Учет рабочего времени — различия между версиями

Версия 08:54, 6 февраля 2021

Конфигурация Учет рабочего времени — это готовое решение ПланФикса, позволяющее вести учет времени. Конфигурация предназначена для компаний, работающих на B2B- и B2C-рынках.

Конфигурация позволяет:

• учитывать планируемое и фактическое время работы сотрудников над задачами и проектами;
• контролировать виды выполняемых работ;
• определять стоимость работ для расчетов заработной платы сотрудников;

• Инструкция по установке конфигурации

Первые шаги после установки

Описанные шаги должен сделать администратор аккаунта до начала работы пользователей в конфигурации.

Заполнение справочника “Тип работы”

Для этого:

• заходите в справочник (Главное меню / Справочники / Тип работы);
• удаляете записи, которые добавлены в него по умолчанию для примера
• добавляете записи с названиями видов работы, выполняемых сотрудниками вашей организации
• проставляете в каждой записи базовую ставку за 1 час работы данного типа в используемой в вашем организации валюте учета (вносите только цифру, без обозначения валюты)

Примечания:

• если вы не можете сразу вспомнить все типы работ, это не страшно - справочник можно пополнять в ходе работы
• справочник можно разбивать на группы, чтобы сделать выбор нужного типа работы более удобным.

Установка личных коэффициентов сотрудников

Личный коэффициент сотрудника используется для повышения или понижения базового тарифа за выполненную работу (см. Идеология учета ниже). Устанавливается коэффициент в карточке сотрудника:

Компания - Нужный сотрудник - Редактировать - Дополнительные данные - Коэффициент

Роли в конфигурации

По умолчанию, конфигурация “Учет рабочего времени” не имеет разделения по ролям - вносить данные по выполненным работам имеют возможность любые сотрудники; каждый сотрудник может видеть сводные данные по выполненным работам в рамках задач, к которым имеет доступ.

Если есть необходимость ограничить доступ, то сделать это можно следующим образом:

• Наиболее радикальный способ: ограничить доступ к аналитике (Как разграничить доступ к аналитике между сотрудниками?) “Фактическое время работы” - оставить его только для тех пользователей, которые должны вносить и просматривать эти данные. Тогда остальные пользователи в принципе не увидят эти данные. Справка
• Если есть необходимость ограничить возможность изменять типы работ (вносить новые записи, редактировать и удалять имеющиеся), это нужно сделать на уровне настроек доступа к записям справочника (Настройка доступа к справочнику) “Типы работ”
• Также можно ограничить доступ сотрудников к отчету “Отчет: тайм-трекинг” (Как настроить доступ сотрудников к разным отчетам?), тогда они не смогут увидеть в нем сводные данные по доступным им задачам и аналитикам.

Идеология учета

В данной конфигурации применяется следующая идеология учета:

Сотрудник, выполнив какую-либо задачу, отражает это записью аналитики “Фактическое время работы”, которая содержит:

• время начала работы

• время окончания работы

• продолжительность работы в часах (высчитывается автоматически)

• вид работы

Каждый вид работы тарифицируется определенной ставкой за час. Например, час работы по программированию и час работы по устранению ошибок в коде могут стоить по-разному.

Помимо этого, у каждого сотрудника есть свой коэффициент классности (см. Личный коэффициент сотрудника выше) - мы исходим из того, что за единицу времени опытный сотрудник выполнит больше работы, чем новичок, поэтому и платить ему следует больше.

Итоговое начисление за выполненную работу происходит по формуле:

Начисление = Продолжительность работы (в часах) * Тариф за час работы * Коэффициент сотрудника

Практика показала, что эта простая идеология позволяет достаточно гибко регулировать и учитывать начисления заработной платы сотрудникам разных направлений и квалификации.

Ввод данных

• Для того, чтобы внести в систему информацию о полученном доходе или понесенных расходах, сотрудник добавляет к задаче аналитику “Фактическое время работы”.

• При внесении аналитики, в тексте действия правильным считается указать описание проведенных работ:

• Лучше всего добавлять аналитику непосредственно в те задачи, по которым проводилась эта работа - это даст дополнительный срез информации для отчетов.

• Вы также можете создавать специальные задачи для нужд учета рабочего времени. Например можно создать задачу “Работа на выезде” для фиксации пост-фактум работ, произведенных сотрудником на вызовах у клиентов для случаев, когда отдельные задачи для каждого вызова отсутствуют.

• Достаточно часто встречаются ситуации, когда работа по задаче происходит в несколько подходов, поэтому в одной задаче может быть несколько аналитик “Фактическое время работы”. Каждый раз, прерываясь на отдых или другую задачу, сотрудник фиксирует отработанное до этого момента время.

• Допускается ввод данных об отработанном времени не самим сотрудником, а его руководителем или другим сотрудником. В таких случаях при вводе аналитики нужно выбрать нужного сотрудника в соответствующем поле:

Вы можете использовать специальное расширение-таймер для автоматического добавления аналитики “Фактическое время работы” в выбранную задачу.

Работа с отчетом

• Просмотр данных, внесенных при помощи аналитики “Фактическое время работы” производится при помощи отчета “Отчет:тайм-трекинг”

• По умолчанию, отчет выполнен с группировкой по проектам. Это позволяет увидеть трудозатраты по проекту за выбранный период - как в часах, так и в деньгах:

• Если выполнить этот же отчет с группировкой по сотрудникам, получится начисленная заработная плата за выполненные работы:

• Не выходя из отчета, вы можете развернуть текст комментария к выполненной работе:

• Вы можете изменять стандартный отчет или создавать на его основе другие отчеты (Отчеты), отбирающие данные по этой же аналитике и отображающие их в разных разрезах.

Полезные ссылки

• Заметка о стандартной системе учете рабочего времени в блоге ПланФикса
• Расширение-таймер для быстрого учета времени в ПланФиксе
• Статья в блоге про использование расширения-таймера
• Как настроить свою систему учета рабочего времени, отличающуюся от стандартной

Дополнительная информация

• Состав конфигурации

Если конфигурация не подошла

Если описанный подход к организации работы вам не подходит, есть несколько вариантов дальнейших действий:

• Установите другую конфигурацию из списка готовых решений.
• Настройте свой вариант работы, используя возможности ПланФикса.
• Обратитесь к партнерам ПланФикса, которые помогут настроить систему наиболее подходящим для вас образом.

Перейти

• Конфигурации