Инструкция по настройке конфигурации Учет услуг

Материал из ПланФикс
Версия от 15:12, 24 марта 2020; DM (обсуждение | вклад)
(разн.) ← Предыдущая | Текущая версия (разн.) | Следующая → (разн.)
Перейти к: навигация, поиск

Сразу после установки конфигурация Учет услуг должна быть настроена для использования в вашей компании. Для этого внимательно пройдите по всем описанным ниже шагам. Учтите, что описанные шаги должен сделать администратор аккаунта, т.к. большая часть из них требует соответствующих прав.


Шаг 1: Заполнение справочника “Услуги”

Для начала вам необходимо добавить в справочник "Услуги" наименования стандартных для вашей деятельности услуг. Для этого:

  • перейдите в справочник Главное меню / Справочники / Услуги:

ahkeyV.jpg

  • удалите записи, которые добавлены в него по умолчанию для примера;
  • добавьте записи с названиями услуг, оказываемых вашей организацией.


Примечания:

  • если услуг много, имеет смысл разбить их внутри справочника на группы;
  • вы можете добавлять в справочник не только услуги, но и товары.


Шаг 2: Корректировка формы документов

Шаблоны документов для печати счетов и актов, входящие в состав конфигурации, содержат данные условной компании. Их необходимо заменить на реальные данные вашей организации.

Для этого:

  • перейдите в раздел Документы / Шаблоны документов:

403MKA.jpg

  • определитесь с формой счета и акта, которую вы будете использовать (в состав конфигурации входят варианты с НДС и без НДС);
  • скачайте нужный файл шаблона;
  • откройте его в MS Excel;
  • отредактируйте данные в шапке и подписи (название организации, реквизиты, ФИО руководителей, можно добавить логотип и т.п.);
  • если ваша организация работает с НДС и вы выбрали соответствующий документ, проверьте расчет НДС под табличной частью документа и вносите при необходимости коррективы в формулу;
  • сохраните изменения в файле;
  • загрузите новую версию файла в Шаблоны документов:

tCtGYs.jpg


Повторите аналогичные операции для тех файлов, которые планируете использовать.


Примечания:

  • В состав конфигурации входит несколько вариантов файлов для счетов и шаблонов. Имеет смысл откорректировать только те из них, которые соответствуют используемому вами варианту налогообложения, а остальные удалить, чтобы упростить выбор из списка шаблонов в текущей работе. Оставшиеся документы можно для удобства назвать "Счет №" и "Акт №".
  • Все документы представлены в двух вариантах, с печатью и без. Если вы планируете отправлять счета и акты в электронном виде, удобнее использовать варианты шаблонов с печатью и вносить изменения в них. Вы также можете подготовить для использования оба варианта, с печатью и без, и выбирать нужный в каждом конкретном случае.
  • При редактировании будьте внимательны и не повредите содержимое ячеек, содержащих переменные ПланФикса (они заключены в двойные фигурные скобки). Если это произойдет, в итоговом документе будут отсутствовать или неверно выводиться данные.
  • В случае, если файл поврежден или по какой-то причине нужно вернуться к первоначальной версии файла, зайдите в Документы / Шаблоны документов, затем в нужный шаблон и, находясь в режиме его просмотра, выберите на панели справа опцию “История версий”. В появившемся списке выберите нужную версию файла и скачайте ее. С ней можно заново произвести необходимые манипуляции и загрузить в Шаблоны документов, как это описано выше.


Шаг 3: Добавление изображений печати и подписи

Это необязательный шаг, его нужно проходить только если вы планируете использовать шаблоны документов с печатью и подписью. В этом случае вам необходимо подготовить отсканированные изображения печати организации и подписи руководителя и загрузить их в ПланФикс. Для этого:

  • перейдите в раздел Управление аккаунтом / Настраиваемые поля / Общие поля:

MAOJXf.jpg

  • зайдите в поле Печать:

wlwtyn.jpg

  • добавьте в него файл с изображением печать вашей организации:

fDHS4y.jpg


Затем повторите эту процедуру для общего поля Подпись и загрузите в него изображение подписи руководителя или ответственного лица организации, от имени которого будут подписываться документы.

Примечания:

  • Для лучшего качества мы рекомендуем использовать файлы формата PNG с изображением на прозрачном фоне.
  • Если вам потребуется добавить в документ дополнительные изображения, например подпись главного бухгалтера или разные подписи для разных документов, воспользуйтесь этой инструкцией.


После того, как справочник услуг настроен и шаблоны документов приведены в соответствие с реальными данными вашей организации, можно приступать к работе.


Перейти