Отправка писем с внешнего почтового ящика — различия между версиями
Lesya (обсуждение | вклад) |
Artem (обсуждение | вклад) |
||
(не показано 26 промежуточных версий 3 участников) | |||
Строка 6: | Строка 6: | ||
}} | }} | ||
− | ПланФикс может отправлять | + | [https://planfix.ru/ ПланФикс] может отправлять письма с внешних адресов e-mail. Настройка данных почтовой записи возможна на уровне личной карточки пользователя (внешние адреса сотрудников) и на уровне всего аккаунта (внешние адреса компании). |
+ | Как правило, эта возможность используется для того, чтобы ваши клиенты, партнеры и подрядчики получали обычные письма с привычных корпоративных или личных адресов ваших сотрудников, а вы при этом вели работу в ПланФиксе. | ||
− | |||
− | |||
− | + | == Настройка внешних почтовых адресов == | |
+ | Настройка производится в '''Управлении аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения'''. Подробные инструкции по настройке почтовой записи для сотрудников и компании приведены по ссылкам: | ||
+ | *[[Настройка внешних почтовых адресов сотрудников]] | ||
+ | *[[Настройка внешних почтовых адресов компании]] | ||
+ | *[[Активация внешнего почтового адреса при использовании двухфакторной авторизации]] | ||
− | + | == Работа с несколькими внешними почтовыми адресами == | |
+ | *Задав в настройках внешнего адреса компании проект или проекты, для которых он должен использоваться, вы обеспечиваете автоматическое общение с внешними контактами с этого адреса для любой задачи в любом из перечисленных проектов: | ||
− | https://pic.planfix.ru/pf/ | + | https://pic.planfix.ru/pf/gP/VqOkB6.jpg |
− | + | *Если у сотрудника есть доступ к нескольким почтовым адресам - как личным, так и адресам компании - и эти адреса доступны в проекте, в котором он ведет текущую работу, то при добавлении комментария в ПланФиксе, уведомление о котором должно быть отправлено внешнему контакту, у сотрудника появляется возможность выбрать адрес, с которого будет отправлено это уведомление (для этого включите современный вид отображения интерфейса ПланФикса): | |
− | |||
+ | https://pic.planfix.ru/pf/BA/Rwe9O9.jpg | ||
− | |||
− | https://pic.planfix.ru/pf/ | + | *Для того, чтобы сотрудник, имеющий доступ к нескольким почтовым адресам, при создании смог выбрать, с какого именно адреса уйдет сообщение внешнему контакту о созданной задаче (написанном ему письме), необходимо чтобы в шаблоне, по которому создается эта задача-письмо, присутствовало системное поле '''Внешний адрес'''. Если поле отсутствует, необходимо добавить отредактировать этот шаблон и добавить поле на одну из панелей: |
+ | |||
+ | https://pic.planfix.ru/pf/jZ/fap3FE.gif | ||
− | |||
== Важно == | == Важно == | ||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
*'''Если данные учетной записи почты настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя.''' Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне аккаунта), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников). | *'''Если данные учетной записи почты настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя.''' Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне аккаунта), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников). | ||
− | *'''Отправка писем с внешних почтовых ящиков возможна только для платных и премиум-аккаунтов.''' Пользователи на бесплатном пакете пользоваться этим функционалом не смогут, их письма будут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе. | + | *'''Отправка писем с внешних почтовых ящиков возможна только для платных и премиум-аккаунтов ПланФикса.''' Пользователи на бесплатном пакете пользоваться этим функционалом не смогут, их письма будут отправляться с [[Как поставить задачу по e-mail? | внутреннего почтового адреса сотрудника в ПланФиксе]]. |
− | *'''Для новых аккаунтов ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода''', так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе. | + | *'''Для [https://planfix.ru/signup/ новых аккаунтов] ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода''', так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе. |
*'''Указанные настройки влияют только на исходящую почту.''' Входящие сообщения должны перенаправляться на [[Как поставить задачу по e-mail? | внутренний почтовый адрес в ПланФиксе]]. Подробнее об организации этой работы можно прочитать [https://blog.planfix.ru/otpravka-pochty-s-korporativnyx-adresov/ здесь]. | *'''Указанные настройки влияют только на исходящую почту.''' Входящие сообщения должны перенаправляться на [[Как поставить задачу по e-mail? | внутренний почтовый адрес в ПланФиксе]]. Подробнее об организации этой работы можно прочитать [https://blog.planfix.ru/otpravka-pochty-s-korporativnyx-adresov/ здесь]. | ||
+ | *'''Мы рекомендуем''' добавить как минимум один [[Настройка внешних почтовых адресов компании | адрес компании]] без привязки к конкретному проекту для того, чтобы письма внешним контактам из ПланФикса уходили с этого адреса в случаях, когда работа идет в проектах, у которых не установлен "свой" адрес для отправки сообщений, или в задачах без проекта. | ||
== Попадание писем в спам у клиента == | == Попадание писем в спам у клиента == | ||
− | *Если вы отправляете письма через свой сервер, то для того, чтобы они не попадали в спам, сервер должен соответствовать требованиям, предъявляемым популярными почтовыми серверами. ПланФикс никак не влияет на это в таком случае. | + | *'''Если вы отправляете письма через свой сервер''', то для того, чтобы они не попадали в спам у клиента, сервер должен соответствовать требованиям, предъявляемым популярными почтовыми серверами. ПланФикс никак не влияет на это в таком случае. |
