Установка конфигурации Учет услуг — различия между версиями

Материал из ПланФикс
Перейти к: навигация, поиск
(Новая страница: «{{#seo: |title=Установка конфигурации Учет услуг |titlemode=append |keywords=планфикс, конфигурация, устан…»)
 
Строка 11: Строка 11:
  
  
*Добавлять в задачи аналитику Услуги, содержащую информацию о перечне оказываемых услуг
+
'''Внимание:''' после установки и перед началом работы конфигурацию в обязательном порядке необходимо настроить под ваши условия. Поэтому сразу после установки переходите к настройке: [[Инструкция по настройке конфигурации Учет услуг | Инструкция по настройке конфигурации под вашу компанию]]
*Автоматически формировать на основании этих данных счета и акты выполненных работ. Конфигурация содержит типовые формы счетов и актов выполненных работ для организаций, работающих с НДС и без НДС, которые при необходимости можно изменить.
 
*Накапливать данные об услугах и просматривать их при помощи отчетов, как входящих в состав конфигурации, так и подготовленных вами самостоятельно при помощи конструктора отчетов.
 
 
 
*[[Установка конфигурации Учет услуг | Установка конфигурации ]]
 
*[[Инструкция по настройке конфигурации Учет услуг | Инструкция по настройке конфигурации под вашу компанию]]
 
 
 
 
 
== Первые шаги после установки ==
 
 
 
 
 
Описанные шаги должен сделать администратор аккаунта до начала работы пользователей  в конфигурации.
 
 
 
 
 
'''Заполнение справочника “Услуги”'''
 
 
 
Для этого:
 
*заходите в справочник (Главное меню / Справочники / Услуги);
 
*удаляете записи, которые добавлены в него по умолчанию для примера;
 
*добавляете записи с названиями услуг, оказываемых вашей организацией.
 
 
 
 
 
'''Примечания:'''
 
 
 
*если услуг много, имеет смысл разбить их внутри справочника на группы;
 
*вы можете добавлять в справочник не только услуги, но и товары.
 
 
 
 
 
'''Корректировка формы документов'''
 
 
 
Шаблоны документов для печати счетов и актов после установки содержат данные условной компании, их необходимо заменить на реальные данные вашей организации.
 
 
 
Для этого:
 
 
 
 
 
https://pic.planfix.ru/pf/iy/b6nV5q.jpg
 
 
 
 
 
 
 
*заходите в раздел Документы / Шаблоны документов;
 
*скачиваете файл;
 
*открываете его в MS Excel;
 
*редактируете данные в шапке и подписи (название организации, реквизиты, ФИО руководителей, можно добавить логотип и т.п.);
 
*проверяете расчет НДС под табличной частью документа и вносите при необходимости коррективы в формулу
 
*сохраняете изменения в файле;
 
*загружаете новую версию файла в Шаблоны документов.
 
 
 
 
 
Повторяете аналогичные операции для тех файлов, которые планируете использовать.
 
 
 
 
 
 
 
'''Примечания:'''
 
 
 
*В состав конфигурации входит несколько вариантов файлов для счетов и шаблонов. Имеет смысл откорректировать только те из них, которые соответствуют используемому вами варианту налогообложения, а остальные удалить, чтобы они не мешали при выборе из списка. Оставшиеся документы можно для удобства назвать "Счет №" и "Акт №".
 
*При редактировании будьте внимательны и не повредите содержимое ячеек, содержащих переменные ПланФикса (они заключены в двойные фигурные скобки). Если это произойдет, в итоговом документе будут отсутствовать или неверно выводиться данные.
 
*В случае, если файл поврежден или по какой-то причине нужно вернуться к первоначальной версии файла, зайдите в Документы / Шаблоны документов, затем в нужный шаблон и, находясь в режиме его просмотра, выберите на панели справа опцию “История версий”. В появившемся списке выберите нужную версию файла и скачайте ее. С ней можно заново произвести необходимые манипуляции и загрузить в Шаблоны документов, как это описано выше.
 
 
 
 
 
После того, как справочник услуг настроен и шаблоны документов приведены в соответствие с реальными данными вашей организации, можно приступать к работе.
 
 
 
 
 
 
 
== Роли в конфигурации ==
 
 
 
 
 
По умолчанию, конфигурация “Выставление счетов” не имеет разделения по ролям - счета имеют возможность выписывать любые сотрудники.
 
 
 
 
 
Если есть необходимость ограничить доступ, то сделать это можно следующим образом:
 
 
 
*Ограничить доступ к аналитике “Услуги” - оставить его только для тех пользователей ([[Как разграничить доступ к аналитике между сотрудниками?]]), которые имеют право выписывать счета
 
*Ограничить доступ ([[Доступ к шаблонам документов]]) к шаблонам документов “Счет №” и “Акт №”.
 
 
 
 
 
 
 
==Описание работы в конфигурации==
 
 
 
 
 
 
 
1. Для того, чтобы распечатать счет, необходимо внести данные для него в задачу. Это может быть любая готовая задача, в которой идет работа с клиентом, или задача, специально созданная для выставления счета.
 
