Здравствуйте! Меня зовут Дмитрий Пискарёв, я Chief Technical Officer в агентстве интернет-маркетинга Netpeak.

Основная специализация агентства — предоставление услуг SEO 2.0. и PPC 2.0. За плечами мы имеем 10-летний опыт работы, более 1700 успешных проектов и 300 сотрудников.

В своей работе мы широко используем автоматизацию, которая помогает нашим специалистам достигать лучшего результата, не тратя время на рутину и механические операции.

Моя работа заключается в выработке решений по автоматизации, написанию на их основе технических заданий и их фактической имплементации в работу отделов.

В 2011-м году мы решили использовать ПланФикс в качестве эксперимента, поскольку до этого все задачи ставились вручную через письма в формате «Адресат / тема задачи / приоритет». За эти годы мы достигли существенного прогресса в использовании ПФ и автоматизации работы через его интеграцию по API с нашей ERP/CRM-системой. В своей же статье я постараюсь затронуть две темы, которые в работе сможет применить почти каждый пользователь.

Одной из проблем использования ПланФикса для агентства, возникшей спустя несколько лет, стала проблема большого числа задач и контроля их выполнения.

В качестве решения нам было создано две простые схемы:

1. Проверка только выполненных задач и задач, где требуется ответ на вопрос.

2. Выделение для руководителей отделов и направлений самых приоритетных задач в отдельный раздел, за которым установлен особый контроль.

Первая схема легко реализуется с помощью набора статусов «мяч» или, как часто говорят, «горячая картошка».

Идея проста: статус «в работе» превращается в «мяч у исполнителя», а между статусом «мяч у исполнителя» и «выполненная» добавляется еще один статус — «мяч у постановщика».

Если у исполнителя возникает вопрос, он задает его и меняет статус — теперь задача будет пылиться (ведь статус неактивен), но зато постановщик будет вынужден контролировать процесс и реагировать на действительно важные задачи.

Подобный фильтр в сайдбаре раздела “Задачи” позволяет сделать процесс еще проще:

Я, например, заглядываю туда несколько раз в неделю — этого достаточно, чтобы отработать большинство вопросов вовремя. Кроме того, я лишаю возможности лишний раз отвлечь себя по skype/telegram и другим каналам связи.

Если я долго не проверяю задачи — ERP, используя API ПланФикса, вышлёт мне такое письмо:

Вторая схема еще проще:

1. Создаете новый проект.

В нашей компании он называется Сингапур. Почему Сингапур? Потому что Сингапур — пример государства, которое смогло за короткий срок, не имея в своем распоряжении никаких ресурсов, а лишь территорию площадью 712 кв. км, стать финансовым, экономическим центром Азии и иметь 4ое место по показателю ВВП на душу населения в мире. Кстати, если соберетесь создать своё государство — рекомендую почитать книгу бывшего премьер-министра Сингапура Ли Куан Ю — «Из третьего мира — в первый».

2. Устанавливаете правила перенос задач в этот проект. У нас, например, задача может попасть туда, только если она существенно улучшает агентство. Например:

2.2.1. Увеличивает проход.
2.2.2. Уменьшает операционные траты.
2.2.3. Сокращает товарно-материальные ценности.

По сути, реализованная схема — аналог Канбана, когда в работе одновременно может находиться не более X задач.

3. Настраиваете в нём систему статусов.

4. И, самое главное, выбираете сотрудника, который будет контролировать ход задач в этом проекте («пушить»).

Желательно, чтобы у «пушера» были KPI и система мотивации, которая бы заставляла еще и разбираться в задачах. Такой системой можно, например, считать, кол-во выполненных задач в приоритетном разделе из месяца в месяц (или динамику).
Как это реализовать? Через систему отчётов:

Кстати, система подсчета динамики в поставленных и выполненных задачах у нас вообще работает на всех сотрудниках (в рамках ERP):

Два рассмотренных выше примера — лишь небольшая часть механизма, строящегося агентством более 5 лет. Но результат оправдан: с такой системой легко горизонтально масштабироваться и развиваться.

В нашей работе ПланФикс играет существенную роль, надёжно прикрывая в области постановки задач, трекинга и аналитики. Спасибо команде ПланФикса за годы продуктивного сотрудничества. Успехов в разработке и продвижении продукта!

Дмитрий Пискарёв

CTO Netpeak

—

Ну а я традиционно напоминаю нашим старым и новым читателям:Если вы готовы рассказать о своем опыте выбора и использования ПланФикса – ставьте задачу на Службу поддержки с темой “Рассказ от первого лица”, я подхвачу ее с нашей стороны и свяжусь с вами для согласования деталей.