Выставление счетов — различия между версиями

Текущая версия на 08:06, 22 ноября 2021

Описание конфигурации "Выставление счетов"

Конфигурация позволяет формировать счета и акты выполненных работ на основании данных, добавляемых в задачи ПланФикса.

• Состав конфигурации
• Инструкция по установке конфигурации

Первые шаги после установки

Описанные шаги должен сделать администратор аккаунта до начала работы пользователей в конфигурации.

Заполнение справочника “Услуги”

Для этого:

• заходите в справочник (Главное меню / Справочники / Услуги);
• удаляете записи, которые добавлены в него по умолчанию для примера;
• добавляете записи с названиями услуг, оказываемых вашей организацией.

Примечания:

• если услуг много, имеет смысл разбить их внутри справочника на группы;
• вы можете добавлять в справочник не только услуги, но и товары.

Корректировка формы документов

Шаблоны документов для печати счетов и актов после установки содержат данные условной компании, их необходимо заменить на реальные данные вашей организации.

Для этого:

• заходите в раздел Документы / Шаблоны документов;
• скачиваете файл;
• открываете его в MS Excel;
• редактируете данные в шапке и подписи (название организации, реквизиты, ФИО руководителей, можно добавить логотип и т.п.);
• проверяете расчет НДС под табличной частью документа и вносите при необходимости коррективы в формулу
• сохраняете изменения в файле;
• загружаете новую версию файла в Шаблоны документов.

Повторяете аналогичные операции для тех файлов, которые планируете использовать.

Примечания:

• В состав конфигурации входит несколько вариантов файлов для счетов и шаблонов. Имеет смысл откорректировать только те из них, которые соответствуют используемому вами варианту налогообложения, а остальные удалить, чтобы они не мешали при выборе из списка. Оставшиеся документы можно для удобства назвать "Счет №" и "Акт №".
• При редактировании будьте внимательны и не повредите содержимое ячеек, содержащих переменные ПланФикса (они заключены в двойные фигурные скобки). Если это произойдет, в итоговом документе будут отсутствовать или неверно выводиться данные.
• В случае, если файл поврежден или по какой-то причине нужно вернуться к первоначальной версии файла, зайдите в Документы / Шаблоны документов, затем в нужный шаблон и, находясь в режиме его просмотра, выберите на панели справа опцию “История версий”. В появившемся списке выберите нужную версию файла и скачайте ее. С ней можно заново произвести необходимые манипуляции и загрузить в Шаблоны документов, как это описано выше.

После того, как справочник услуг настроен и шаблоны документов приведены в соответствие с реальными данными вашей организации, можно приступать к работе.

Роли в конфигурации

По умолчанию, конфигурация “Выставление счетов” не имеет разделения по ролям - счета имеют возможность выписывать любые сотрудники.

Если есть необходимость ограничить доступ, то сделать это можно следующим образом:

• Ограничить доступ к аналитике “Услуги” - оставить его только для тех пользователей (Как разграничить доступ к аналитике между сотрудниками?), которые имеют право выписывать счета
• Ограничить доступ (Доступ к шаблонам документов) к шаблонам документов “Счет №” и “Акт №”.

Описание работы в конфигурации

1. Для того, чтобы распечатать счет, необходимо внести данные для него в задачу. Это может быть любая готовая задача, в которой идет работа с клиентом, или задача, специально созданная для выставления счета.

2. Документы “Счет №” и “Акт №” используют контрагента задачи - он подставляется в качестве Покупателя (Заказчика). Убедитесь, что в задаче выбран контрагент:

Табличная часть счета и акта берется из аналитик, прикрепленных к задаче.

Вы можете добавлять аналитики как в тело самой задачи при ее создании, так и отдельным действием к существующей задаче:

Создание документа: счет или акт

Для создания документа (счета или акта):

• убедитесь, что необходимые данные (контрагент и аналитики) добавлены в задачу
• создайте в этой задаче новое действие и выберите опцию прикрепления файла:

• Выберите вариант “Создать документ по шаблону” и нужный шаблон
• Сохраните действие

К задаче будет автоматически прикреплен документ, созданный по выбранному шаблону и наполненный данными из задачи:

Его можно просмотреть, скачать, отправить клиенту и т.п.

Нумерация документов

При добавлении документа конкретного типа (например, счета) в первый раз, система автоматически предложит для него номер 1.

Вы можете изменить этот номер на другой:

При добавлении следующего счета ПланФикс автоматически прибавит к этому номеру 1. Вы также сможете поменять его, если это будет необходимо.

Примечания:

• Можно в одном действии к задаче добавить аналитику и нужный документ, который будет создан по ней.
• Можно сразу отправить сгенерированный документ внешнему контакту (клиенту, подрядчику и т.п.). Для этого он должен быть подключен к задаче и его нужно выбрать в блоке “Уведомить об этом” в действии, в котором происходит генерация документа по шаблону.

• При генерации файла есть возможность выбрать формат PDF - это позволяет, в частности, отправлять клиенту счет сразу с подписью и печатью.

Для этого отсканированные изображения подписи и печати должны быть предварительно добавлены в файл шаблона документа.

• В табличную часть документа, создаваемого по шаблону, входят все аналитики, внесенные в эту задачу, даже если они были внесены в разное время в разных действиях.

Если вам нужно создать документ с данными аналитики только из одного конкретного действия, можно сделать это через меню дополнительных операций с действием:

• Одни и те же данные, внесенные в задачу, могут использоваться для генерации разных документов. Например, и счет, и акт выполненных работ могут использовать одну и ту же табличную часть (данные из аналитики) с перечнем оказанных услуг.

Таким образом вы можете по одной и той же задаче сгененировать счет и акт для клиента, ничего не добавляя в нее дополнительно.

Полезные ссылки

• Заметка о шаблонах документов в блоге ПланФикса
• Выставление счетов по расписанию

Перейти

• Конфигурации