легко подстраивается под потребности команды. 
  
  
• Разделение потоков сообщений — для этого я настроил несколько планировщиков с разными хрониками. В каждую хронику выводились сообщения по конкретному проекту или набору чатов. Это помогло разделить коммуникацию по разным направлениям работы и держать важные задачи в приоритете.
  
  
• Разные рабочие пространства для разных отделов — в ПланФиксе можно настраивать просто бесконечное количество разных видов интерфейса для разных команд: продюсеров, юристов, технических специалистов. А ещё можно гибко управлять доступом к задачам, проектам, карточкам контактов. 
  
  Поначалу мне такая гибкость даже казалась избыточной — сотрудники могут быть лишены доступа к важной информации. Но со временем я по-настоящему оценил этот подход — не столько с точки зрения безопасности, сколько с точки зрения комфорта работы. 
  
  Можно скрыть всё лишнее и не перегружать людей чужими проектами, досками, кнопками, полями и пунктами меню.
  
  
• Расчёты с фрилансерами — обычно размер вознаграждения для привлеченных специалистов мы рассчитывали исходя из отработанного ими времени. Его они трекали прямо в ПланФиксе — для этого мы специально сделали для них отдельное пространство с минималистичным интерфейсом и ограниченным доступом только к их проектам. 
  
  Для каждого такого специалиста ввели свой коэффициент мастерства. Для новичков он мог составлять 0,5, для профессионалов — 1,5 или 2. Итоговая сумма автоматически считалась в ПланФиксе, а нам оставалось только передать ведомость начислений в отдел кадров.
  
  
• Чек-листы  —  удобны тем, что их можно быстро превращать в подзадачи (или в нашей терминологии — подчаты), подключить нужных людей и сразу приступать к работе. Такое дерево подчатов по крупному проекту может ветвиться на несколько ступеней и на каждом этапе исполнитель создаёт ещё подзадачи, если это необходимо.
  
  
• База знаний — в работе над крупными проектами мы использовали каскадную модель, а значит без регламентов, инструкций и зафиксированных процессов было просто не обойтись. 
  
  Долгое время решали, где удобнее хранить и накапливать все эти материалы. В итоге оптимальным решением стал сам ПланФикс. В справочниках размещаем все регламенты и инструкции, дополняем их записанными видео и получаем единую понятную структуру. А при необходимости любой элемент базы знаний можно быстро вставить в нужный чат.
  
  
• Редактор документов — медиабизнес во многом строится на работе со смыслами. Эти смыслы постоянно создаются, обсуждаются, уточняются и перерабатываются. Как единицу контента их важно не только где-то хранить, но и поддерживать в актуальном состоянии. Иначе может возникнуть ситуация, когда режиссер работает с одной версией сценария, а у продюсера — совершенно другая.
  
  ПланФикс решает эту проблему за счёт единого пространства для документов и встроенной версионности. Документ, попавший в систему, становится общей точкой опоры для всей команды. Это гарантирует, что все участники проекта работают с одной и той же актуальной версией, а не с неучтёнными копиями или промежуточными вариантами.

Как проходило внедрение

Внедрение ПланФикса у нас прошло достаточно гладко и быстро. Система органично вошла в рабочий процесс, в первую очередь заменив Telegram-чаты и почту как основной канал коммуникации. Уже через две-три недели первый отдел полностью освоил платформу, и процесс включения новых команд шел безболезненно.

Никаких сложностей с обучением не возникло: новый сотрудник начинает пользоваться ПланФиксом сразу после регистрации, а через неделю уже уверенно работает со всеми функциями. Вся коммуникация и обмен информацией постепенно перешли в единое пространство, что позволило синхронизировать команды и убрать хаос из рабочих процессов.

Для обучения использовались заранее записанные видеоуроки и внутренние курсы. Новый сотрудник мог изучить материал самостоятельно, а затем уточнять вопросы на практике. Такой подход позволил внедрить ПланФикс максимально быстро и сделать его естественной частью повседневной работы команды.

Больше порядка, меньше хаоса

Самое заметное изменение после внедрения ПланФикса — резкое снижение уровня хаоса в нашей работе.

Проекты перестали жить в разрозненных переписках и устных договорённостях и перешли в структурированные чаты по темам.

Измерить эффект внедрения ПланФикса в привычных KPI здесь довольно сложно. В творческой индустрии оценка эффективности очень субъективна. Но если наш редактор говорит «мне стало значительно проще работать», для нас это главный показатель пользы.

Советы новичкам

Кратко их можно свести к 5-ти пунктам:  

1. Главное, чему нужно научить команду в самом начале, — работе с уведомлениями и хроникой. Это критически важная механика. 
   
   Пока у пользователя в системе висят сотни непрочитанных сообщений, ПланФикс теряет смысл. Хроника и колонка уведомлений — это центр управления вниманием, и именно с хроники должен начинаться рабочий день.
   
   При этом важно не просто читать сообщения, а осознанно их «гасить», оставляя непрочитанными только то, к чему нужно вернуться. Эта привычка сама по себе резко повышает концентрацию и порядок в работе.
   
   
2. Второй момент — не бояться разбираться в настройках. ПланФикс хорош тем, что его можно адаптировать под себя без программистов и без привлечения IT-отдела. Достаточно одного системного сотрудника внутри команды, который не боится логики, экспериментов и настроек. В творческой индустрии такие люди есть почти всегда — просто им нужно дать право и время на это.
   
   
3. Отдельно стоит обратить внимание на справочники и базу знаний. Изучение справочников и умение вставлять их элементы в чаты сильно упрощает повседневную работу.
   
   
4. Также стоит сразу освоить аналитику и отчёты — особенно если вы работаете с фрилансерами и почасовой оплатой. Заранее продуманные нормативы и корректно настроенные отчёты позволяют не только контролировать загрузку, но и принимать более взвешенные управленческие решения.
   
   
5. И, пожалуй, главный совет — не бояться внедрять ПланФикс самостоятельно. В отличие от многих других систем, он не требует сложного и долгого внедрения. Его можно запускать постепенно, по живым процессам, адаптируя под реальные потребности команды. В этом и есть его ключевое преимущество: он не ломает процессы под себя, а подстраивается под людей и их логику работы.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.