Отправка писем с внешнего почтового ящика — различия между версиями

Текущая версия на 15:43, 30 октября 2020

ПланФикс может отправлять письма с внешних адресов e-mail. Настройка данных почтовой записи возможна на уровне личной карточки пользователя (внешние адреса сотрудников) и на уровне всего аккаунта (внешние адреса компании).

Как правило, эта возможность используется для того, чтобы ваши клиенты, партнеры и подрядчики получали обычные письма с привычных корпоративных или личных адресов ваших сотрудников, а вы при этом вели работу в ПланФиксе.

Содержание

1 Настройка внешних почтовых адресов
2 Работа с несколькими внешними почтовыми адресами
3 Важно
4 Попадание писем в спам у клиента
5 Использование сервисов отправки транзакционных писем
6 Перейти

Настройка внешних почтовых адресов

Настройка производится в Управлении аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения. Подробные инструкции по настройке почтовой записи для сотрудников и компании приведены по ссылкам:

Работа с несколькими внешними почтовыми адресами

Задав в настройках внешнего адреса компании проект или проекты, для которых он должен использоваться, вы обеспечиваете автоматическое общение с внешними контактами с этого адреса для любой задачи в любом из перечисленных проектов:

Если у сотрудника есть доступ к нескольким почтовым адресам - как личным, так и адресам компании - и эти адреса доступны в проекте, в котором он ведет текущую работу, то при добавлении комментария в ПланФиксе, уведомление о котором должно быть отправлено внешнему контакту, у сотрудника появляется возможность выбрать адрес, с которого будет отправлено это уведомление (для этого включите современный вид отображения интерфейса ПланФикса):

Для того, чтобы сотрудник, имеющий доступ к нескольким почтовым адресам, при создании смог выбрать, с какого именно адреса уйдет сообщение внешнему контакту о созданной задаче (написанном ему письме), необходимо чтобы в шаблоне, по которому создается эта задача-письмо, присутствовало системное поле Внешний адрес. Если поле отсутствует, необходимо добавить отредактировать этот шаблон и добавить поле на одну из панелей:

Важно

Если данные учетной записи почты настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне аккаунта), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).

Отправка писем с внешних почтовых ящиков возможна только для платных и премиум-аккаунтов ПланФикса. Пользователи на бесплатном пакете пользоваться этим функционалом не смогут, их письма будут отправляться с внутреннего почтового адреса сотрудника в ПланФиксе.

Для новых аккаунтов ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода, так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе.

Указанные настройки влияют только на исходящую почту. Входящие сообщения должны перенаправляться на внутренний почтовый адрес в ПланФиксе. Подробнее об организации этой работы можно прочитать здесь.

Мы рекомендуем добавить как минимум один адрес компании без привязки к конкретному проекту для того, чтобы письма внешним контактам из ПланФикса уходили с этого адреса в случаях, когда работа идет в проектах, у которых не установлен "свой" адрес для отправки сообщений, или в задачах без проекта.

Попадание писем в спам у клиента

Если вы отправляете письма через свой сервер, то для того, чтобы они не попадали в спам у клиента, сервер должен соответствовать требованиям, предъявляемым популярными почтовыми серверами. ПланФикс никак не влияет на это в таком случае.
Проверьте, что у сервера: есть SPF запись, есть DKIM подпись.

Для проверки можно использовать сервис от гугла (предпочтительно если почтовый ящик предоставлен гуглом): https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/

Или аналогичные другие сервисы, для примера: https://www.activecampaign.com/dkim-spf-check/

Если сервер уже используется для рассылки почты: зарегистрируйтесь на postmaster.mail.ru и посмотрите на доставляемость и репутацию домена. Если с ней есть проблемы и много жалоб - подпишитесь на FBL и посмотрите, на что жалуются. Аналогично для postmaster.google.com

Использование сервисов отправки транзакционных писем

Вы можете использовать сервисы отправки транзакционных писем, предоставляющих SMTP API. Примеры таких сервисов:

@@ Строка 6: / Строка 6: @@
 }}
-[https://planfix.ru/ ПланФикс] может отправлять уведомления по почте с внешних адресов e-mail. Настройка данных почтовой записи возможна на уровне личной карточки пользователя (внешние адреса сотрудников) и на уровне всего аккаунта (внешние адреса компании).
+[https://planfix.ru/ ПланФикс] может отправлять письма с внешних адресов e-mail. Настройка данных почтовой записи возможна на уровне личной карточки пользователя (внешние адреса сотрудников) и на уровне всего аккаунта (внешние адреса компании).
 Как правило, эта возможность используется для того, чтобы ваши клиенты, партнеры и подрядчики получали обычные письма с привычных корпоративных или личных адресов ваших сотрудников, а вы при этом вели работу в ПланФиксе.
@@ Строка 15: / Строка 15: @@
 *[[Настройка внешних почтовых адресов сотрудников]]
 *[[Настройка внешних почтовых адресов компании]]
+*[[Активация внешнего почтового адреса при использовании двухфакторной авторизации]]
@@ Строка 23: / Строка 24: @@
-*Если у сотрудника есть доступ к нескольким почтовым адресам - как личным, так и адресам компании - и эти адреса доступны в проекте, в котором он ведет текущую работу, то при добавлении комментария в ПланФиксе, уведомление о котором должно быть отправлено внешнему контакту, у сотрудника появляется возможность выбрать адрес, с которого будет отправлено это уведомление:
+*Если у сотрудника есть доступ к нескольким почтовым адресам - как личным, так и адресам компании - и эти адреса доступны в проекте, в котором он ведет текущую работу, то при добавлении комментария в ПланФиксе, уведомление о котором должно быть отправлено внешнему контакту, у сотрудника появляется возможность выбрать адрес, с которого будет отправлено это уведомление (для этого включите современный вид отображения интерфейса ПланФикса):
 https://pic.planfix.ru/pf/BA/Rwe9O9.jpg
+*Для того, чтобы сотрудник, имеющий доступ к нескольким почтовым адресам, при создании смог выбрать, с какого именно адреса уйдет сообщение внешнему контакту о созданной задаче (написанном ему письме), необходимо чтобы в шаблоне, по которому создается эта задача-письмо, присутствовало системное поле '''Внешний адрес'''. Если поле отсутствует, необходимо добавить отредактировать этот шаблон и добавить поле на одну из панелей:
+https://pic.planfix.ru/pf/jZ/fap3FE.gif
@@ Строка 38: / Строка 45: @@
 *'''Указанные настройки влияют только на исходящую почту.''' Входящие сообщения должны перенаправляться на [[Как поставить задачу по e-mail? | внутренний почтовый адрес в ПланФиксе]]. Подробнее об организации этой работы можно прочитать [https://blog.planfix.ru/otpravka-pochty-s-korporativnyx-adresov/ здесь].
+*'''Мы рекомендуем''' добавить как минимум один [[Настройка внешних почтовых адресов компании | адрес компании]] без привязки к конкретному проекту для того, чтобы письма внешним контактам из ПланФикса уходили с этого адреса в случаях, когда работа идет в проектах, у которых не установлен "свой" адрес для отправки сообщений, или в задачах без проекта.

Перейти