Импорт контактов — различия между версиями

Версия 11:18, 4 мая 2020

Импорт позволяет загружать в ПланФикс данные компаний и контактов из других источников, а также обновлять эти данные.

Импорт контактов вызывается кнопкой на панели действий в разделе Контакты:

Окно импорта контактов состоит из трех блоков, которые подробно описаны ниже.

1. Загрузить файл с данными контактов

На этом шаге необходимо выбрать заранее подготовленный файл, содержащий данные контактов. Поддерживаются файлы форматов csv, xls, xlsx:

После загрузки файла открываются следующие разделы настроек импорта.

2. Настройки импорта

На этом шаге в первую очередь необходимо выбрать, что именно будет импортироваться, Контакты или Компании. Это определяется шаблоном, который можно выбрать из списка:

Полезные советы:

• в случае, когда необходимо импортировать Компании и их Контакты, сначала нужно импортировать Компании, потом импортировать Контакты (в столбце Компания для Контакта при этом должно быть точно совпадающее название уже импортированной компании)
• если для Контакта указана несуществующая в системе Компания, в процессе импорта она будет создана автоматически
• для пробных аккаунтов и аккаунтов, работающих по пакету "Бесплатный" существует ограничение на общее количество контактов в системе, поэтому импорт возможен только в рамках достижения указанных лимитов.

Далее в настройках импорта необходимо выбрать один из вариантов поведения в отношении уже существующих в системе контактов:

• Считать все контакты новыми. Выбор этого варианта приведет к тому, что в систему без дополнительных проверок будут загружены все контакты из вашего файла. Рекомендуется использовать его только в ситуациях, когда вы уверены, что в системе нет контактов с аналогичными данными. Например, если вы импортируете свою базу данных контактов в пустой аккаунт ПланФикса. В противном случае выбор этой опции может привести к созданию дублей контактов, т.е. нескольких карточек контактов с полностью или частично пересекающейся информацией
• Игнорировать существующие контакты. В этом случае система будет проверять каждый контакт из вашего файла на предмет совпадения его данных с уже существующими контактами, чтобы предотвратить появление дублей. Если совпадение будет найдено, такой контакт в систему добавлен не будет.
• Обновлять данные существующих контактов при импорте. Это предпочтительный вариант, так как в этом случае система будет проверять каждый контакт из вашего файла на предмет совпадения его данных с уже существующими контактами и в случае, если такой контакт найден, постарается дополнить его данными из файла.

При выборе второго или третьего варианта вам потребуется дополнительно указать способ, которым система будет определять совпадение импортируемых контактов с существующими:

В этом списке представлено несколько вариантов комплексной проверки по набору полей, а также все пользовательские поля, которые могут содержать "ключ", определяющий уникальность контакта.

• после выбора файла система анализирует его и просит сопоставить имеющиеся в файле столбцы с данными и реквизиты карточек Контакта и Компании в ПланФиксе
• сопоставление происходит с полями выбранного вами шаблона Контакта или Компании:

Важно: если значение в первой строке столбца совпадает с названием реквизита в Планфиксе, сопоставление происходит автоматически - это позволяет подготовить файл определенного формата, чтобы при частом импорте не приходилось каждый раз делать сопоставление вручную

Обновление существующих контактов при импорте

При импорте контактов есть возможность обновить уже существующие контакты нужными данными, для этого используется опция:

В случае, если контакт уже существует, и у него не заполнено поле, которое есть в имортируемом файле, то данные обновятся. При импорте можно указать, по каким полям определять совпадения контактов:

Создание файла с контактами для импорта

Основой импортируемого файла является таблица Excel, в которую внесены произвольные данные контактов, например Имя, Фамилия, Номер телефона, и любые другие, которые вы используете при создании контактов в вашем аккаунте.

Файл может иметь любую структуру, и название колонок не должно обязательно совпадать с названиями полей в карточке контакта. Вы можете соотнести их с полями, которые используете, при задании условий импорта.

Обратите внимание: Обязательным является хотя бы одно из стандартных полей для имени - имя, фамилия, имя фамилия или фамилия имя.

Для полей типа Дата поддерживается разделитель точка, дефис или слеш, дата должна быть в виде: 07/03/2017

Готовый файл с полями контактов сохраняется в формате CSV (разделители - запятые) (Файл- Сохранить как...):

Получившийся файл импортируется в ПланФикс через кнопку Импорт в разделе Контакты.

Обратите внимание: для корректного импорта кодировка файла должна быть UTF-8 ​​​​​​​

Полезная информация и ссылки

• При импорте в поле типа Дата и время данные должны быть представлены в формате дд-мм-гггг мм:чч. Вместо символа "-" могут использоваться символы "." (точка) или "/" (слэш). Номер дня в виде одной цифры и год в виде двух цифр на текущий момент не поддерживаются.
• Экспорт контактов и компаний. Искусство управления

Перейти

• Контакты