Работа в конфигурации Согласование документов

Материал из ПланФикс
Перейти к: навигация, поиск

Работа в конфигурации Согласование документов происходит следующим образом:

  • Для инициации процесса согласования документа, сотрудник-инициатор создает задачу по соответствующему для согласования этого типа документов шаблону и прикладывает к ней документ или ссылку на него
  • Задача создается в базовом статусе Доработка инициатором
  • Для старта процесса согласования, сотрудник-инициатор переводит задачу в статус, соответствующий первому этапу согласования. Удобнее всего это сделать, нажав на кнопку Отправить на согласование:

qnW78m.jpg

  • После этого задача переходит в статус, соответствующий первому этапу согласования. При этом исполнителем задачи автоматически назначается сотрудник или группа сотрудников, ответственный за согласование на этом этапе. Этот же сотрудник добавляется в участники задачи.
  • Для согласования документа, ответственному сотруднику достаточно нажать кнопку Согласовано:

muwTWc.jpg

  • После этого задача переходит в статус, соответствующий следующему этапу согласования документа и ее исполнителем устанавливается сотрудник или группа сотрудников, ответственный за согласование на следующем этапе. Исполнитель предыдущего этапа от задачи отстраняется, но остается в качестве ее участника - это позволяет при необходимости обратиться к нему в комментарии для уточнения деталей.
  • Далее цикл повторяется аналогичным образом для каждого этапа, до момента окончательного согласования.
  • После того, как задача согласована в последней инстанции, она переводится в статус Согласовано и ее исполнителем автоматически становится сотрудник-инициатор согласования.
  • Если же на каком-то этапе ответственный за согласование сотрудник считает, что документ не может быть согласован, он добавляет в задачу комментарий о причине отказа в согласовании и нажимает кнопку Не согласовано:

yMqBG8.jpg

  • В этом случае задача будет переведена в базовый статус Доработка инициатором. Подразумевается, что документ должен быть доработан инициатором с учетом предъявленных требований и запущен на повторное согласование заново, по стандартной цепочке. Повторное согласование по стандартной цепочке необходимо, так как внесенные в документ изменения теоретически могут привести к нарушению требований на предыдущих этапах, даже если документ успешно прошел их в предыдущей редакции.
  • На протяжении всей работы по согласованию документа, между участниками цепочки согласования может вестись переписка путем добавления комментариев в задачу.
  • При этом в любой момент времени у задачи только один исполнитель, что облегчает понимание текущего состояния процесса согласования документа и ответственного за его дальнейшее продвижение. К тому же, это позволяет поддерживать актуальность списков входящих задач у участвующих в процессе согласования сотрудников - в них будут содержаться только те задачи по согласованию документов, за которые отвечает сотрудник в текущий момент времени.
  • После того, как согласованный документ использован по дальнейшему назначению, сотрудник-инициатор закрывает задачу, переведя ее в статус Завершенная.


Перейти