Если вы постоянно отправляете документы – счета, акты и т.п. – по электронной почте или другим электронным каналам связи, то скорее всего вам приходится печатать документ, подписывать его, ставить “мокрую” печать, а затем сканировать то, что получилось. Это привычно и нормально – вот только очень долго.

Гораздо быстрее и удобнее вставлять изображения печати и подписи сразу в документ. А чтобы все работало еще проще, ПланФикс позволяет добавить эти изображения в шаблон документа: тогда счета, акты и прочая канцелярия формируются моментально и при этом выглядят как живые.

Этой возможности уже скоро 5 лет. И все это время для того, чтобы печать и подпись в документах не “съезжали” в зависимости от длины итогового текста или количества строк в таблице, приходилось прибегать к разным ухищрениям и ограничениям, что было не всегда просто и понятно.

Что нового

Теперь наряду со старым способом (вставка переменной, соответствующей изображению, в определенную строку или ячейку с определенными параметрами), появился новый. Вы можете вставить шаблонное изображение (ту же печать, например, или соответствующий ей по размеру “квадратик”) в шаблон документа и указать для него в качестве имени название переменной, которая будет содержать реальное изображение печати. Это существенно упрощает управление размером и положением изображения в документе – достаточно подвинуть его в нужное место и растянуть до нужного размера.

Зачем в принципе такая привязка, почему просто не вставить изображение печати в шаблон документа? В некоторых случаях этого действительно достаточно – например, чтобы вставить логотип вашей компании в левый верхний угол документа, где он всегда должен находиться.

Но с печатью и подписью это не сработает. Если документ содержит табличную часть, высота которой может меняться в зависимости от количества добавленных позиций, расположенная под ней печать будет “уезжать” и в большинстве случаев оказываться не там. Чтобы избежать этого, и используется привязка к переменной – ПланФикс “запоминает”, где вы хотели видеть изображение печати и затем вставляет ее на аналогичное место уже после того, как табличная часть со всеми позициями окажется в документе.

Давайте я на примере одного из шаблонов документов, которые входят в состав нашей новой стандартной конфигурации Учет услуг: выставление счетов, закрытие актов, отчеты, покажу как этим пользоваться.

В наш шаблон формата MS Excel уже вставлено изображение, соответствующее по размерам стандартной печати 4*4 см – эдакая псевдопечать с логотипом ПланФикса:

В процессе формирования документа по этому шаблону, она будет заменена нужным нам изображением реальной печати организации. Это “правильное” изображение печати должно быть помещено в общее поле “Печать” (оно тоже входит в состав конфигурации).

Чтобы привязать к шаблонному изображению нужную переменную, понадобится бесплатный пакет LibreOffice. Я допускаю, что это можно сделать и в более привычном MS Excel, но не знаю как (если знаете – поделитесь, пожалуйста).

Открываем шаблон документа в LibreOffice и кликаем на нем правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт “Имя”:

Открывается окошко, в которое мы вносим название переменной, соответствующей полю “Печать”. Для тех, кто раньше не сталкивался с использованием переменных в шаблонах документов, даю ссылку на справку:

В принципе, на этом все – теперь мы можем просто двигать шаблонное изображение печати в нужную часть шаблона документа и, при необходимости, изменять его размер. После этого нам остается только сохранить шаблон и загрузить его в ПланФикс. Когда по нему будет формироваться документ, вместо шаблонного изображения будет вставлена реальная печать, изображение которой хранится в переменной, которую мы привязали к этому шаблонному изображению.

Аналогичная история с подписью и любыми другими изображениями, которые вам понадобятся в документах. Например, таким образом можно организовать вставку изображений техники или других товаров в коммерческое предложение. Один раз сделав такой шаблон, в будущем вам будет достаточно добавить в задачу нужные аналитики, содержащие ссылки на справочник с этими товарами, чтобы получить на выходе красивое коммерческое предложение с их характеристиками, изображениями и ценой. Понимаете, насколько это проще и быстрее, чем ручное редактирование каждого компреда?

Для удобства, мы оформили отдельную справочную статью про вставку изображений печати и подписи в документ – используйте ее как инструкцию по использованию ПланФикса для формирования любых нужных вам документов, содержащих произвольные изображения.

Другие новые возможности:

• дополнительные параметры управления вставленными изображениями для шаблонов MS Word (описаны в этой справочной статье);
• возможность вывести в документ все файлы, прикрепленные к задаче.

Если вы еще не пользуетесь возможностью автоматического формирования документов по шаблонам, я рекомендую вам начать с установки стандартной конфигурации Учет услуг: выставление счетов, закрытие актов, отчеты.

Во-первых, она поможет вам вживую “пощупать” как формируются документы в ПланФиксе – в справке по конфигурации очень доступно расписано, на какие кнопки жать.

Во-вторых, входящие в состав конфигурации шаблоны документов можно использовать как базовые для создания ваших собственных заготовок для документов. Смело скачивайте их и экспериментируйте. Кстати, туда уже вставлены шаблонные изображения печати и подписи, привязанные к общим переменным с соответствующим названиям. Так что вам не придется производить описанные выше операции, все уже готово к использованию.

Заключение

Работать должны роботы – и автоматическое формирование документов это отличный пример такой работы. Поэтому даже если вам придется потратить какое-то время на настройку своих шаблонов, представьте, сколько человеко-часов для себя и коллег вы будете экономить каждый месяц, начиная с этого момента.

В общем, пробуйте, а мы работаем дальше 🙂