Если вы только начинаете знакомство с ПланФиксом и слова «аналитика», «объект» и «справочник» звучат как что-то из мира серьёзной бухгалтерии — вы не одиноки. Но хорошая новость в том, что это всё не так страшно.
В этой заметке покажем, как связать между собой настраиваемые поля, объекты, справочники, аналитики и отчёты, чтобы автоматизировать повседневные задачи. Просто, пошагово и по-человечески.
Вот ваши лучшие будущие друзья в ПланФиксе:
Настраиваемые поля — это как ярлык, который можно приклеить почти к чему угодно: задачам, проектам, карточкам сотрудников, даже документам. Хотите поле “Срочность”? Пожалуйста. Нужно где-то отмечать “Тип ремонта” или “Цвет стула”? Да хоть “Сколько кружек кофе выпито за день” — никто не осудит.
Настраиваемые поля позволяют самому решить, какие данные важны и где их удобнее хранить. Главное — не переборщить, а то можно сделать такую карточку задачи, что места не останется 😅
Объекты — это как коробка, в которую можно аккуратно (или не очень) сложить весь бизнес-процесс. Например, «Замена лампочек» или «Закупка техники».
Внутри Объекта можно хранить всё, что важно: кто ответственный, когда делать, на каком этапе всё зависло (ну, или наоборот, успешно завершено). Можно настроить этапы, автоматизацию, напоминание нужному человеку, что пора наконец закрутить ту самую лампу в переговорке.
В общем, Объект — это не просто карточка задачи, это ваш маленький проект-менеджер, только не требует кофе и работает без выходных.
Справочники — это мини-базы данных, которые ведут себя тише воды и ниже травы, но хранят в себе кучу пользы. Хотите список лампочек, с ценами, мощностью и уровнем драматичности света? Пожалуйста. Справочник всё запомнит, а главное — его можно подключать к задачам, аналитикам и отчётам.
Настроили один раз — и больше не нужно вспоминать, сколько стоит та самая лампочка, которую закупали «вот в том квартале, когда у нас ещё был кулер в коридоре».
Короче, в справочнике удобно что-то хранить.
Аналитики — это как умный калькулятор, встроенный прямо в задачу. Только не тот, что надо искать в ящике стола постоянно, а тот, который все считает сам и молча передает данные в отчет. Деньги, часы, коробки, километры, кексы на корпоратив — можно учесть всё, что угодно.
Сотрудник заполнил аналитику в задаче — и вуаля: цифры уже в системе, и в бухгалтерии уже улыбаются.
Главное — добавить нужные поля и не забывать их заполнять 👀
Отчёты — это тот самый момент, когда вся внутренняя магия ПланФикса выходит на свет. Один раз всё настроили — и можно наблюдать: сколько купили, сколько потратили, где уже всё отлично, а где пора подкрутить гайки (или людей).
Всё красиво, по полочкам, с цифрами и фильтрами — больше никакой эксельной боли. А если вдруг начальство просит сводку «ещё вчера» — просто открываете нужный отчёт и спокойно наливаете чай. ПланФикс уже всё собрал за вас.
Теперь соберем все до кучи — как пазл, только вместо картинки у нас понятный рабочий процесс.
Взаимодействие сущностей — от поля до отчёта
Возьмём знакомую боль — перегоревшие лампочки. Они всегда сдаются внезапно и обязательно в самый неподходящий момент: то в переговорке темно, то в коридоре, как в пещере.
Настроим простой процесс: от создания заявки по закупке или замене лампы до отчёта о проделанной работе.
Этап 1: Создадим Объект «Закупка и замена лампочек» с пользовательским полем «Срочность замены»:
Этап 2: Добавим в ПланФикс справочник ламп:
И заполним его:
Этап 3: Создадим аналитику, в которую добавим поле со справочником ламп:
Так выглядит список ламп из справочника в аналитике:
Этап 4: Благодаря полю «Срочность замены», сотрудник сразу увидит в своём Планировщике, где наступил мрак и пора спасать офис от тьмы:
А когда лампочки заменены, остается только зафиксировать изменения в аналитике:
Этап 5: А теперь — магия! В отчёте появляются все данные за нужный период: какие лампочки заменили, сколько их было, сколько стоили. Один взгляд — и сразу видно, что происходит:
В итоге: поля подсказали, где стало темно, справочник подкинул нужную модель лампы, аналитика всё зафиксировала, а отчёт выдал наглядную картинку происходящего.
А теперь представьте, что всё это — не просто про лампочки. Точно так же можно выстроить процесс закупки техники, ведения проектов, расчёта прибыли, учёта командировок и много чего ещё. В общем, целое непаханое поле идей и возможностей 🙂
Как это всё настроить и унифицировать под нужды своего бизнеса — расскажу во второй части. Подписывайтесь, чтобы не пропустить.
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
