Сколько времени вы тратите, чтобы назначить встречу? От 2 до 10 минут? А если таких встреч надо назначить 10-15… Сколько времени вы потратите на это? Зачастую это отнимает часть рабочего дня. Поэтому в лаборатории ПланФикса постоянно «химичат» над вариантами интеграций с системой, чтобы сэкономить как можно больше рабочего времени.

В этом вам поможет связка: ПланФикс + Гугл календарь + Календли. Гугл календарь используется как посредник, поскольку прямой интеграции ПланФикса с Календли еще нет. В итоге клиент увидит ваш график работы, свободные окна в нём и самостоятельно выберет удобную для себя дату и время. Данные отобразятся в ПланФиксе, а в Календли этот слот времени будет закрыт для бронирования. Таким образом, встречи будут назначаться без вашего участия.  

К настройкам

Planfix + Google Calendar

1. Для начала настройте интеграцию календаря в ПланФиксе с Гугл календарем, как описано в справке.

2. Теперь переходим в Календли:

• Создаем форму бронирования:

• Выбираем тип события. Например, встреча один на один:

• Заполняем форму данными:

• Выбираем количество дней в календаре, которые будут видны клиенту для бронирования, а также устанавливаем длительность встречи:

• Затем устанавливаем график работы, временную зону, а также дни и часы, когда клиент может забронировать с вами встречу:

• Далее настройте поля, которые нужно заполнить клиенту. Эти данные будут приходить в Гугл календарь и ПланФикс: 

• Выберите способ уведомления клиента о мероприятии: подтверждение через почту:

• Сохраните настройки.

Google Calendar + Calendly

Для того, чтобы связать Календли с Гугл календарем пройдите в раздел «Интеграции» в Календли и выберите из списка Гугл календарь:

• Проверьте правильность выбранного Гугл-аккаунта и календаря в ПланФиксе:

• Теперь все готово к работе.

Как это работает

Представим психолога Алену, которая проводит онлайн консультации. Раньше ей писали клиенты, желая забронировать встречу. И каждый раз она затрачивала около 5 минут на одного клиента, чтобы согласовать удобную дату встречи. Теперь она затрачивать несколько секунд на отправку ссылки. Взглянем на то, как Алена настроила этапы работы.

1. Для начала она скопировала ссылку формы из Календли:

2. Затем в ПланФиксе создала кнопку, чтобы в один клик отправлять клиенту комментарий с ссылкой: 

3. После она жмет кнопку и клиенту отправляется сообщение:

Когда клиент проходит по ссылке, то видит свободное время психолога и бронирует удобное для себя, например, 22 марта в 14:30:

Вводит свои данные и сохраняет форму:

После сохранения — открывается окно с подтверждением брони.

Google Calendar + Planfix

1. Сохраненные данные из Календли уходят в Гугл календарь. Обратите внимание, что часовой пояс психолога отличается от часового пояса клиента:

То есть у психолога задача поставлена на час раньше, ввиду разных часовых поясов и Календли позволяет это учесть.

2. Автоматически данные клиента в виде задачи появляются и в ПланФиксе:

В итоге, психолог не тратит время на обсуждение даты встречи с клиентом, а клиент в несколько кликов бронирует удобное для него время встречи.

Дополнительные возможности

Забронировать время можно и для личных дел: в календаре ПланФикса или в Гугл календаре, (если вам удобнее работать в нем). Например, вы записаны к стоматологу. Для посещения нужно выделить время. Отметьте это время в календаре, и клиенты не смогут его занять:

Резюмируем

Для эффективного управления временем — планируйте и автоматизируйте свои бизнес-процессы. Настройка связки из трех сервисов займет менее 20 минут, но в дальнейшем это высвободит несколько часов в неделю, поскольку встречи будут назначаться без вашего участия.

---

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.