 
 
2. Документы “Счет №” и “Акт №” используют контрагента задачи - он подставляется в качестве Покупателя (Заказчика). Убедитесь, что в задаче выбран контрагент:
 
 
 
 
 
https://pic.planfix.ru/pf/F8/BYKDNu.jpg
 
 
 
 
 
Табличная часть счета и акта берется из аналитик, прикрепленных к задаче.
 
 
 
Вы можете добавлять аналитики как в тело самой задачи при ее создании, так и отдельным действием к существующей задаче:
 
 
 
 
 
https://pic.planfix.ru/pf/MQ/S2wPfU.jpg
 
 
 
 
 
https://pic.planfix.ru/pf/MM/dF5CiD.jpg
 
 
 
 
 
https://pic.planfix.ru/pf/jX/gu2k9S.jpg
 
 
 
 
 
 
 
==Создание документа: счет или акт==
 
 
 
 
 
Для создания документа (счета или акта):
 
*убедитесь, что необходимые данные (контрагент и аналитики) добавлены в задачу
 
*создайте в этой задаче новое действие и выберите опцию прикрепления файла:
 
 
 
 
 
https://pic.planfix.ru/pf/5b/IrYUEB.jpg
 
 
 
 
 
 
 
https://pic.planfix.ru/pf/KB/jV2k4S.jpg
 
 
 
 
 
*Выберите вариант “Создать документ по шаблону” и нужный шаблон
 
*Сохраните действие
 
 
 
 
 
 
 
К задаче будет автоматически прикреплен документ, созданный по выбранному шаблону и наполненный данными из задачи:
 
 
 
 
 
https://pic.planfix.ru/pf/03/qMesun.jpg
 
 
 
 
 
Его можно просмотреть, скачать, отправить клиенту и т.п.
 
 
 
 
 
 
 
==Нумерация документов==
 
 
 
 
 
При добавлении документа конкретного типа (например, счета) в первый раз, система автоматически предложит для него номер 1.
 
 
 
Вы можете изменить этот номер на другой:
 
 
 
 
 
https://pic.planfix.ru/pf/DS/grLF2j.jpg
 
 
 
 
 
При добавлении следующего счета ПланФикс автоматически прибавит к этому номеру 1. Вы также сможете поменять его, если это будет необходимо.
 
 
 
 
 
 
 
'''Примечания:'''
 
 
 
*Можно в одном действии к задаче добавить аналитику и нужный документ, который будет создан по ней.
 
*Можно сразу отправить сгенерированный документ  внешнему контакту (клиенту, подрядчику и т.п.). Для этого он должен быть подключен к задаче и его нужно выбрать в блоке “Уведомить об этом” в действии, в котором происходит генерация документа по шаблону.
 
 
 
 
 
https://pic.planfix.ru/pf/5c/LXRbhi.png
 
 
 
 
 
*При генерации файла есть возможность выбрать формат PDF - это позволяет, в частности, отправлять клиенту счет сразу с подписью и печатью.
 
Для этого отсканированные изображения подписи и печати должны быть предварительно добавлены в файл шаблона документа.
 
 
 
 
*В табличную часть документа, создаваемого по шаблону, входят все аналитики, внесенные в эту задачу, даже если они были внесены в разное время в разных действиях.
 
Если вам нужно создать документ с данными аналитики только из одного конкретного действия, можно сделать это через меню дополнительных операций с действием:
 
 
 
 
 
https://pic.planfix.ru/pf/x7/LRldlg.png
 
 
 
 
 
 
 
*Одни и те же данные, внесенные в задачу, могут использоваться для генерации разных документов. Например, и счет, и акт выполненных работ могут использовать одну и ту же табличную часть (данные из аналитики) с перечнем оказанных услуг.
 
 
 
 
 
Таким образом вы можете по одной и той же задаче сгененировать счет и акт для клиента, ничего не добавляя в нее дополнительно.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
== Полезные ссылки ==
 
 
 
 
 
*[https://blog.planfix.ru/shablony-dokumentov/ Заметка о шаблонах документов в блоге ПланФикса]
 
*[https://blog.planfix.ru/vystavlenie-schetov-po-raspisaniyu/ Выставление счетов по расписанию]
 
 
 
  
  
 
== Перейти ==
 
== Перейти ==
 +
*[[Учет услуг: выставление счетов, закрытие актов, отчеты | Конфигурация Учет услуг]]
 
*[[Конфигурации]]
 
*[[Конфигурации]]

Версия 14:34, 24 марта 2020

Для установки перейдите на страницу конфигурации Учет услуг: выставление счетов, закрытие актов, отчеты и нажмите кнопку Установить конфигурацию:

Gy2Y2P.jpg


Внимание: после установки и перед началом работы конфигурацию в обязательном порядке необходимо настроить под ваши условия. Поэтому сразу после установки переходите к настройке: Инструкция по настройке конфигурации под вашу компанию


Перейти