Выставление счетов

Конфигурация позволяет формировать счета и акты выполненных работ на основании данных, добавляемых в задачи ПланФикса.

Содержание

1 Состав конфигурации
2 Первые шаги после установки
3 Роли в конфигурации
4 Описание работы в конфигурации
5 Создание документа: счет или акт

Состав конфигурации

Тип объекта	Название	Описание
Справочник	Услуги	Содержит наименования стандартных услуг, оказываемых вашей организацией
Аналитика	Услуга	Служит для добавления названия и стоимости услуги в задачи, по которым они оказаны, для последующего формирования счета. Для выбора аналитик используется справочник “Услуги”.
Шаблон документа	Счет №.xlsx	Форма печати счета по данным из задачи и аналитики
Шаблон документа	Акт №.xlsx	Форма печати акта выполненных работ по данным из задачи и аналитики

Первые шаги после установки

Описанные шаги должен сделать администратор аккаунта до начала работы пользователей в конфигурации.

Заполнение справочника “Услуги”

Для этого:

заходите в справочник (Главное меню / Справочники / Услуги);
удаляете записи, которые добавлены в него по умолчанию для примера;
добавляете записи с названиями услуг, оказываемых вашей организацией.

Примечания:

если услуг много, имеет смысл разбить их внутри справочника на группы;
вы можете добавлять в справочник не только услуги, но и товары.

Корректировка формы документов

Шаблоны документов “Счет №” и “Акт №” после установки содержат данные условной компании, их необходимо заменить на реальные данные вашей организации.

Для этого:

заходите в раздел Документы / Шаблоны документов
скачиваете файл “Счет №”:
открываете его в MS Excel
редактируете данные в шапке и подписи (название организации, реквизиты, ФИО руководителей, можно добавить логотип и т.п.)
проверяете расчет НДС под табличной частью документа и вносите при необходимости коррективы в формулу
сохраняете изменения в файле
загружаете новую версию файла в Шаблоны документов:

Повторяете аналогичные операции для файла “Акт №”.

Примечания:

При редактировании будьте внимательны и не повредите содержимое ячеек, содержащих переменные ПланФикса (они заключены в двойные фигурные скобки). Если это произойдет, в итоговом документе будут отсутствовать или неверно выводиться данные.
В случае, если файл поврежден или по какой-то причине нужно вернуться к первоначальной версии файла, зайдите в Документы / Шаблоны документов, затем в нужный шаблон и, находясь в режиме его просмотра, выберите на панели справа опцию “История версий”. В появившемся списке выберите нужную версию файла и скачайте ее. С ней можно заново произвести необходимые манипуляции и загрузить в Шаблоны документов, как это описано выше.

После того, как справочник услуг настроен и шаблоны документов приведены в соответствие с реальными данными вашей организации, можно приступать к работе.

Роли в конфигурации

По умолчанию, конфигурация “Выставление счетов” не имеет разделения по ролям - счета имеют возможность выписывать любые сотрудники.

Если есть необходимость ограничить доступ, то сделать это можно следующим образом:

Ограничить доступ к аналитике “Услуги” - оставить его только для тех пользователей (Как разграничить доступ к аналитике между сотрудниками?), которые имеют право выписывать счета
Ограничить доступ (Доступ к шаблонам документов) к шаблонам документов “Счет №” и “Акт №”.

Описание работы в конфигурации

1. Для того, чтобы распечатать счет, необходимо внести данные для него в задачу. Это может быть любая готовая задача, в которой идет работа с клиентом, или задача, специально созданная для выставления счета.

2. Документы “Счет №” и “Акт №” используют контрагента задачи - он подставляется в качестве Покупателя (Заказчика). Убедитесь, что в задаче выбран контрагент: