Как добавить в задачу внешнее письмо? — различия между версиями

Версия 14:38, 6 февраля 2014

У каждой задачи ПланФикса есть собственный виртуальный адрес email вида:

task+123@аккаунт.planfix.ru

где:

123 это номер задачи;
аккаунт - имя вашего аккаунта ПланФикса.

Письмо, отправленное на этот адрес, будет добавлено в задачу в виде действия. При этом:

текст письма добавится в задачу в качестве нового комментария;
приложенные к письму файлы добавятся в эту задачу тем же действием, что и комментарий;
тема письма будет проигнорирована;
все участники задачи получат уведомление о добавлении нового действия.

Важно

Ранее действовало правило, согласно которому адрес, с которого отправляется письмо, должен был принадлежать сотруднику или контакту, который имеют доступ к данной задаче. На текущий момент этого ограничения нет.

Если письмо придет с email-адреса, которого нет в вашем аккаунте, то:

будет автоматически создан контакт с таким емейлом и именем отправителя ответа
этот контакт будет добавлен участником задачи
от его имени создастся действие, содержащее текст ответа

ПланФикс идентифицирует пользователя не по имени, а по емейлу. В связи с этим имеет смысл обращать внимание на то, с какого адреса вы отправляете письма в ПланФикс. Если адрес будет незнаком ПланФиксу, то он, вне зависимости от наличия в задаче участника с вашим именем, но другим емейлом, создаст новый контакт подключит его в задачу. Наличие в задаче двух участников с одинаковыми именами наверняка озадачит ваших коллег.

Дополнительные опции

Если номер нужной задачи вам не известен, вы можете послать письмо на адрес task+@аккаунт.planfix.ru (то есть, с плюсом, но без номера задачи) и добавить в тему письма метку #текст, где “текст” это часть названия задачи. ПланФикс выполнит поиск задачи по этому тексту и добавит письмо действием в первую найденную задачу. Если не будет найдено ни одной задачи, название которой содержало бы этот текст, письмо добавится в виде новой задачи.

По умолчанию, о новом действии будут уведомлены все участники задачи. Если добавить в тему пересылаемого письма метку @nonotify, то уведомлений о новом действии рассылаться не будет.

Примеры использования

Адрес	Тема	На выходе получим
task+4568@test.planfix.ru	FW: Дополнение к заказу	В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; о нем будут уведомлены все участники задачи.
task+@test.planfix.ru	FW: Дополнение к заказу #окрс	Будет найдена первая задача, содержащая в названии буквосочетание “окрс”; в нее будет добавлено действие; о нем будут уведомлены все участники задачи.
task+4568@test.planfix.ru	FW: Дополнение к заказу @nonotify	В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; уведомления рассылаться не будут.
task+4568@test.planfix.ru	FW: Дополнение к заказу #окрс @nonotify	В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; уведомления рассылаться не будут. Метка #окрс будет проигнорирована, т.к. указан номер задачи.

Полезные ссылки

Блог ПланФикса: Добавляем внешние письма в задачу ПланФикса

@@ Строка 19: / Строка 19: @@
 Ранее действовало правило, согласно которому адрес, с которого отправляется письмо, должен был принадлежать сотруднику или контакту, который имеют [[Права доступа в ПланФиксе | доступ]] к данной задаче. '''На текущий момент этого ограничения нет.'''
-Если ответ на действие придет с email-адреса, которого нет в вашем аккаунте, то:
+Если письмо придет с email-адреса, которого нет в вашем аккаунте, то:
 *будет автоматически создан контакт с таким емейлом и именем отправителя ответа
 *этот контакт будет добавлен участником задачи
@@ Строка 25: / Строка 25: @@
-В связи с этим имеет смысл обращать внимание на то, с какого адреса вы отвечаете на письма-уведомления от ПланФикса. Если вы используете переадресацию и ответ будет отправлен с другого адреса, то ПланФикс создаст контакт с вашим именем и подключит его в задачу. Наличие в задаче двух участников с одинаковыми именами наверняка озадачит ваших коллег.
+ПланФикс идентифицирует пользователя не по имени, а по емейлу. В связи с этим имеет смысл обращать внимание на то, с какого адреса вы отправляете письма в ПланФикс. Если адрес будет незнаком ПланФиксу, то он, вне зависимости от наличия в задаче участника с вашим именем, но другим емейлом, создаст новый контакт подключит его в задачу. Наличие в задаче двух участников с одинаковыми именами наверняка озадачит ваших коллег.

Перейти