Импорт контактов — различия между версиями

Версия 11:43, 4 мая 2020

Импорт позволяет загружать в ПланФикс данные компаний и контактов из других источников, а также обновлять эти данные.

Импорт контактов вызывается кнопкой на панели действий в разделе Контакты:

Окно импорта контактов состоит из трех блоков, которые подробно описаны ниже.

1. Загрузить файл с данными контактов

На этом шаге необходимо выбрать заранее подготовленный файл, содержащий данные контактов. Поддерживаются файлы форматов csv, xls, xlsx:

Полезно: Советы по подготовке файла для импорта в формате CSV

После загрузки файла открываются следующие разделы настроек импорта.

2. Настройки импорта

На этом шаге в первую очередь необходимо выбрать, что именно будет импортироваться, Контакты или Компании. Это определяется шаблоном, который можно выбрать из списка:

Полезные советы:

• в случае, когда необходимо импортировать Компании и их Контакты, сначала нужно импортировать Компании, потом импортировать Контакты (в столбце Компания для Контакта при этом должно быть точно совпадающее название уже импортированной компании)
• если для Контакта указана несуществующая в системе Компания, в процессе импорта она будет создана автоматически
• для пробных аккаунтов и аккаунтов, работающих по пакету "Бесплатный" существует ограничение на общее количество контактов в системе, поэтому импорт возможен только в рамках достижения указанных лимитов.

Далее в настройках импорта необходимо выбрать один из вариантов поведения в отношении уже существующих в системе контактов:

• Считать все контакты новыми. Выбор этого варианта приведет к тому, что в систему без дополнительных проверок будут загружены все контакты из вашего файла. Важно понимать, что при выборе этого варианта не проверяется наличие в системе контактов с аналогичными адресами email, телефонами и т.п. Поэтому его рекомендуется использовать только в ситуациях, когда вы уверены, что в системе нет контактов с аналогичными данными. Например, если вы импортируете свою базу данных контактов в пустой аккаунт ПланФикса. В противном случае выбор этой опции может привести к созданию дублей контактов, т.е. нескольких карточек контактов с полностью или частично пересекающейся информацией.
• Игнорировать существующие контакты. В этом случае система будет проверять каждый контакт из вашего файла на предмет совпадения его данных с уже существующими контактами, чтобы предотвратить появление дублей. Если совпадение будет найдено, такой контакт в систему добавлен не будет.
• Обновлять данные существующих контактов при импорте. Это предпочтительный вариант, так как в этом случае система будет проверять каждый контакт из вашего файла на предмет совпадения его данных с уже существующими контактами и в случае, если такой контакт найден, постарается дополнить его данными из файла.

При выборе второго или третьего варианта вам потребуется дополнительно указать способ, которым система будет определять совпадение импортируемых контактов с существующими:

В этом списке представлено несколько вариантов комплексной проверки по набору полей, а также все пользовательские поля, которые могут содержать "ключ", определяющий уникальность контакта.

3. Данные для импорта

В этом блоке отображены несколько строк из вашего файла импорта. Вам необходимо произвести сопоставление столбцов в отображаемой таблице и полей контакта:

При этом:

• сопоставление происходит с полями из выбранного вами шаблона Контакта или Компании;
• если значение в первой строке столбца совпадает с названием поля контакта в ПланФиксе, сопоставление происходит автоматически - это позволяет подготовить файл определенного формата, чтобы при частом импорте не приходилось каждый раз делать сопоставление вручную

После того, как сопоставление столбцов файла с полями контакта задано, необходимо нажать на кнопку Начать импорт. В ходе импорта в информационном окне будет выдаваться информация о количестве импортированных контактов.

Полезно: Создание файла с контактами для импорта

Основой импортируемого файла является таблица Excel, в которую внесены произвольные данные контактов, например Имя, Фамилия, Номер телефона, и любые другие, которые вы используете при создании контактов в вашем аккаунте.

Файл может иметь любую структуру, и название колонок не должно обязательно совпадать с названиями полей в карточке контакта. Вы можете соотнести их с полями, которые используете, при задании условий импорта.

Обратите внимание: Обязательным является хотя бы одно из стандартных полей для имени - имя, фамилия, имя фамилия или фамилия имя.

Для полей типа Дата поддерживается разделитель точка, дефис или слеш, дата должна быть в виде: 07/03/2017

Готовый файл с полями контактов сохраняется в формате CSV (разделители - запятые) (Файл- Сохранить как...):

Получившийся файл импортируется в ПланФикс через кнопку Импорт в разделе Контакты.

Обратите внимание: для корректного импорта кодировка файла должна быть UTF-8 ​​​​​​​

Полезная информация и ссылки

• При импорте в поле типа Дата и время данные должны быть представлены в формате дд-мм-гггг мм:чч. Вместо символа "-" могут использоваться символы "." (точка) или "/" (слэш). Номер дня в виде одной цифры и год в виде двух цифр на текущий момент не поддерживаются.
• Экспорт контактов и компаний. Искусство управления

Перейти

• Контакты