Настройка внешних почтовых адресов компании

Материал из ПланФикс
Перейти к: навигация, поиск

Этот вариант используется, если уведомления внешним контактам должны отправляться с одного, общего для нескольких (или всех) сотрудников адреса электронной почты компании. Как правило, такой подход используется для организации работы службы поддержки, где операторы обезличены и общаются с клиентами от лица своей организации.

Если вам нужно, чтобы каждый сотрудник общался с внешними контактами со своего персонального (в том числе персонального корпоративного) адреса электронной почты, необходимо использовать настройку внешних адресов сотрудников.


Настройка внешних адресов компании производится в разделе Управление аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения / Внешние адреса компании:

bepSag.png


Выбрав этот пункт, вы попадаете в список адресов, с которых компания может отправлять свои сообщения из ПланФикса. По умолчанию, в списке пусто. Тут же есть возможность добавить внешний адрес:

3PISSO.png


Клик на кнопку Добавить внешний адрес вызывает окно настроек учетной записи электронной почты. В нем есть возможность выбрать настройки по умолчанию для одной из популярных почтовых служб или ввести данные другого (в том числе корпоративного) почтового сервера:

B8r2Qq.png


Помимо технических данных, необходимых для организации отправки email-сообщений через внешний почтовый сервер, в этом окне вы можете выбрать дополнительные опции.

В частности, вы можете ограничить доступ к созданному адресу, предоставив его только выбранным сотрудникам и группам:

UjA48P.png


Важно

  • Обязательно протестируйте внесенные настройки, нажав на кнопку Протестировать учетную запись. Если тест не проходит, сохранять эти изменения нельзя, иначе ПланФикс не сможет отправлять сообщения вашим контрагентам.
  • Для настройки почтовой записи Gmail могут потребоваться дополнительные действия.


Использование внешних email-адресов компании

В насттройках e-mail адреса компании вы можете указать проекты, для которых будет использоваться этот адрес:

uUwzwF.png


Такой подход позволяет вести в одном аккаунте ПланФикса работу от лица нескольких компаний/брендов и выбирать, с какого адреса будут отправляться письма клиентам в рамках конкретного проекта. В других проектах адрес будет недоступен для выбора, чтобы снять возможность отправки с него в результате человеческого фактора.

Если не указывать проекты, для которых доступен этот адрес, он будет доступен во всех проектах. Выбрать адрес, с которого будет осуществляться отправка письма внешнему контакту, можно при добавлении действий:

Vl8qsM.png


Ошибка при отправке письма клиенту без доступа в Планфикс

Если при включении отправки почты через корпоративный адрес вы получаете сообщение об ошибке, прочтите внимательно текст ошибки. Как правило, ее возвращает ваш корпоративный сервер и текст ошибки содержит причину, по которой письмо не было отправлено или доставлено. Самые частые среди них:

  • 535 – Incorrect authentication data,
  • 535.5.7.3 authentication unsuccessful,
  • 535 5.7.8 Error: authentication failed: Invalid user or password:

необходимо проверить данные в паре логин / пароль в настроенной учетной записи корпоративного сервера в Планфиксе.

  • 550 this message was classified as spam and may not be delivered,
  • 550 spam message rejected:

принимающий почтовый сервер считает, что это спам-сообщение, если проблему не получается разрешить самостоятельно - рекомендуем обратиться в почтовый сервис, мы со своей сторону тут никак помочь не можем, к сожалению.

  • 550 5.7.1 spf check failed

На домене отправителя не настроена SPF-запись или ее настройки не соответствуют используемому почтовому серверу, вопрос надо решать на стороне используемого вами почтового сервера.

  • 553 5.7.1 Sender address rejected: not owned by auth user

Эту ошибку возвращает ваш почтовый сервер, она означает: "Адрес отправителя отклонен, т.к. не принадлежит указанному пользователю". Вам необходимо указать в отправителе адрес реального почтового ящика на привязанном домене, для которого указываете логин-пароль.

  • Could not connect to SMTP host
  • Connection timed out:

в настройках вашей корпоративной почты неверно заданы данные в паре сервер / порт или неверно стоят галочки SSL/TLS - проверьте и исправьте пожалуйста.


Перейти