Отправка писем с внешнего почтового ящика — различия между версиями

Материал из ПланФикс
Перейти к: навигация, поиск
 
(не показано 30 промежуточных версий 4 участников)
Строка 1: Строка 1:
−
ПланФикс может отправлять уведомления по почте с внешних адресов e-mail. Настройка данных почтовой записи возможна на уровне личной карточки пользователя и на уровне всего аккаунта.
+
{{#seo:
 +
|title=Отправка писем с внешнего почтового ящика
 +
|titlemode=append
 +
|keywords=планфикс, email, письма, корпоративная почта, спам
 +
|description=Отправка писем с внешнего почтового ящика
 +
}}
  
 +
[https://planfix.ru/ ПланФикс] может отправлять письма с внешних адресов e-mail. Настройка данных почтовой записи возможна на уровне личной карточки пользователя (внешние адреса сотрудников) и на уровне всего аккаунта (внешние адреса компании).
  
−
== Настройка в личной карточке пользователя ==
+
Как правило, эта возможность используется для того, чтобы ваши клиенты, партнеры и подрядчики получали обычные письма с привычных корпоративных или личных адресов ваших сотрудников, а вы при этом вели работу в ПланФиксе.  
−
Этот вариант используется, если уведомления должны отправляться с личного (в том числе личного корпоративного) адреса пользователя. Настройка производится в личной карточке пользователя, вкладка '''Работа с e-mail''':
 
  
−
https://pic.planfix.ru/pf/MR/EAFFCe.png
 
  
 +
== Настройка внешних почтовых адресов ==
 +
Настройка производится в '''Управлении аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения'''. Подробные инструкции по настройке почтовой записи для сотрудников и компании приведены по ссылкам:
 +
*[[Настройка внешних почтовых адресов сотрудников]]
 +
*[[Настройка внешних почтовых адресов компании]]
 +
*[[Активация внешнего почтового адреса при использовании двухфакторной авторизации]]
  
−
Активировав чекбокс, вы получаете возможность внести данные своего почтового ящика:
 
  
−
https://pic.planfix.ru/pf/OU/vjsKj7.png
+
== Работа с несколькими внешними почтовыми адресами ==
 +
*Задав в настройках внешнего адреса компании проект или проекты, для которых он должен использоваться, вы обеспечиваете автоматическое общение с внешними контактами с этого адреса для любой задачи в любом из перечисленных проектов:
  
 +
https://pic.planfix.ru/pf/gP/VqOkB6.jpg
  
−
== Настройка на уровне аккаунта ==
 
−
В некоторых случаях нужно, чтобы определенные сотрудники аккаунта взаимодействовали с внешним миром через один адрес электронной почты. Например, часто такой подход используется при организации работы службы поддержки – пользователь работает с обезличенным оператором и не привязан к конкретным сотрудникам.
 
  
 +
*Если у сотрудника есть доступ к нескольким почтовым адресам - как личным, так и адресам компании - и эти адреса доступны в проекте, в котором он ведет текущую работу, то при добавлении комментария в ПланФиксе, уведомление о котором должно быть отправлено внешнему контакту, у сотрудника появляется возможность выбрать адрес, с которого будет отправлено это уведомление (для этого включите современный вид отображения интерфейса ПланФикса):
  
−
Такая настройка производится в [[Аккаунт | управлении аккаунтом]]. Сделать это может только его владелец. На вкладке '''Работа с e-mail''' расположен чекбокс '''Отправлять исходящие почтовые сообщения через корпоративный сервер''':
+
https://pic.planfix.ru/pf/BA/Rwe9O9.jpg
  
−
https://pic.planfix.ru/pf/SJ/rEgQaA.png
 
  
 +
*Для того, чтобы сотрудник, имеющий доступ к нескольким почтовым адресам, при создании смог выбрать, с какого именно адреса уйдет сообщение внешнему контакту о созданной задаче (написанном ему письме), необходимо чтобы в шаблоне, по которому создается эта задача-письмо, присутствовало системное поле '''Внешний адрес'''. Если поле отсутствует, необходимо добавить отредактировать этот шаблон и добавить поле на одну из панелей:
  
−
После его активации становятся доступны поля для ввода данных почтового сервера и учетной записи.
+
https://pic.planfix.ru/pf/jZ/fap3FE.gif
  
  
−
== Важно ==
 
−
*'''Обязательно протестируйте внесенные настройки''', нажав на кнопку “Протестировать учетную запись”. Если тест не проходит, сохранять эти изменения нельзя, иначе ПланФикс не сможет отправлять сообщения вашим контрагентам.
 
