Как работать с клиентом по e-mail?
Если вы не хотите давать доступ клиенту в свой аккаунт ПланФикса или клиент не горит желанием использовать новую систему, работу с ним можно организовать при помощи электронной почты:
- Создайте новый контакт в разделе Контакты
- Укажите имя клиента и его e-mail
- Активируйте чекбокс Отображать в списке выбора участников задачи:
Это даст возможность добавить клиента в нужные задачи в качестве исполнителя или участника, при этом доступ в ПланФикс клиент не получит.
Важно: если клиент написал вам письмо, которое стало задачей в ПланФиксе, его карточка контакта создается автоматически, вы можете пропустить этот шаг и просто общаться с ним по задаче.
Работа по задачам
Если необходимо согласовать с клиентом какой-то вопрос или сообщить ему о результатах:
- Добавьте новое действие к задаче, к которой подключен этот клиент
- Напишите комментарий, адресованный клиенту
- Добавьте (при необходимости) файлы, с которыми хотите его ознакомить
- Выделите его в блоке Уведомить об этом
- Сохраните действие
Клиент получит письмо с вашей информацией на емейл, который вы добавили ему как контакту в ПланФиксе. Ответ клиента на это письмо будет добавлен в задачу новым действием.
Какую информацию получает клиент
- В общем случае, клиенту уходят сообщения только о тех действиях, в которых он выбран в блоке "Уведомить об этом". Поэтому вы можете управлять видимостью для клиента действий, производимых по задаче, в том числе свободно переписываться внутри задачи с коллегами, не уведомляя об этом клиента - сообщений об этом он не получит.
- Будьте внимательны, отвечая на сообщения от ПланФикса по email: ваш ответ будет отправлен всем получателям письма, на которое вы отвечаете, поэтому если одним из адресатов был клиент, то он также получит ваш ответ.
- Системные уведомления (о переводе статуса задачи, подключении/отключении исполнителей и т.п.) клиенту НЕ отправляются
- Клиенту, поставившему задачу по почте на внутренний адрес сотрудника компании, НЕ отправляется автоматическое сообщение о ее принятии либо просрочке