− | * | + | *'''Проверьте, что у сервера:''' есть SPF запись, есть DKIM подпись. |
− | + | Для проверки можно использовать сервис от гугла (предпочтительно если почтовый ящик предоставлен гуглом): https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/ | |
− | + | ||
− | *Если сервер уже используется для рассылки почты: | + | Или аналогичные другие сервисы, для примера: https://www.activecampaign.com/dkim-spf-check/ |
− | + | *'''Если сервер уже используется для рассылки почты:''' зарегистрируйтесь на postmaster.mail.ru и посмотрите на доставляемость и репутацию домена. Если с ней есть проблемы и много жалоб - подпишитесь на FBL и посмотрите, на что жалуются. Аналогично для postmaster.google.com | |
− | + | ||
+ | |||
+ | |||
+ | == Использование сервисов отправки транзакционных писем == | ||
+ | *Вы можете использовать сервисы отправки транзакционных писем, предоставляющих SMTP API. Примеры таких сервисов: | ||
+ | **[https://documentation.mailgun.com/en/latest/user_manual.html#sending-via-smtp mailgun] | ||
+ | **[https://developers.sparkpost.com/api/smtp/ SparkPost] | ||
+ | **[https://sendpulse.com/ru/features/smtp/integration SendPulse] | ||
+ | |||
== Перейти == | == Перейти == | ||
+ | *[[Использование учетных записей почты Google]] | ||
*[[Настройка исходящей почты]] | *[[Настройка исходящей почты]] | ||
*[[Работа в ПланФиксе с помощью e-mail]] | *[[Работа в ПланФиксе с помощью e-mail]] |
Текущая версия на 15:43, 30 октября 2020
ПланФикс может отправлять письма с внешних адресов e-mail. Настройка данных почтовой записи возможна на уровне личной карточки пользователя (внешние адреса сотрудников) и на уровне всего аккаунта (внешние адреса компании).
Как правило, эта возможность используется для того, чтобы ваши клиенты, партнеры и подрядчики получали обычные письма с привычных корпоративных или личных адресов ваших сотрудников, а вы при этом вели работу в ПланФиксе.
Содержание
Настройка внешних почтовых адресов
Настройка производится в Управлении аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения. Подробные инструкции по настройке почтовой записи для сотрудников и компании приведены по ссылкам:
- Настройка внешних почтовых адресов сотрудников
- Настройка внешних почтовых адресов компании
- Активация внешнего почтового адреса при использовании двухфакторной авторизации
Работа с несколькими внешними почтовыми адресами
- Задав в настройках внешнего адреса компании проект или проекты, для которых он должен использоваться, вы обеспечиваете автоматическое общение с внешними контактами с этого адреса для любой задачи в любом из перечисленных проектов:
- Если у сотрудника есть доступ к нескольким почтовым адресам - как личным, так и адресам компании - и эти адреса доступны в проекте, в котором он ведет текущую работу, то при добавлении комментария в ПланФиксе, уведомление о котором должно быть отправлено внешнему контакту, у сотрудника появляется возможность выбрать адрес, с которого будет отправлено это уведомление (для этого включите современный вид отображения интерфейса ПланФикса):
- Для того, чтобы сотрудник, имеющий доступ к нескольким почтовым адресам, при создании смог выбрать, с какого именно адреса уйдет сообщение внешнему контакту о созданной задаче (написанном ему письме), необходимо чтобы в шаблоне, по которому создается эта задача-письмо, присутствовало системное поле Внешний адрес. Если поле отсутствует, необходимо добавить отредактировать этот шаблон и добавить поле на одну из панелей:
Важно
- Если данные учетной записи почты настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне аккаунта), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).
- Отправка писем с внешних почтовых ящиков возможна только для платных и премиум-аккаунтов ПланФикса. Пользователи на бесплатном пакете пользоваться этим функционалом не смогут, их письма будут отправляться с внутреннего почтового адреса сотрудника в ПланФиксе.
- Для новых аккаунтов ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода, так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе.
- Указанные настройки влияют только на исходящую почту. Входящие сообщения должны перенаправляться на внутренний почтовый адрес в ПланФиксе. Подробнее об организации этой работы можно прочитать здесь.
- Мы рекомендуем добавить как минимум один адрес компании без привязки к конкретному проекту для того, чтобы письма внешним контактам из ПланФикса уходили с этого адреса в случаях, когда работа идет в проектах, у которых не установлен "свой" адрес для отправки сообщений, или в задачах без проекта.
Попадание писем в спам у клиента
- Если вы отправляете письма через свой сервер, то для того, чтобы они не попадали в спам у клиента, сервер должен соответствовать требованиям, предъявляемым популярными почтовыми серверами. ПланФикс никак не влияет на это в таком случае.
- Проверьте, что у сервера: есть SPF запись, есть DKIM подпись.
Для проверки можно использовать сервис от гугла (предпочтительно если почтовый ящик предоставлен гуглом): https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/
Или аналогичные другие сервисы, для примера: https://www.activecampaign.com/dkim-spf-check/
- Если сервер уже используется для рассылки почты: зарегистрируйтесь на postmaster.mail.ru и посмотрите на доставляемость и репутацию домена. Если с ней есть проблемы и много жалоб - подпишитесь на FBL и посмотрите, на что жалуются. Аналогично для postmaster.google.com
Использование сервисов отправки транзакционных писем
- Вы можете использовать сервисы отправки транзакционных писем, предоставляющих SMTP API. Примеры таких сервисов: