Аналитика и кастомные поля: чем отличаются и как использовать?

Материал из ПланФикс
Версия от 13:26, 15 марта 2018; DM (обсуждение | вклад)
(разн.) ← Предыдущая | Текущая версия (разн.) | Следующая → (разн.)
Перейти к: навигация, поиск

Аналитики и Кастомные поля обладают похожим функционалом, поэтому может возникнуть вопрос в чем же разница между ними и в каких случаях правильно использовать аналитику, а в каких - кастомные поля.


Основные отличия

Существует два основных отличия аналитики от кастомного поля:

1. Аналитика может содержать набор полей разных типов. Это позволяет использовать ее для добавления комплексных данных. Например, в одной строке аналитики вносится дата платежа, его сумма и назначение. Это 3 поля разных типов, объединенные в одну общую единицу данных "Платеж".

2. К одной задаче можно прикрепить любое количество аналитик. Это позволяет использовать аналитику для накопления данных и дает дополнительные возможности для их учета по сравнению с кастомными полями (см. примеры в следующем разделе).


Как правильно использовать?

Кастомные поля удобно использовать для отражения значений, которые появляются в объекте (задаче, контакте и т.д.) один раз и не накапливаются в ходе его существования.

Примеры использования кастомных полей:

  • Адрес доставки в задаче-заявке;
  • ФИО водителя в путевом листе;
  • Выделенный на задачу бюджет в часах


Аналитики обычно используются там, где нужен накопительный учет, либо в случаях необходимости прикрепить к задаче несколько блоков с однотипными данными. Примеры использования аналитик:

  • Строки заказа в задаче-заявке (1 строка - 1 запись аналитики)
  • Точки маршрута в путевом листе
  • Фактически затраченное на задачу время в часах (по 1 записи аналитики на каждый подход к задаче)


Разница на примере

Представьте, что вам необходимо вести расходы по задачам. Такой учет можно поставить одним из двух способов:

  • Добавить к задаче поле "Расходы"
  • Добавить к задаче аналитику "Расходы"

При внешней похожести, использование аналитики в данном случае ощутимо удобнее. Внося в задачу аналитику "Расходы", вы автоматически ведете учет затраченных в ходе выполнения этой задачи денежных средств. При этом достаточно просто добавить очередную строку аналитики этого типа, чтобы вести накопительный учет. Даже в случае возникновения ошибки, ее легко найти - достаточно посмотреть какие данные и в какое время вносились.

В случае же с добавлением в задачу кастомного поля "Расходы", для ведения накопительного учета расходов вам пришлось бы каждый раз добавлять к уже накопленному в этом поле значению сумму очередных затрат и заменять значение в поле на новое. Помимо того, что это неудобно чисто технически, существует ненулевая вероятность совершения ошибки в процессе расчетов или редактирования данных. Выявить такую ошибку будет очень непросто.


Совместное использование

Примером совместного использования кастомных полей и аналитик может служить учет плана и факта затраченных на задачу средств:

  • План (бюджет) задачи удобно вносить в кастомное поле, так как он представляет собой точное число, которое один раз согласовано и внесено.
  • Фактические затраты удобнее вносить аналитикой, так как в течение жизненного цикла задачи таких затрат их может быть много и вносятся они, как правило, частями в процессе их совершения.

Отчет позволяет вывести в общей таблице план из кастомного поля, факт из аналитик и провести нужные вычисления.


Перейти