Выставление счетов

Материал из ПланФикс
Версия от 10:07, 6 февраля 2016; SliZzzZ (обсуждение | вклад)
(разн.) ← Предыдущая | Текущая версия (разн.) | Следующая → (разн.)
Перейти к: навигация, поиск

Конфигурация позволяет формировать счета и акты выполненных работ на основании данных, добавляемых в задачи ПланФикса.


Установка конфигурации

Инструкция по установке конфигурации


Состав конфигурации

Тип объекта Название Описание
Справочник Услуги Содержит наименования стандартных услуг, оказываемых вашей организацией
Аналитика Услуга Служит для добавления названия и стоимости услуги в задачи, по которым они оказаны, для последующего формирования счета. Для выбора аналитик используется справочник “Услуги”.
Шаблон документа Счет №.xlsx Форма печати счета по данным из задачи и аналитики
Шаблон документа Акт №.xlsx Форма печати акта выполненных работ по данным из задачи и аналитики


Первые шаги после установки

Описанные шаги должен сделать администратор аккаунта до начала работы пользователей в конфигурации.


Заполнение справочника “Услуги”

Для этого:

  • заходите в справочник (Главное меню / Справочники / Услуги);
  • удаляете записи, которые добавлены в него по умолчанию для примера;
  • добавляете записи с названиями услуг, оказываемых вашей организацией.


Примечания:

  • если услуг много, имеет смысл разбить их внутри справочника на группы;
  • вы можете добавлять в справочник не только услуги, но и товары.


Корректировка формы документов

Шаблоны документов “Счет №” и “Акт №” после установки содержат данные условной компании, их необходимо заменить на реальные данные вашей организации.

Для этого:


b6nV5q.jpg


  • заходите в раздел Документы / Шаблоны документов
  • скачиваете файл “Счет №”:
  • открываете его в MS Excel
  • редактируете данные в шапке и подписи (название организации, реквизиты, ФИО руководителей, можно добавить логотип и т.п.)
  • проверяете расчет НДС под табличной частью документа и вносите при необходимости коррективы в формулу
  • сохраняете изменения в файле
  • загружаете новую версию файла в Шаблоны документов:


Повторяете аналогичные операции для файла “Акт №”.


Примечания:

  • При редактировании будьте внимательны и не повредите содержимое ячеек, содержащих переменные ПланФикса (они заключены в двойные фигурные скобки). Если это произойдет, в итоговом документе будут отсутствовать или неверно выводиться данные.
  • В случае, если файл поврежден или по какой-то причине нужно вернуться к первоначальной версии файла, зайдите в Документы / Шаблоны документов, затем в нужный шаблон и, находясь в режиме его просмотра, выберите на панели справа опцию “История версий”. В появившемся списке выберите нужную версию файла и скачайте ее. С ней можно заново произвести необходимые манипуляции и загрузить в Шаблоны документов, как это описано выше.


После того, как справочник услуг настроен и шаблоны документов приведены в соответствие с реальными данными вашей организации, можно приступать к работе.


Роли в конфигурации

По умолчанию, конфигурация “Выставление счетов” не имеет разделения по ролям - счета имеют возможность выписывать любые сотрудники.


Если есть необходимость ограничить доступ, то сделать это можно следующим образом:


Описание работы в конфигурации

1. Для того, чтобы распечатать счет, необходимо внести данные для него в задачу. Это может быть любая готовая задача, в которой идет работа с клиентом, или задача, специально созданная для выставления счета.

2. Документы “Счет №” и “Акт №” используют контрагента задачи - он подставляется в качестве Покупателя (Заказчика). Убедитесь, что в задаче выбран контрагент:


BYKDNu.jpg


Табличная часть счета и акта берется из аналитик, прикрепленных к задаче.

Вы можете добавлять аналитики как в тело самой задачи при ее создании, так и отдельным действием к существующей задаче:


S2wPfU.jpg


dF5CiD.jpg


gu2k9S.jpg


Создание документа: счет или акт

Для создания документа (счета или акта):

  • убедитесь, что необходимые данные (контрагент и аналитики) добавлены в задачу
  • создайте в этой задаче новое действие и выберите опцию прикрепления файла:


IrYUEB.jpg


jV2k4S.jpg


  • Выберите вариант “Создать документ по шаблону” и нужный шаблон
  • Сохраните действие


К задаче будет автоматически прикреплен документ, созданный по выбранному шаблону и наполненный данными из задачи:


qMesun.jpg


Его можно просмотреть, скачать, отправить клиенту и т.п.


Нумерация документов

При добавлении документа конкретного типа (например, счета) в первый раз, система автоматически предложит для него номер 1.

Вы можете изменить этот номер на другой:


grLF2j.jpg


При добавлении следующего счета ПланФикс автоматически прибавит к этому номеру 1. Вы также сможете поменять его, если это будет необходимо.


Примечания:

  • Можно в одном действии к задаче добавить аналитику и нужный документ, который будет создан по ней.
  • Можно сразу отправить сгенерированный документ внешнему контакту (клиенту, подрядчику и т.п.). Для этого он должен быть подключен к задаче и его нужно выбрать в блоке “Уведомить об этом” в действии, в котором происходит генерация документа по шаблону.


LXRbhi.png


  • При генерации файла есть возможность выбрать формат PDF - это позволяет, в частности, отправлять клиенту счет сразу с подписью и печатью.

Для этого отсканированные изображения подписи и печати должны быть предварительно добавлены в файл шаблона документа.


  • В табличную часть документа, создаваемого по шаблону, входят все аналитики, внесенные в эту задачу, даже если они были внесены в разное время в разных действиях.

Если вам нужно создать документ с данными аналитики только из одного конкретного действия, можно сделать это через меню дополнительных операций с действием:


LRldlg.png


  • Одни и те же данные, внесенные в задачу, могут использоваться для генерации разных документов. Например, и счет, и акт выполненных работ могут использовать одну и ту же табличную часть (данные из аналитики) с перечнем оказанных услуг.


Таким образом вы можете по одной и той же задаче сгененировать счет и акт для клиента, ничего не добавляя в нее дополнительно.



Полезные ссылки


Перейти