  
−
*'''Для настройки почтовой записи Gmail могут потребоваться [[Использование учетных записей почты Google | дополнительные действия]]'''
 
  
 +
== Важно ==
 
*'''Если данные учетной записи почты настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя.''' Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне аккаунта), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).
 
*'''Если данные учетной записи почты настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя.''' Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне аккаунта), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).
  
−
*'''Отправка писем с внешних почтовых ящиков возможна только для платных и премиум-аккаунтов.''' Пользователи на бесплатном пакете пользоваться этим функционалом не смогут, их письма будут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе.
+
*'''Отправка писем с внешних почтовых ящиков возможна только для платных и премиум-аккаунтов ПланФикса.''' Пользователи на бесплатном пакете пользоваться этим функционалом не смогут, их письма будут отправляться с [[Как поставить задачу по e-mail? | внутреннего почтового адреса сотрудника в ПланФиксе]].
  
−
*'''Для новых аккаунтов ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода''', так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе.
+
*'''Для [https://planfix.ru/signup/ новых аккаунтов] ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода''', так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе.
  
 
*'''Указанные настройки влияют только на исходящую почту.''' Входящие сообщения должны перенаправляться на [[Как поставить задачу по e-mail? | внутренний почтовый адрес в ПланФиксе]]. Подробнее об организации этой работы можно прочитать [https://blog.planfix.ru/otpravka-pochty-s-korporativnyx-adresov/ здесь].
 
*'''Указанные настройки влияют только на исходящую почту.''' Входящие сообщения должны перенаправляться на [[Как поставить задачу по e-mail? | внутренний почтовый адрес в ПланФиксе]]. Подробнее об организации этой работы можно прочитать [https://blog.planfix.ru/otpravka-pochty-s-korporativnyx-adresov/ здесь].
 +
 +
*'''Мы рекомендуем''' добавить как минимум один [[Настройка внешних почтовых адресов компании | адрес компании]] без привязки к конкретному проекту для того, чтобы письма внешним контактам из ПланФикса уходили с этого адреса в случаях, когда работа идет в проектах, у которых не установлен "свой" адрес для отправки сообщений, или в задачах без проекта.
 +
 +
 +
== Попадание писем в спам у клиента ==
 +
*'''Если вы отправляете письма через свой сервер''', то для того, чтобы они не попадали в спам у клиента, сервер должен соответствовать требованиям, предъявляемым популярными почтовыми серверами. ПланФикс никак не влияет на это в таком случае.
 +
*'''Проверьте, что у сервера:''' есть SPF запись, есть DKIM подпись.
 +
Для проверки можно использовать сервис от гугла (предпочтительно если почтовый ящик предоставлен гуглом): https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/
 +
 +
Или аналогичные другие сервисы, для примера: https://www.activecampaign.com/dkim-spf-check/
 +
*'''Если сервер уже используется для рассылки почты:''' зарегистрируйтесь на postmaster.mail.ru и посмотрите на доставляемость и репутацию домена. Если с ней есть проблемы и много жалоб - подпишитесь на FBL и посмотрите, на что жалуются. Аналогично для postmaster.google.com
 +
 +
 +
 +
== Использование сервисов отправки транзакционных писем ==
 +
*Вы можете использовать сервисы отправки транзакционных писем, предоставляющих SMTP API. Примеры таких сервисов:
 +
**[https://documentation.mailgun.com/en/latest/user_manual.html#sending-via-smtp mailgun]
 +
**[https://developers.sparkpost.com/api/smtp/ SparkPost]
 +
**[https://sendpulse.com/ru/features/smtp/integration SendPulse]
 +
  
