Подпись в письмах из ПланФикса
В ПланФиксе существует возможность добавлять подпись к письмам, адресованным внешним контактам. Реализованы три подписи, покрывающие широкое поле вариантов использования:
- Личная подпись сотрудника, настраиваемая в его карточке
- Личная подпись сотрудника, настраиваемая на уровне каждого из используемых им внешних адресов
- Подпись группы сотрудников, которые работают от одного имени.
Содержание
Личная подпись сотрудника, настраиваемая в его карточке
В личной карточке сотрудника в режиме Редактировать в разворачиваемой группе Работа с e-mail расположен чекбокс Добавлять подпись к уведомлениям внешним контактам. Активировав его, вы увидите текстовый блок, в котором сможете добавить привычную для себя подпись:
Эта подпись используется в следующих случаях:
- Если уведомления внешним контактам отправляются с внутреннего email сотрудника. То есть, внешние почтовые адреса не используются.
- Если уведомления внешним контактам отправляются с внешнего постового адреса ( личного или адреса компании), но на их уровне (см. ниже) подпись не настроена.
Личная подпись сотрудника на уровне внешнего почтового адреса
ПланФикс позволяет добавлять несколько внешних почтовых адресов сотрудника, с которых отправляются письма внешним контактам, в зависимости от проекта или других условий. Для каждого из таких адресов может быть настроена своя подпись:
Эта подпись будет использована только при отправке уведомлений с использованием данного email-адреса.
Подпись группы сотрудников
В некоторых случаях нужно, чтобы определенные сотрудники аккаунта взаимодействовали с внешним миром через один адрес электронной почты и для них добавлялась одна универсальная подпись. Например, часто такой подход используется при организации работы службы поддержки – пользователь работает с обезличенным оператором и не привязан к конкретным сотрудникам.
Для этой цели используются внешние почтовые адреса компании. В настройках каждого такого адреса можно задать подпись:
Эта подпись будет использована только при отправке уведомлений с использованием данного email-адреса.
Картинка в подписи
Для того, чтобы вставить в подпись картинку или логотип, необходимо в соседней вкладке браузера открыть эту картинку из любого публичного источника, и перетащить ее в в свою подпись в режиме редактирования (картинка вставляется ссылкой на сторонний ресурс, потому она должна быть публичной).
Важно
- Если подписи настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общую подпись (настроив ее на уровне аккаунта), а для другой части – личные подписи (настроив их в личных карточках сотрудников).
- Использование автоматических подписей возможно только для платных и премиум-аккаунтов. Пользователи на бесплатном пакете пользоваться ими не смогут.
- Для новых аккаунтов ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода, так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться без подписи.