Рекомендации по работе с внешней почтой — различия между версиями
Материал из ПланФикс
Alice (обсуждение | вклад) |
Artem (обсуждение | вклад) |
||
| (не показаны 4 промежуточные версии 1 участника) | |||
| Строка 1: | Строка 1: | ||
| − | + | Мы рекомендуем такую схему работы с почтой в ПланФиксе: | |
*Входящая почта попадает на внешний ящик на одном из сервисов, обладающих качественным спам-фильтром: GMail, Mail.ru или на ваш корпоративный почтовый сервер. | *Входящая почта попадает на внешний ящик на одном из сервисов, обладающих качественным спам-фильтром: GMail, Mail.ru или на ваш корпоративный почтовый сервер. | ||
| − | *Там настраивается автоматическая переадресация внутрь ПланФикса — например, на [[Виртуальные e-mail адреса |виртуальный почтовый ящик]], на котором удобно настроить [[Правила создания задач по e-mail |правила обработки почты]] и формирования из писем [[Задачи | задач]] в нужных [[Проекты| проектах]]. | + | *Там настраивается автоматическая переадресация внутрь ПланФикса — например, на [[Виртуальные e-mail адреса |виртуальный почтовый ящик]], на котором удобно настроить [[Правила создания задач по e-mail |правила обработки почты]] и формирования из писем [[Задачи | задач]] в нужных [[Проекты| проектах]], или на [[Как поставить задачу по e-mail? | внутренний email-адрес сотрудника]]. |
*Добавив [[Отправка писем с внешнего почтового ящика | настройки своей почтовой записи]] в ПланФикс, вы обеспечите ответ клиенту с того же внешнего ящика, на который он написал свое письмо. | *Добавив [[Отправка писем с внешнего почтового ящика | настройки своей почтовой записи]] в ПланФикс, вы обеспечите ответ клиенту с того же внешнего ящика, на который он написал свое письмо. | ||
| − | Такая конструкция позволит вам | + | Такая конструкция позволит вам перевести в ПланФикс всю переписку с клиентами: |
| + | *Новое письмо на ваш адрес автоматически станет задачей в ПланФиксе. Для отправителя при этом будет создан новый [[Контакты | контакт]], если ранее в ПланФиксе не было контакта с таким адресом email. | ||
| + | *Комментарий, добавленный вами в этой задаче, будет отправлен клиенту или другому внешнему контакту в виде обычного письма (если, конечно, он будет уведомлен об этом комментарии). Такой подход позволяет вести переписку с коллегами по задаче, уведомляя клиента только о тех комментариях, которые должны быть ему отправлены. | ||
| + | *Ответ внешнего контакта на комментарий из ПланФикса попадает в задачу, в которой был добавлен комментарий. При этом о получении нового ответа будут уведомлены те же пользователи, которые уведомлялись в комментарии, на который пришел ответ. Это повторяет привычный способ переписки с несколькими адресатами. | ||
| − | + | ||
| + | == Защита от спама == | ||
| + | Описанный способ позволяет получать минимум спама, так как основная его часть будет отсекаться внешними спам-фильтрами почтовых систем. | ||
| + | |||
| + | При этом, если по какой-то причине ваш внутренний e-mail адрес ПланФикса попал в базу спамеров и вы получаете почту напрямую на него, то можно сменить его: | ||
*если это ваш личный адрес, то изменить его можно, [[Как изменить логин? | сменив логин]] в системе. Логин является составной частью вашего внутреннего e-mail адреса, поэтому изменив его, вы изменяете и сам адрес. | *если это ваш личный адрес, то изменить его можно, [[Как изменить логин? | сменив логин]] в системе. Логин является составной частью вашего внутреннего e-mail адреса, поэтому изменив его, вы изменяете и сам адрес. | ||
| Строка 20: | Строка 27: | ||
== Перейти == | == Перейти == | ||
| − | |||
| − | |||
*[[Как защититься от спама]] | *[[Как защититься от спама]] | ||
* Блог ПланФикса: [https://blog.planfix.ru/%D0%B0%D0%BD%D1%82%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%B0%D0%BC-1-0/ Антиспам 1.0] | * Блог ПланФикса: [https://blog.planfix.ru/%D0%B0%D0%BD%D1%82%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%B0%D0%BC-1-0/ Антиспам 1.0] | ||
Текущая версия на 13:53, 8 мая 2020
Мы рекомендуем такую схему работы с почтой в ПланФиксе:
- Входящая почта попадает на внешний ящик на одном из сервисов, обладающих качественным спам-фильтром: GMail, Mail.ru или на ваш корпоративный почтовый сервер.
- Там настраивается автоматическая переадресация внутрь ПланФикса — например, на виртуальный почтовый ящик, на котором удобно настроить правила обработки почты и формирования из писем задач в нужных проектах, или на внутренний email-адрес сотрудника.
- Добавив настройки своей почтовой записи в ПланФикс, вы обеспечите ответ клиенту с того же внешнего ящика, на который он написал свое письмо.
Такая конструкция позволит вам перевести в ПланФикс всю переписку с клиентами:
- Новое письмо на ваш адрес автоматически станет задачей в ПланФиксе. Для отправителя при этом будет создан новый контакт, если ранее в ПланФиксе не было контакта с таким адресом email.
- Комментарий, добавленный вами в этой задаче, будет отправлен клиенту или другому внешнему контакту в виде обычного письма (если, конечно, он будет уведомлен об этом комментарии). Такой подход позволяет вести переписку с коллегами по задаче, уведомляя клиента только о тех комментариях, которые должны быть ему отправлены.
- Ответ внешнего контакта на комментарий из ПланФикса попадает в задачу, в которой был добавлен комментарий. При этом о получении нового ответа будут уведомлены те же пользователи, которые уведомлялись в комментарии, на который пришел ответ. Это повторяет привычный способ переписки с несколькими адресатами.
Защита от спама
Описанный способ позволяет получать минимум спама, так как основная его часть будет отсекаться внешними спам-фильтрами почтовых систем.
При этом, если по какой-то причине ваш внутренний e-mail адрес ПланФикса попал в базу спамеров и вы получаете почту напрямую на него, то можно сменить его:
- если это ваш личный адрес, то изменить его можно, сменив логин в системе. Логин является составной частью вашего внутреннего e-mail адреса, поэтому изменив его, вы изменяете и сам адрес.
Обратите внимание: после смены такие письма доходить не будут — нужно предупредить всех, с кем вы переписывались, о смене адреса.
- если это виртуальный e-mail, то его можно удалить и создать новый. Есть определенные неудобства, связанные с перенастройкой правил обработки писем, приходящих на этот адрес — но если спама действительно много, то эти неудобства не кажутся такими уж страшными
Перейти
- Как защититься от спама
- Блог ПланФикса: Антиспам 1.0