  
 
== Перейти ==
 
== Перейти ==
 +
*[[Использование учетных записей почты Google]]
 
*[[Настройка исходящей почты]]
 
*[[Настройка исходящей почты]]
 
*[[Работа в ПланФиксе с помощью e-mail]]
 
*[[Работа в ПланФиксе с помощью e-mail]]

Текущая версия на 15:43, 30 октября 2020

ПланФикс может отправлять письма с внешних адресов e-mail. Настройка данных почтовой записи возможна на уровне личной карточки пользователя (внешние адреса сотрудников) и на уровне всего аккаунта (внешние адреса компании).

Как правило, эта возможность используется для того, чтобы ваши клиенты, партнеры и подрядчики получали обычные письма с привычных корпоративных или личных адресов ваших сотрудников, а вы при этом вели работу в ПланФиксе.


Настройка внешних почтовых адресов

Настройка производится в Управлении аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения. Подробные инструкции по настройке почтовой записи для сотрудников и компании приведены по ссылкам:


Работа с несколькими внешними почтовыми адресами

  • Задав в настройках внешнего адреса компании проект или проекты, для которых он должен использоваться, вы обеспечиваете автоматическое общение с внешними контактами с этого адреса для любой задачи в любом из перечисленных проектов:

VqOkB6.jpg


  • Если у сотрудника есть доступ к нескольким почтовым адресам - как личным, так и адресам компании - и эти адреса доступны в проекте, в котором он ведет текущую работу, то при добавлении комментария в ПланФиксе, уведомление о котором должно быть отправлено внешнему контакту, у сотрудника появляется возможность выбрать адрес, с которого будет отправлено это уведомление (для этого включите современный вид отображения интерфейса ПланФикса):

Rwe9O9.jpg


  • Для того, чтобы сотрудник, имеющий доступ к нескольким почтовым адресам, при создании смог выбрать, с какого именно адреса уйдет сообщение внешнему контакту о созданной задаче (написанном ему письме), необходимо чтобы в шаблоне, по которому создается эта задача-письмо, присутствовало системное поле Внешний адрес. Если поле отсутствует, необходимо добавить отредактировать этот шаблон и добавить поле на одну из панелей:

fap3FE.gif



Важно

  • Если данные учетной записи почты настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне аккаунта), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).
  • Для новых аккаунтов ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода, так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе.
  • Мы рекомендуем добавить как минимум один адрес компании без привязки к конкретному проекту для того, чтобы письма внешним контактам из ПланФикса уходили с этого адреса в случаях, когда работа идет в проектах, у которых не установлен "свой" адрес для отправки сообщений, или в задачах без проекта.


Попадание писем в спам у клиента

  • Если вы отправляете письма через свой сервер, то для того, чтобы они не попадали в спам у клиента, сервер должен соответствовать требованиям, предъявляемым популярными почтовыми серверами. ПланФикс никак не влияет на это в таком случае.
  • Проверьте, что у сервера: есть SPF запись, есть DKIM подпись.

Для проверки можно использовать сервис от гугла (предпочтительно если почтовый ящик предоставлен гуглом): https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/

Или аналогичные другие сервисы, для примера: https://www.activecampaign.com/dkim-spf-check/

  • Если сервер уже используется для рассылки почты: зарегистрируйтесь на postmaster.mail.ru и посмотрите на доставляемость и репутацию домена. Если с ней есть проблемы и много жалоб - подпишитесь на FBL и посмотрите, на что жалуются. Аналогично для postmaster.google.com


Использование сервисов отправки транзакционных писем

  • Вы можете использовать сервисы отправки транзакционных писем, предоставляющих SMTP API. Примеры таких сервисов:


Перейти

Источник — «http://planfix.ru/wiki/index.php?title=Отправка_писем_с_внешнего_почтового_ящика&oldid=28434»